Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) стал неотъемлемой частью кадрового делопроизводства в России. Несмотря на цифровизацию, бумажный документ все еще находится на руках у многих сотрудников, и именно работодатель несет ответственность за корректное оформление перехода. Самая главная ошибка, которую можно допустить — пропустить этап внесения записи в бумажную книжку перед ее выдачей работнику. В этой статье мы подробно разберем, какую именно запись нужно сделать, как оформить графы и какие сроки необходимо соблюсти, чтобы избежать проблем с проверяющими органами.
Основания для внесения записи
Процедура перехода инициируется исключительно работником. Сотрудник должен подать письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации. Без этого документа работодатель не имеет права вносить изменения и передавать данные в Пенсионный фонд (СФР) в электронном виде.
Важно помнить: запись в бумажную трудовую книжку вносится только после получения заявления от сотрудника. Именно заявление является тем документом-основанием, который указывается в графе 4.
Пошаговая инструкция: как заполнить графы трудовой книжки
При переходе сотрудника на электронную трудовую книжку, в его бумажный документ вносится специальная запись. Она делается в разделе «Сведения о работе». Заполнение производится строго по графам:
- Графа 1 (№ записи): Ставится порядковый номер вносимой записи. Нумерация продолжается сквозная, следующая за последней записью о приеме, переводе или увольнении.
- Графа 2 (Дата): Указывается дата внесения записи.
Важный нюанс: Даты могут не совпадать. В графе 2 указывается дата, когда кадровик фактически вносит запись и выдает книжку на руки (или на следующий день после подачи заявления, если так принято в организации), а не дата подачи самого заявления работником. Например, если заявление подано 5 апреля, а запись внесена и книжка выдана 6 апреля, то в графе 2 будет стоять 06.04. - Графа 3 (Сведения о приеме на работу..;): Вносится текст записи дословно:
«Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации».
Никаких дополнительных сокращений или изменений формулировки делать не рекомендуется, чтобы избежать вопросов со стороны контролирующих органов. - Графа 4 (Наименование, дата и номер документа): Указывается документ, на основании которого сделана запись. В данном случае это заявление работника. Необходимо написать: «Заявление работника от [дата заявления] № [номер регистрации заявления]». Номер регистрации берется из журнала входящей документации организации.
Образец заполнения
Для наглядности рассмотрим, как это выглядит на практике:
- Сотрудник Иванов И.И. подал заявление 10 мая 2026 года (вх. № 45).
- Кадровик вносит запись и выдает книжку 12 мая 2026 года.
В трудовой книжке появится следующая строка:
- 1: 15 (условный порядковый номер)
- 2:
- 3: Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации
- 4: Заявление работника от № 45
Сроки оформления и выдачи трудовой книжки
Законодательство устанавливает четкие временные рамки для процедуры перехода. Работодатель обязан:
- Внести запись в бумажную трудовую книжку.
- Выдать трудовую книжку работнику на руки.
Все эти действия необходимо совершить в течение 3 рабочих дней со дня подачи работником заявления о переходе на ЭТК. Нарушение этого срока может повлечь за собой административную ответственность.
Также важно не забыть, что после получения заявления и внесения записи в бумажный документ, работодатель должен передать сведения о переходе сотрудника на электронную форму в Социальный фонд России (СФР). Это делается в рамках ежемесячной отчетности (форма ЕФС-1), но не позднее 25 числа месяца, следующего за месяцем подачи заявления.
Частые вопросы и важные нюансы
Нужно ли заверять запись печатью?
С 2023 года требования к печатям изменились. Если организация использует печать, ее можно поставить, но обязательным требованием являеться подпись уполномоченного лица (кадровика или руководителя). Главное — запись должна быть заверена подписью ответственного лица.
Что делать, если в бумажной книжке есть ошибки?
Перед внесением записи о переходе на ЭТК рекомендуется провести аудит бумажной трудовой книжки. Если обнаружены ошибки в предыдущих записях, их необходимо исправить до момента выдачи книжки на руки сотруднику. После выдачи трудовой книжки ответственность за ее хранение переходит к работнику, и исправлять старые ошибки ему придется самостоятельно, обращаясь к прошлым работодателям.
Может ли сотрудник передумать?
Сотрудник может подать заявление о переходе на электронную трудовую в любой момент. Однако, (как только) запись внесена в бумажную книжку и она выдана на руки, обратный переход на бумажную форму законодательно не предусмотрен. Бумажный документ остается у работника как историческая справка о стаже до 2020 года (или до даты перехода), но вести его дальше работодатель не будет.
Правильное оформление перехода на электронную трудовую книжку — это гарантия юридической чистоты кадрового учета. Ключевые моменты, которые должен помнить каждый специалист: получить письменное заявление, внести запись в течение 3 дней, указать точную ссылку на ст. 66.1 ТК РФ и выдать документ сотруднику. Соблюдение этих простых правил защитит компанию от штрафов, а работнику обеспечит беспроблемный переход на цифровой формат учета стажа.