В России электронная трудовая книжка (ЭТК) уже стала неотъемлемой частью кадровой системы. С 1 января 2026 года завершился переходный период по внедрению ЭТК‚ и теперь все трудовые стажировки фиксируются в цифровом виде. Ниже – подробный разбор того‚ где находится ЭТК‚ как её получить‚ проверить и какие нюансы стоит знать работникам и работодателям.

Что такое электронная трудовая книжка?

ЭТК – это цифровой эквивалент бумажной трудовой книжки‚ в которой фиксируются все сведения о трудовой деятельности работника: даты начала и окончания работы‚ должности‚ причины увольнения‚ начисленные отчисления в Фонд социального страхования и т.д. В отличие от бумажной версии‚ ЭТК хранится в электронном виде в системе Фонда социального страхования России (ФСС) и доступна через портал «Мой ФСС» и приложение «Мой ФСС».

Ключевые особенности ЭТК

• Постоянный доступ 24 / 7.
• Независимость от бумажных формальностей – можно проверить наличие и правильность записей без посещения кадрового отдела.
• Автоматическая передача данных работодателем в ФСС.
• Возможность одновременного использования бумажной и электронной версии до тех пор‚ пока работник не подаст заявление об отказе от бумажной книжки.

Где находится электронная трудовая книжка?

ЭТК хранится в базе данных Фонда социального страхования России. Для доступа к ней у работника есть два основных способа:

1. Портал «Мой ФСС» – веб‑сервис‚ доступный по адресу https://my.fss.ru. Здесь можно войти через Госуслуги‚ используя личный ключ‚ либо через логин/пароль‚ выданный работодателем.
2. Мобильное приложение «Мой ФСС» – доступно в App Store и Google Play. После установки и регистрации в приложении работник видит свою ЭТК в разделе «Трудовой стаж».

Если работник не имеет доступа к порталу или приложению‚ он может обратиться в отдел кадров своего работодателя за помощью в регистрации.

Как проверить наличие ЭТК?

• Войдите в портал «Мой ФСС».
• Перейдите в раздел «Трудовой стаж».
• Найдите пункт «Электронная трудовая книжка» – там будет отображаться дата последнего обновления и список записей.

Если ЭТК отсутствует‚ это может означать‚ что работодатель не передал данные в ФСС‚ либо работник не подписал заявление об отказе от бумажной версии.

Как получить электронную трудовую книжку?

Процесс получения ЭТК делится на несколько этапов:

1. Регистрация в системе ФСС – работник должен иметь аккаунт в портале «Мой ФСС».
2. Подтверждение работодателем – работодатель заполняет электронную форму в системе ФСС и передает данные о сотруднике. С 2021 года это обязательное действие при приеме на работу.
3. Подписание заявления об отказе от бумажной книжки – если работник хочет использовать только электронную версию‚ он подает заявление в отдел кадров. До получения такого заявления работник может пользоваться обеими версиями.
4. Проверка и подтверждение – работник проверяет‚ что данные в ЭТК совпадают с бумажной‚ и при необходимости вносит исправления через портал.

Что делать‚ если ЭТК не появилась?

• Проверьте‚ что работодатель действительно передал данные в ФСС.
• Убедитесь‚ что ваш аккаунт в «Мой ФСС» корректно привязан к работодателю.
• Если проблема сохраняется‚ обратитесь в службу поддержки ФСС по телефону +7 (495) -23‑45‑67 или через чат на сайте.

Где хранится информация о трудовом стаже?

Все сведения о трудовом стаже фиксируются в единой базе ФСС. Это обеспечивает:

• Непрерывность данных при смене работодателя.
• Доступ к истории трудовой деятельности для расчёта пенсии‚ пособий и других социальных выплат.
• Устранение ошибок‚ связанных с ручным заполнением бумажных записей.

Как работодатели взаимодействуют с ФСС?

• Используют специальный портал работодателя ФСС.
• Заполняют электронные формы о приёме‚ увольнении‚ переводах и начислениях.
• Получают отчёты о переданных данных и подтверждения от ФСС.

Плюсы и минусы электронной трудовой книжки

Плюсы

• Удобство доступа и проверки данных.
• Сокращение бумажных формальностей и расходов.
• Быстрая передача информации в ФСС.
• Устранение ошибок‚ связанных с ручным заполнением.

Минусы

• Зависимость от интернет‑связи.
• Необходимость владения цифровыми навыками.
• Потенциальные риски кибербезопасности.

Как проверить правильность записей в ЭТК?

Для проверки можно использовать два способа:

1. Сравнение с бумажной трудовой книжкой – если работник ещё имеет бумажную версию‚ он может сверить даты и данные.
2. Запрос в ФСС – работник может подать запрос через портал «Мой ФСС» о предоставлении копии записей.

При обнаружении ошибок работник обязан подать заявление о внесении исправлений в отдел кадров‚ который затем обновит данные в системе ФСС.

Как работает переходный период?

Переходный период по внедрению ЭТК завершился 1 января 2026 года. До этой даты работники могли использовать как бумажную‚ так и электронную версии. После завершения переходного периода:

• Все новые записи в трудовой книжке фиксируются только в ЭТК.
• Бумажная трудовая книжка больше не обновляется.
• Работники могут отказаться от бумажной версии‚ подав заявление.

Что делать‚ если вы потеряли доступ к ЭТК?

Если вы не можете войти в портал «Мой ФСС» или приложение‚ выполните следующие шаги:

1. Проверьте‚ что ваш логин и пароль актуальны.
2. Попробуйте восстановить пароль через кнопку «Забыли пароль?» на сайте.
3. Если проблема остаётся‚ свяжитесь с поддержкой ФСС по телефону +7 (495) -23‑45‑67.
4. Если вы потеряли бумажную трудовую книжку‚ но имеете доступ к ЭТК‚ вы можете получить копию записей через портал.

Как использовать ЭТК при смене работодателя?

При переходе на нового работодателя данные из ЭТК автоматически передаются в новую систему ФСС. Работник не должен заново заполнять трудовую книжку – достаточно обновить данные в портале «Мой ФСС» и подтвердить их в отделе кадров нового работодателя.

Пошаговый процесс

1. Уведомление о смене работодателя в ФСС.
2. Подтверждение новых данных в портале «Мой ФСС».
3. Проверка корректности записей в новом отделе кадров.

Где можно получить дополнительную информацию?

• Официальный сайт Фонда социального страхования России – https://www.fss.ru.
• Портал «Мой ФСС» – https://my.fss.ru.
• Госуслуги – https://www.gosuslugi.ru.
• Служба поддержки ФСС – телефон +7 (495) -23‑45‑67.

Электронная трудовая книжка – это современный инструмент‚ который упрощает ведение кадровой документации‚ повышает прозрачность и ускоряет процессы расчёта социальных выплат. С 1 января 2026 года переходный период завершён‚ и теперь все трудовые стажировки фиксируются в цифровом виде. Работники и работодатели должны активно использовать портал «Мой ФСС» и приложение «Мой ФСС» для доступа к ЭТК‚ проверки данных и внесения изменений. Это не только экономит время и ресурсы‚ но и обеспечивает более надёжную защиту прав работников.