Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, который хранится в электронном виде в системе Федеральной службы по труду и занятости (Росгосслужба)․ С 1 января 2026 года завершился переходный период, и теперь все работники, которые работают по трудовому договору, обязаны вести ЭТК․ Ниже приведена подробная инструкция, как правильно оформить переход, какие документы нужны и какие преимущества получит работодатель и сотрудник․
Что такое электронная трудовая книжка?
- Цифровой документ, содержащий сведения о трудовом стаже, должностях, зарплате, отработанных днях и т․д․
- Хранится в системе «Электронная трудовая книжка», доступной через портал gosuslugi․ru․
- Обеспечивает быстрый доступ к информации как для работодателя, так и для работника․
Когда и как начинается переход?
Переход на ЭТК является обязательным для всех работников, которые:
- Подписали трудовой договор с 1 января 2020 года․
- Работают в организации, где уже ведется ЭТК․
С 1 января 2026 года переходный период завершился, и теперь любой работник может перейти на электронную форму, даже если ранее работал только в бумажной системе․
Пошаговый план перехода
Подготовка работодателя
- Регистрация в системе «Электронная трудовая книжка» – работодателю необходимо пройти регистрацию на портале gosuslugi․ru и получить доступ к управлению ЭТК․
- Обучение персонала – сотрудники отдела кадров должны пройти инструктаж по работе с системой․
- Обновление ИНН и ОГРН – убедитесь, что все данные о компании актуальны․
Подготовка сотрудника
- Подача заявления – сотрудник заполняет электронное заявление о переходе на ЭТК․ В заявлении указываются:
- ФИО, дата рождения, паспортные данные․
- Текущая должность и подразделение․
- Сведения о предыдущих трудовых книжках (если есть)․
- Согласие на обработку персональных данных – необходимо подписать согласие в соответствии с Федеральным законом «О персональных данных»․
- Скан копии паспорта – для подтверждения личности․
Оформление в системе
- Кадровый специалист в системе «ЭТК» вводит данные сотрудника․
- Система автоматически генерирует электронную запись о трудовом стаже, включая все предыдущие места работы․
- Сотрудник получает подтверждение о создании ЭТК и может просматривать её в личном кабинете․
Что изменилось в законодательстве?
С 1 января 2026 года в России вступили в силу новые положения:
- Обязательное ведение ЭТК для всех работников, которые подписали трудовой договор с 1 января 2020 года․
- Переходный период завершился, и теперь бумажные трудовые книжки считаются недействительными․
- Права и обязанности сторон сохраняются, но теперь все данные доступны в электронном виде․
Преимущества перехода на ЭТК
- Удобство доступа – работник может просматривать свою трудовую книжку в любой момент, не прибегая к бумажным копиям․
- Экономия времени и средств – сокращается количество бумажных операций и расходов на хранение․
- Сокращение ошибок – автоматический ввод данных снижает риск человеческой ошибки․
- Быстрый доступ к справочным данным – при проверке стажа сотрудника работодатели и органы могут быстро получить подтверждение․
Как подтвердить наличие ЭТК у сотрудника?
При приёме на работу работодатель может запросить подтверждение наличия ЭТК․ Для этого:
- Сотрудник предоставляет ссылку на свою электронную трудовую книжку․
- Работодатель проверяет данные в системе gosuslugi․ru․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли использовать бумажную трудовую книжку вместе с ЭТК? – Нет, бумажная трудовая книжка считается недействительной после 1 января 2026 года․
- Что делать, если в ЭТК есть ошибка? – Обратитесь в отдел кадров, который подаст запрос на корректировку в системе․
- Можно ли получить копию ЭТК в бумажном виде? – Да, можно распечатать PDF‑версию, но она не будет иметь юридической силы как оригинал․
- Как быстро получить доступ к ЭТК? – После регистрации в системе и ввода данных сотрудник получает доступ в течение 24 часов․
Переход на электронную трудовую книжку – это шаг к цифровизации кадрового учёта, который упрощает жизнь как работодателям, так и сотрудникам․ Благодаря автоматизации процессов, сокращению бумажных операций и повышению прозрачности, ЭТК становится неотъемлемой частью современного трудового законодательства России․ Если вы ещё не начали процесс перехода, рекомендуем действовать быстро, чтобы избежать недоразумений и обеспечить полный доступ к вашему трудовому стажу․