Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это цифровой документ, хранящийся в информационной системе Пенсионного фонда России (ПФР). С 2023 года она постепенно заменяет бумажный вариант и обязана отражать всю трудовую деятельность сотрудника, включая работу по совместительству.

Что такое совместительство?

Совместительство – это трудовые отношения, при которых работник одновременно трудоустроен у двух (или более) работодателей. В законодательстве различают:

• Внутреннее совместительство – работа в разных подразделениях одного юридического лица.
• Внешнее (внешний) совместительство – трудоустройство у разных юридических лиц.

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие ЭТК и совместительство:

1. Трудовой кодекс РФ (ст. 57, 282).
2. Постановление Правительства РФ от № 1845 «Об электронных трудовых книжках».
3. Письмо Минтруда России от № 14‑2/В‑357 (порядок перехода на ЭТК).
4. Приказ Минтруда России от № РМ‑1‑2023/1 «Об утверждении формы заявления о переходе на электронную трудовую книжку».

Кто отвечает за перевод на ЭТК?

Перевод на электронную форму осуществляется основным работодателем – тем, где у работника ведётся основная (первая) трудовая книжка. Для внешних совместителей:

• Основной работодатель принимает заявление о переходе, вносит запись в ЭТК и передаёт данные в ПФР.
• Внешний работодатель (совместитель) обязан уведомить основного работодателя о найме и предоставить копию трудового договора.

Порядок перехода на электронную трудовую книжку для совместителей

Процедура состоит из нескольких обязательных шагов.

Шаг 1. Подача заявления работником

Работник заполняет заявление о переходе на электронную трудовую книжку (форма, утверждённая приказом Минтруда). В заявлении указывается:

• ФИО, ИНН, СНИЛС;
• Текущий статус (основное место работы + совместительство);
• Желание перейти на ЭТК (или оставить бумажный вариант).

Шаг 2. Уведомление внешнего работодателя

Работник обязан предоставить копию заявления своему внешнему работодателю. По правилам, поле «ЭТК» в форме СТД‑Р для внешних совместителей не заполняется, так как запись ведётся в основном месте работы.

Шаг 3. Оформление трудового договора с указанием совместительства

Для каждого места работы (основного и совместителя) заключается отдельный трудовой договор, где в пункте «Режим работы» указывается факт совместительства (см. ст. 57 ТК РФ).

Шаг 4. Приём на работу и запись в ЭТК

Основной работодатель оформляет приказ о приёме на работу (ст. 282 ТК РФ) и вносит запись в ЭТК. Для совместительства используется специальный код «А» в графе «Вид занятости» (см. пример ниже).

Шаг 5. Передача данных в ПФР

После оформления приказа система ПФР автоматически формирует электронную запись. Работник получает доступ к ЭТК через личный кабинет «Госуслуги» или приложение «ПФР».

Как выглядит запись о совместительстве в ЭТК?

Пример заполнения (данные условные):

| Дата начала | Дата окончания | Наименование работодателя | Код вида занятости | Должность |
|------------|----------------|---------------------------|--------------------|-----------|
| | — | ООО «Альфа» (основное) | 1 (основное) | Инженер |
| | — | ЗАО «Бета» (совместитель) | А (совместительство) | Консультант |

Обязанности работодателей

Необходимые формы и документы

• Заявление о переходе на электронную трудовую книжку (приказ Минтруда 2023 г.)
• Трудовой договор (для каждого места работы) с указанием совместительства.
• Приказ о приёме на работу (ст. 282 ТК РФ).
• Форма СТД‑Р (сведения о трудовых отношениях) – заполняется только основным работодателем.
• Форма ЕФС‑1 – передаётся в ПФР при приёме и увольнении совместителей.
• Отчёт СЗВ‑ТД (сведения о зарплате и удержаниях) – подаётся за каждый месяц, включая совместителей.

Практические рекомендации

1. Согласуйте порядок перехода заранее. Приём заявления лучше проводить в течение 5 рабочих дней.
2. Убедитесь, что в трудовом договоре чётко прописан режим совместительства (частичная занятость, гибкий график и т.п.).
3. Проверьте, что у внешнего работодателя есть актуальная информация о том, что работник уже имеет ЭТК.
4. Регулярно проверяйте запись в личном кабинете ПФР – любые ошибки исправляются в течение 10 рабочих дней.
5. При увольнении совместителя основной работодатель обязан закрыть запись в ЭТК и отправить уведомление в ПФР.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли иметь две электронные трудовые книжки?

Нет. У работника может быть только одна ЭТК, в которой отражаются все места работы, включая совместительство.

Что делать, если внешний совместитель не уведомил основного работодателя о своём найме?

Основной работодатель обязан запросить у работника подтверждающие документы. При отсутствии информации запись в ЭТК может быть неполной, что повлечёт штраф за нарушение ТК РФ.

Можно ли отказаться от ЭТК и оставить бумажную книжку?

Да. Работник имеет право выбрать форму трудовой книжки, подав заявление о сохранении бумажного варианта. При этом все новые записи вносятся в бумажный документ, а в ПФР – в электронный реестр.

Как отразить в ЭТК работу по удалённому совместительству?

Указывается как «внешнее совместительство», код «А». В графе «Место работы» указывается полное название организации и её ИНН.

Электронные трудовые книжки упрощают учёт трудовой истории, но при совместительстве требуют особого внимания к процессу взаимодействия между основным и внешним работодателем. Ключевые моменты:

• Заявление о переходе на ЭТК подаётся работником и обрабатывается основным работодателем.
• Запись о совместительстве в ЭТК оформляется специальным кодом «А».
• Все необходимые формы (СТД‑Р, ЕФС‑1, СЗВ‑ТД) заполняются только основным работодателем, а внешний совместитель обязан своевременно информировать о своих трудовых отношениях.
• Регулярный контроль записей в ПФР помогает избежать ошибок и штрафов.

Соблюдая указанные правила, работодатели и сотрудники могут без проблем использовать преимущества электронных трудовых книжек, даже если работают по совместительству.

Дата актуализации: