Трудовая книжка, это главный документ, подтверждающий факт работы гражданина и его стаж. Записи в ней формируют будущие пенсионные права, поэтому любые ошибки могут привести к серьёзным проблемам при назначении пенсии или трудоустройстве. Особое внимание требует раздел «Сведения о награждениях и поощрениях», где часто допускаются неточности. В этой статье мы подробно разберем, как правильно исправить запись в трудовой книжке о поощрениях, не нарушая законодательство.
Основные правила внесения исправлений
Прежде чем перейти к конкретным алгоритмам, необходимо запомнить самое главное правило: в трудовой книжке категорически не допускается зачеркивание неверных записей. Исправление ошибки — это не просто поправка или починка, это юридически значимое действие, которое должно быть оформлено по строгим правилам (п. 27 и 28 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Кто и где имеет право вносить исправления?
В случае выявления неправильной или неточной записи исправление ее производится:
- По месту работы, где была внесена соответствующая ошибочная запись.
- По новому месту работы — на основании официального документа (приказа, справки) от работодателя, допустившего ошибку.
Если организация, внесшая неверную запись, была ликвидирована, исправления вносятся правопреемником или работодателем по новому месту работы на основании выписки из государственного архива.
Алгоритм исправления записей в разделе «Сведения о награждениях»
Исправление ошибочных записей в разделе «Сведения о награждении» производятся в том же порядке, что и исправления в разделе «Сведения о работе». Главное условие — ошибочную запись необходимо признать недействительной.
Пошаговая инструкция:
- В графе 1 раздела «Сведения о награждении» укажите следующий порядковый номер (например, если последняя запись была под номером 5, ставьте номер 6).
- В графе 2 поставьте дату внесения исправления (текущую дату).
- В графе 3 напишите: «Запись за номером [указать номер ошибочной записи] недействительна». Сразу после этого (в этой же графе, без переноса на новую строку) впишите правильный текст о поощрении.
- В графе 4 укажите реквизиты документа, на основании которого вносится исправление (дата и номер приказа о поощрении).
Пример исправления:
Допустим, под номером 5 работник был ошибочно поощрен как «За добросовестный труд», а приказ гласит «За внедрение инноваций». Исправление будет выглядеть так:
- Графа 1: 6
- Графа 2:
- Графа 3: Запись за номером 5 недействительна. Награжден почетной грамотой за внедрение инноваций.
- Графа 4: Приказ от № 45-к
Важные нюансы и частые вопросы
Какие поощрения можно вносить в трудовую книжку?
Важно помнить, что в трудовую книжку вносят награждения только за успехи в работе. Если, например, бухгалтера наградили за то, что он спас человека на отдыхе, такая информация не вносится в трудовую книжку (это не связано с трудовой деятельностью).
Что делать, если раздел «Сведения о награждении» переполнен?
Если в трудовой книжке больше нет свободного места в разделе награждений, необходимо оформить вкладыш. При этом помните: произведенные записи в самом разделе трудовой книжки признавать недействительными и переносить во вкладыш не нужно! Вкладыш merely продолжает нумерацию раздела. Если же вы признаете запись недействительной, исправление вносится по общим правилам (как описано выше), а новые поощрения уже можно писать во вкладыше.
Нужно ли заверять записи о награждении при увольнении?
Частый вопрос: записи в трудовой книжке о награждении нужно заверять при увольнении работника? Да, при увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя (в т.ч. в разделе «Сведения о награждении»), заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника.
Исправление записи в трудовой книжке о поощрениях, процесс, требующий внимательности и строгого соблюдения инструкций. Никаких зачеркиваний, исправлений корректором или стираний! Только официальный порядок признания записи недействительной с внесением верных данных. Помните, что качественное и своевременное исправление ошибок не только спасет сотрудника от проблем с пенсией в будущем, но и убережет работодателя от штрафов со стороны трудовой инспекции.