С 1 января 2020 года в России введена электронная трудовая книжка (ЭТК) – цифровой аналог привычного бумажного документа. С тех пор процесс ведения трудовых записей претерпел существенные изменения, а к 2026 году электронный формат стал основным для большинства работников и работодателей. Ниже представлена подробная инструкция, охватывающая всё, что нужно знать о доступе к ЭТК, её ведении, переводе с бумажного носителя и исправлении ошибок.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)

Электронная трудовая книжка – это цифровой документ, содержащий сведения о трудовой деятельности физического лица. Данные хранятся в единой базе Социального фонда России (СФР) и формируются на основании отчётов СЗВ‑ТД, которые подают работодатели.

Основные характеристики ЭТК:

• Доступна круглосуточно через личный кабинет на портале Госуслуг или сайте СФР;
• Выдаётся в двух форматах – PDF и XML (можно скачать, распечатать или переслать по e‑mail);
• Содержит все сведения, которые ранее фиксировались в бумажной трудовой книжке: даты приёма и увольнения, наименования организаций, должности, периоды работы, основания для увольнения и т.д.;
• Обновляется в режиме реального времени после подачи работодателем отчёта СЗВ‑ТД.

Кто обязан вести электронную трудовую книжку

Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 66.1) ведение ЭТК обязательно для:

1. Всех работников, впервые трудоустроившихся после 1 января 2020 года (бумажная книжка не оформляется);
2. Работников, которые добровольно перешли с бумажного носителя на электронный формат (заявление подаётся работником);
3. Работодателей, которые должны ежемесячно представлять в СФР отчёты СЗВ‑ТД о всех своих сотрудниках.

Если у сотрудника уже есть бумажная трудовая книжка, переход на ЭТК осуществляется по его инициативе. Работодатель обязан предложить такую возможность и объяснить преимущества электронного учёта.

Что стало с бумажными трудовыми книжками

Бумажные трудовые книжки сохраняют своё действие, но их дальнейшее ведение ограничено:

• Для новых сотрудников (с ) бумажные книжки не оформляются;
• Для уже работающих сотрудников бумажный вариант остаётся действительным до момента добровольного перехода на ЭТК или до увольнения;
• После перехода на электронный формат бумажная книжка считается архивным документом и больше не используется для подтверждения трудового стажа.

Как делать записи в электронной трудовой книжке

Записи в ЭТК вносятся исключительно работодателем через отчёт СЗВ‑ТД. Работник сам не может добавлять или изменять сведения. Процесс выглядит так:

1. При приёме на работу работодатель формирует отчёт СЗВ‑ТД с кодом приёма (СЗВ‑ТД, код 1) и направляет его в СФР;
2. При переводе на другую должность, изменении условий труда или отпуске по уходу за ребёнком – аналогично формируется отчёт с соответствующим кодом;
3. При увольнении – отчёт СЗВ‑ТД с кодом увольнения (СЗВ‑ТД, код 2) и указанием основания.
4. Сведения сразу же становятся доступны сотруднику в его личном кабинете на Госуслугах или СФР.

Как перевести работника с бумажной трудовой на электронную

Переход возможен только по заявлению сотрудника. Пошаговая инструкция для работодателя:

1. Получить от работника письменное заявление о желании перейти на ЭТК (можно в свободной форме, но с указанием ФИО, даты рождения, номера СНИЛС и подписи);
2. Проверить наличие у сотрудника действующей бумажной трудовой книжки и убедиться, что все записи в ней актуальны;
3. Сформировать отчёт СЗВ‑ТД с кодом «Переход на электронную трудовую книжку» (код 3) и направить его в СФР;
4. После подтверждения приёма отчёта СФР, электронная трудовая книжка считается открытой, а бумажная – архивной;
5. Выдать сотруднику справку о переходе (можно распечатать из личного кабинета Госуслуг) и inform him about further access.

Важно: переход на ЭТК не требует уплаты пошлин и не влияет на стаж или права работника.

Как получить доступ к электронной трудовой книжке

Сотрудник может получить выписку из ЭТК следующими способами:

• Личный кабинет на портале Госуслуг – после авторизации выбрать раздел «Трудовая деятельность» → «Электронная трудовая книжка». Доступно в форматах PDF и XML;
• Личный кабинет Социального фонда России – аналогичный функционал, требует регистрации через СНИЛС;
• Многофункциональный центр (МФЦ) – подать запрос на получение выписки; выдача осуществляется в день обращения;
• Через последнего работодателя – работодатель обязан предоставить выписку по первому требованию сотрудника (ст. 66.1 ТК РФ).

Выписка содержит полную трудовую историю сотрудника за весь период, включая периоды работы до перехода на электронный формат (данные переносятся из бумажной книжки при первом отчёте СЗВ‑ТД после перехода).

Преимущества электронной трудовой книжки

Переход на ЭТК даёт множество выгод как работникам, так и работодателям:

• Постоянный и удобный доступ к информации о стаже из любой точки с интернет‑подключением;
• Снижение риска потери или повреждения документа (бумажная книжка может быть утеряна, испорчена, подделана);
• Автоматизация учёта – работодатели избавляются от ручного заполнения и хранения бумажных бланков;
• Быстрое получение выписок для подачи заявлений на пенсию, пособия, кредиты и т.д.;
• Прозрачность – сотрудник может в любой момент проверить, передаёт ли работодатель сведения в СФР вовремя и без ошибок;
• Экономия ресурсов – уменьшение расходов на бумагу, печать и хранение архивов.

Как исправить ошибки в электронной трудовой книжке

Если в ЭТК обнаружена неточность (например, неправильная дата приёма, ошибочное наименование организации), порядок исправления выглядит так:

1. Сотрудник информирует своего текущего или бывшего работодателя об ошибке;
2. Работодатель готовит уточняющий отчёт СЗВ‑ТД с кодом «Исправление сведений» (код 4), в котором указывает верные данные и период, к которому относится исправление;
3. Отчёт направляется в СФР; после его обработки электронная трудовая книжка автоматически корректируется;
4. Сотрудник получает уведомление об исправлении и может скачать обновлённую выписку.
5. Если работодатель отказывает в исправлении, сотрудник имеет право обратиться в трудовую инспекцию или в суд для защиты своих прав.

Особенности электронной трудовой книжки в 2026 году

К 2026 году процесс работы с ЭТК стал полностью автоматизированным и интегрированным с другими государственными сервисами:

• В личном кабинете Госуслуг появился раздел «Трудовая история» с возможностью формирования справок для подачи в Пенсионный фонд, банки и другие организации напрямую;
• Работодатели могут сдавать отчёты СЗВ‑ТД через единый портал «Работодатель.Госуслуг», что сокращает время обработки до нескольких минут;
• Введена система уведомлений: при поступлении нового отчёта СЗВ‑ТД сотрудник получает push‑уведомление в приложении Госуслуг;
• Для граждан, не имеющих доступа к интернету, сохранена возможность получения выписки в МФЦ и через почтовое отправление (заказное письмо с электронной подписью).

Электронная трудовая книжка – это современный, надёжный и удобный инструмент учёта трудовой деятельности, который уже стал нормой для большинства россиян. Доступ к ней через Госуслуги или СФР обеспечивает прозрачность и защиту прав работников, а работодателям упрощает отчётность и снижает административную нагрузку. Переход на ЭТК в 2026 году – это не только выполнение законодательных требований, но и шаг к более цифровому и эффективному рынку труда.

Если у вас остались вопросы по оформлению, получению выписки или исправлению ошибок в электронной трудовой книжке – обращайтесь к своему работодателю, в МФЦ или напрямую в Социальный фонд России. Своевременное и корректное ведение ЭТК гарантирует, что ваш трудовой стаж будет учтён без лишних сложностей при назначении пенсии, получении пособий или оформлении кредита.