Электронная трудовая книжка (ЭТК) стала неотъемлемой частью кадрового документооборота в России. С 1 января 2020 года вступил в силу Федеральный закон, предусматривающий введение ЭТК, а с 1 января 2026 года полностью завершается переходный период по их внедрению. Это означает, что данные о трудовом стаже теперь формируются и хранятся исключительно в электронном виде в базе Социального фонда России (СФР, ранее, ПФР).
В этой статье мы подробно разберем, как работнику и работодателю оформить электронную трудовую книжку, как подать сведения в фонд и где проверить свои данные.
Что такое электронная трудовая книжка?
ЭТК — это цифровая база данных о трудовой деятельности и стаже работника. В соответствии с законодательством, все основные сведения о работнике формируются работодателем в электронном виде и передаются для хранения в ПФР (СФР). Бумажный вариант трудовой книжки перестает вестись, однако остается на руках у работника как исторический документ.
Как перейти на электронную трудовую книжку: инструкция для работника
Самый главный вопрос, который волнует граждан: как именно сделать выбор в пользу ЭТК? Процесс зависит от вашего статуса и года начала трудовой деятельности.
Если вы уже работали до 2020 года
Для тех, кто уже имел стаж к началу переходного периода, переход на ЭТК был добровольным. Чтобы отказаться от бумажной трудовой книжки и перейти на электронный формат, необходимо было:
- Подать заявление своему работодателю (в отдел кадров). В заявлении указывалось, какую книжку вы выбираете — привычный бумажный вариант или цифровой.
- Работодатель, получив заявление, передавал сведения о выборе в ПФР.
- После этого бумажная трудовая книжка выдавалась работнику на руки, а все последующие записи велись только в электронном виде.
Важно: С 1 января 2026 года переходный период завершен. Теперь все сведения о трудовой деятельности формируются только в электронном виде.
Если это ваше первое место работы
Если вы впервые устраиваетесь на работу, бумажная трудовая книжка на вас не заводится. Нужно оформить ЭТК, это происходит автоматически. Работодатель при вашем трудоустройстве создаст электронную запись и передаст ее в фонд;
Как работодателю передать сведения в ПФР
Работодатель (страхователь) обязан своевременно предоставлять данные о трудовой деятельности своих сотрудников в ПФР. Для этого существуют строгие правила и регламенты.
Способы подачи сведений
Предоставить сведения о трудовой деятельности застрахованного лица работодатель может несколькими способами:
- Через Кабинет страхователя на официальном сайте ПФР (СФР).
- Через специализированного оператора связи (ТКС — телекоммуникационные каналы связи). Обратите внимание: до отправки отчетности по ЭТК (формы ЕФС-1) страхователю необходимо отправить по ТКС Заявление на подключение страхователя к ЭДО ПФР (ЗПЭД).
- Обратившись в Клиентскую службу территориального органа ПФР (на бумажном носителе, если численность сотрудников менее 10 человек).
Формы и сроки отчетности
Сведения подаются в составе единой формы ЕФС-1. При заполнении отчета важно правильно указывать наименование кадрового мероприятия (например, ПЕРЕВОД, прием, увольнение).
Первый отчет по электронным трудовым книжкам формируется после первого кадрового изменения или после того, как работник выберет способ ведения ТК и оформит заявку.
Выписка из ЭТК для сотрудника
Работодатель обязан предоставлять сотруднику выписку из электронной трудовой книжки. Она выдается:
- При увольнении работника.
- По заявлению сотрудника в период работы.
Выписку необходимо правильно сформировать и предоставить в установленные законом сроки.
Где посмотреть свою электронную трудовую книжку?
Гражданину не нужно «делать» выписку через ПФР лично — сведения уже хранятся в базе. Просмотреть информацию из ЭТК застрахованные лица могут дистанционно и абсолютно бесплатно.
Доступные способы просмотра:
- Личный кабинет гражданина на сайте ПФР (СФР). Для входа используется учетная запись Госуслуг.
- Портал Госуслуг. Это самый популярный и удобный способ.
- Мобильные приложения. Соответствующие приложения для смартфонов от СФР и Госуслуг позволяют иметь доступ к данным в любой момент.
- МФЦ или клиентская служба ПФР. Можно обратиться лично с паспортом и СНИЛС.
Как получить выписку через Госуслуги: пошагово
Получить выписку из ЭТК через портал государственных услуг очень просто:
- Авторизуйтесь на портале Госуслуг.
- Перейдите в раздел «Выписка из электронной трудовой книжки».
- Нажмите на кнопку «Получить выписку».
По регламенту выписка может оформляться в течение трех рабочих дней, но, как правило, она готова буквально через несколько минут. Документ придет в формате PDF, заверенный электронной подписью фонда.
Оцифровка старых записей
Если у вас осталась бумажная трудовая книжка с записями до 2020 года, важно помнить: ПФР не вносит эти исторические данные автоматически. В интернете активно обсуждается тема оцифровки старых трудовых книжек. Гражданам рекомендуют успеть подать сканы или копии своих бумажных трудовых книжек в Пенсионный фонд, чтобы весь стаж был учтен в электронной базе. На эту процедуру отводилось определенное время, поэтому стоит позаботится о переносе данных заблаговременно.
Электронная трудовая книжка, это современный, удобный и надежный способ хранения данных о вашем стаже; Работодателю она упрощает отчетность, а работнику гарантирует сохранность данных (бумажную книжку можно потерять или испортить, а электронную — нет). Если вы еще не ознакомились со своей ЭТК, зайдите в Личный кабинет на сайте ПФР или на Госуслуги — это займет всего пару минут!