Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это современный формат учета сведений о трудовой деятельности и стаже работника. Переход на цифровую систему начался в России еще в 2020 году, и с тех пор правила ведения кадрового учета претерпели значительные изменения. В 2026 году процесс перехода подошел к своему логическому завершению, поэтому вопрос о том, для кого именно электронная трудовая книжка обязательна, стал как никогда актуальным.
Что такое электронная трудовая книжка?
Так же, как и традиционная бумажная версия, ЭТК содержит основную информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника. Главное отличие заключается в том, что данные хранятся в единой информационной системе Социального фонда России (СФР), а работодатель передает их в электронном виде. Это исключает риск потери сведений о стаже и повышает эффективность кадровых процессов.
Для кого электронная трудовая книжка ОБЯЗАТЕЛЬНА?
Законодательство четко разделяет категории граждан в зависимости от их трудового стажа. Обязанность вести сведения исключительно в электронном формате возникает в следующих случаях:
- Впервые устраивающиеся на работу: Для тех, кто впервые поступает на работу после 31 декабря 2020 года, бумажные трудовые книжки вообще не оформляются. Для них действует только электронный формат. Если сотрудник впервые начинает трудовую деятельность в период с 2021 года (и в 2026 году в т.ч.), ему автоматически заводят ЭТК.
- Все работодатели (в части сдачи отчетности): В 2026 году электронные трудовые книжки ведут все работодатели без исключения; Даже если работник сохранил бумажный вариант, работодатель обязан передавать сведения о его трудовой деятельности в СФР в электронном виде (через отчет ЕФС-1).
Для кого электронная трудовая книжка НЕ обязательна?
Если вы официально были трудоустроены до 2021 года и у вас уже была заведена бумажная трудовая книжка, переход на ЭТК — это ваше право, а не обязанность. Выбор формата — это волеизъявление работника.
Сотрудники, имеющие стаж до 2021 года, могут выбрать один из двух вариантов:
- Перейти на электронный формат, отказавшись от бумажной книжки (в этом случае бумажная выдается на руки и перестает вестись работодателем).
- Оставить бумажную трудовую книжку. В этом случае предусматривается одновременное применение обоих вариантов: бумажная книжка продолжает вестись, но при этом работодатель также обязательно сдает электронные сведения в СФР.
Что делать, если работник до сих пор не определился?
Работодатель был обязан до 31 октября 2020 года уведомить всех сотрудников об изменениях в трудовом законодательстве и собрать с них заявления о выборе способа ведения трудовой книжки. За нарушение этого срока грозил административный штраф (ст. 5.27 КоАП РФ).
Если же работник по каким-то причинам так и не написал заявление, законодательство предусматривает сохранение бумажного варианта. Одновременное применение электронного и бумажного вариантов продолжается, если работник не написал заявление об отказе от бумажной книжки.
Завершение переходного периода в 2026 году
С 1 января 2026 года в России официально завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. Это означает, что:
- Трудовой стаж всех работающих граждан теперь полностью учитывается в электронном виде.
- Традиционные бумажные трудовые книжки сохранятся только у тех, у кого они уже были оформлены до введения электронного формата и кто написал заявление об отказе от ЭТК.
- При увольнении в 2026 году всем работникам, перешедшим на ЭТК, обязательно выдается выписка по форме СТД-Р.
Преимущества электронной трудовой книжки
Статистика показывает, что к концу 2023 года более 60% работающих россиян уже перешли на ЭТК. Такой выбор обусловлен рядом неоспоримых плюсов:
- Безопасность: электронный формат исключает риск потери или порчи документа (сгорание, затопление, утеря).
- Доступность: сведения о трудовой деятельности всегда под рукой, их можно посмотреть через портал Госуслуг или личный кабинет СФР.
- Удобство: сокращение количества кадровых документов при трудоустройстве, возможность быстро получить выписку.
Электронная трудовая книжка обязательна для тех, кто начинает свой профессиональный путь с 2021 года, а также для всех работодателей в части предоставления отчетности в СФР. Для опытных сотрудников, начавших работать до 2021 года, право выбора остается за ними: они могут вести бумажную книжку параллельно с электронной или полностью перейти в цифровой формат. В любом случае, сегодня сведения о трудовой деятельности каждого работника обязательно фиксируются в электронном виде Социального фонда России.