Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это современный способ ведения сведений о трудовой деятельности сотрудника в электронном виде. С 2021 года в России она стала обязательной для большинства организаций. В 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) -.x процесс оформления заявления о выборе способа ведения трудовой книжки полностью автоматизирован.

Содержание статьи

1. Законодательная база
2. Подготовительные действия
3. Пошаговая инструкция в 1С
4. Контрольный список готовности
5. Типичные ошибки и способы их устранения
6. Часто задаваемые вопросы

Законодательная база

Оформление и ведение электронных трудовых книжек регулируется следующими нормативными актами:

• Трудовой кодекс РФ, ст. 66.1 – порядок предоставления сведений о трудовой деятельности в электронном виде;
• Постановление Правительства РФ № 1062 от – порядок использования электронных трудовых книжек;
• Приказ Минтруда России № № м‑кд от – правила заполнения заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности.

Согласно этим документам, каждый сотрудник обязан подать заявление о выборе способа ведения трудовой книжки (бумажный или электронный). В 1С это делается через документ «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности».

Подготовительные действия

Настройка справочников

• Убедитесь, что в справочнике «Виды заявлений» присутствуют два варианта:
  1. «Бумажная трудовая книжка»;
  2. «Электронная трудовая книжка (сведения в электронном виде)».
• В справочнике «Сотрудники» заполнены обязательные реквизиты: ФИО, дата рождения, ИНН, СНИЛС, дата приема на работу.

Параметры программы

• Откройте «Настройки → Кадровый учет → Электронные трудовые книжки» и проверьте:
  • Включена ли галочка «Вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде»;
  • Указан ли сертификат УЦ, используемый для подписи заявлений (если планируется отправка в ПФР).

Подготовка шаблона заявления

В 1С:ЗУП документ «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности» имеет предустановленный шаблон, но его можно изменить в «Настройки → Формы и отчеты → Шаблоны документов». При необходимости добавьте реквизиты организации (наименование, ИНН, ОКПО) и подпись руководителя.

Пошаговая инструкция в 1С

Шаг 1. Открытие раздела «Электронные трудовые книжки»

1. В главном меню выберите «Зарплата и кадры» → «Кадры» → «Электронные трудовые книжки».
2. Нажмите кнопку «Создать» → «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности».

Шаг 2. Выбор сотрудника

1. В открывшейся форме в поле «Сотрудник» нажмите кнопку выбора и укажите нужного работника.
2. Убедитесь, что в карточке сотрудника указана дата приема и статус «Работает».

Шаг 3. Указание вида заявления

1. В колонке «Вид заявления» выберите пункт «Электронная трудовая книжка (сведения в электронной форме)».
2. Если требуется оформить одновременно и бумажную книжку (для архивных целей), выберите «Бумажная трудовая книжка» в отдельном заявлении.

Шаг 4. Заполнение реквизитов заявления

• Дата заявления – автоматически подставляется текущая дата, её можно изменить.
• Основание – «Согласно ст. 66.1 ТК РФ» (можно добавить ссылку на нормативный документ).
• Текст заявления – в свободной форме, например:
  

  Представлено заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности согласно ст. 66.1 ТК РФ.

Шаг 5. Сохранение и печать

1. Нажмите «Записать и закрыть» – заявление будет сохранено в базе.
2. Для выдачи сотруднику распечатайте заявление: «Документ → Печать». На печатной копии должна быть отметка о том, что трудовая книжка будет вестись в электронном виде.

Шаг 6. Передача сведений в ПФР (по необходимости)

1. Перейдите в «Отчетность → Электронные трудовые книжки → Передача сведений в ПФР».
2. Выберите сформированное заявление и нажмите «Отправить». При этом система автоматически подпишет пакет данных сертификатом УЦ.

Шаг 7. Отмена (если требуется)

Для отмены ранее поданного заявления выполните:

1. В разделе «Электронные трудовые книжки» → «Отчеты и справки» → «Отзыв заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности» откройте форму.
2. Выберите сотрудника и нужное заявление, нажмите «Отозвать». Система сформирует документ‑отзыв, который также можно отправить в ПФР.

Контрольный список готовности

• ✅ Справочник «Виды заявлений» содержит нужный тип заявления.
• ✅ У сотрудника заполнены обязательные реквизиты (дата приема, ИНН, СНИЛС).
• ✅ В настройках включена опция «Вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде».
• ✅ Установлен и активирован сертификат УЦ, соответствующий требованиям ПФР.
• ✅ Сформировано и распечатано заявление, подпись руководителя поставлена.
• ✅ При необходимости – отправлен пакет сведений в ПФР.

Типичные ошибки и способы их устранения

Часто задаваемые вопросы

Вопрос 1. Нужно ли одновременно вести бумажную трудовую книжку?

Если сотрудник выбрал электронную форму, бумажная книжка выдаётся только для архивных целей и должна содержать отметку о подаче заявления. При этом в системе 1С обе версии (ЭТК и бумажная) могут существовать одновременно, но запись в ЭТК считается основной.

Вопрос 2. Как изменить уже поданное заявление?

В 1С изменить заявление нельзя – необходимо оформить отзыв старого заявления и создать новое. Это делается в разделе «Отзыв заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности»;

Вопрос 3. Можно ли оформить заявление удалённо?

Да. При наличии доступа к 1С через веб‑интерфейс (1С:Предприятие в режиме браузера) сотрудник может заполнить заявление самостоятельно, а руководитель – утвердить его электронно (подписать сертификатом).

Вопрос 4. Как проверить, что сведения успешно переданы в ПФР?

После отправки в ПФР в журнале «Отчеты → Электронные трудовые книжки → Журнал отправки» появится запись со статусом «Успешно». При ошибке будет указана причина, которую можно исправить и повторить отправку.

Оформление заявления на электронные трудовые книжки в 1С:ЗУП – процесс, который занимает несколько минут, если система предварительно настроена. Главное – правильно подготовить справочники, включить нужные параметры и убедиться в наличии действующего сертификата УЦ. Следуя приведённой пошаговой инструкции, вы сможете без ошибок оформить заявление, отправить сведения в ПФР и обеспечить соответствие требованиям Трудового кодекса РФ.

Помните: электронная трудовая книжка упрощает кадровый учёт, ускоряет обмен данными с государственными органами и повышает прозрачность трудовых отношений.