Запись о приеме на работу в трудовую книжку, это юридически значимый документ, который подтверждает начало трудовых отношений. Неправильное оформление может привести к спорам с работником, проблемам при увольнении или проверках государственными органами. В 2026 году действуют четкие правила, утвержденные Приказом Минтруда России от № 320н (в актуальной редакции). Рассмотрим, как внести запись без ошибок.

Общие принципы и запреты

Согласно п. 12 Порядка, в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» запрещено зачеркивать, исправлять или делать пометки карандашом. Любая ошибка должна быть исправлена строго по правилам (см. ниже).

Порядок внесения записи о приеме: пошаговая инструкция

Запись делается на основании приказа о приеме на работу (или иного документа, например, трудового договора). Вносится она в раздел «Сведения о работе».

Какие графы заполнять?

В стандартной бумажной трудовой книжке (форма Т-2) заполняются следующие графы:

• Графа 1 (№ п/п) — порядковый номер записи (например, «1», «2»).
• Графа 2 (Дата) — дата приема на работу в формате ДД.ММ.ГГГГ.
• Графа 3 (Сведения о работе) — основная текстовая запись.
• Графа 4 (На основании документа) — указание на документ-основание с его номером и датой.

Текст записи (Графа 3)

Формулировка должна быть четкой и соответствовать должности, указанной в приказе. Примеры:

• «Принят на работу» (если это первое трудоустройство).
• «Принят на работу в порядке перевода» (если сотрудник переходит из другой организации в рамках перевода).
• «Принят на работу по совместительству» (если это дополнительная должность).

Указание организации: В новой записи не нужно дублировать полное наименование организации, если оно уже указано в предыдущих записях. Достаточно написать «Принят на работу в [название организации]» или просто «Принят на работу», если организация указана в шапке книжки.

Графа 4 (Основание)

Указывается документ, на основании которого произведен прием:

• «Приказ № ___ от __.__.____».
• «Трудовой договор от __.__.____» (если приказ не оформлялся, что маловероятно).

Особые случаи 2026 года

Прием сотрудника с электронной трудовой книжкой (ЭТК)

Если сотрудник ранее работал у другого работодателя и у него есть ЭТК, а бумажную книжку он не предъявляет:

• Бумажную книжку не заводим.
• Вносим запись в электронную систему (СЗВ-ТД).

Если сотрудник имеет бумажную книжку и одновременно хочет перейти на ЭТК:

1. Принимаем бумажную книжку.
2. Вносим в нее запись о приеме (как описано выше).
3. Параллельно оформляем запись в ЭТК.

Прием на сезонную или временную работу

Запись оформляется аналогично, но в графе 3 указывается характер работы:

Хранение и передача трудовой книжки

После внесения записи о приеме:

• Работодатель обязан хранить трудовую книжку (если она бумажная) до момента ее выдачи сотруднику.
• Выдача производится под расписку сотрудника.
• Если сотрудник сразу после приема подает заявление о переходе на ЭТК, сначала вносят запись в бумажную книжку, а затем оформляют ЭТК.

Типичные ошибки и как их избежать

• Ошибка: Зачеркивание неверной записи и написание новой.
  Решение: Исправлять только по правилу «аннулирования».
• Ошибка: Указание неполного или неверного названия должности.
  Решение: Дословно брать должность из приказа о приеме.
• Ошибка: Отсутствие ссылки на документ-основание в графе 4.
  Решение: Всегда указывать номер и дату приказа.
• Ошибка: Внесение записи после увольнения сотрудника.
  Решение: Запись вносится строго в день приема на работу.

Правильное оформление записи о приеме в трудовую книжку — это защита и работника, и работодателя. Следуйте алгоритму: основание (приказ) → точные данные → корректное заполнение граф → запрет на зачеркивания. В спорных ситуациях обращайтесь к актуальному тексту Приказа Минтруда № 320н или консультируйтесь с юристом.

Материал подготовлен на основе официальных источников и актуальных требований законодательства РФ. Дата актуализации: май 2026 года.