Электронная трудовая книжка (ЭТК) прочно вошла в кадровый документооборот России. Несмотря на то, что массовый переход на новый формат стартовал в 2020 году, многие работники до сих пор принимают решение отказаться от бумажного варианта. Если сотрудник вашей компании решил перейти на ЭТК, у работодателя возникает четкий алгоритм действий. В этой статье мы подробно разберем, что делать кадровику и руководителю, если работник написал заявление на электронную трудовую книжку.
Что такое электронная трудовая книжка?
ЭТК — это цифровой аналог бумажной трудовой книжки. Она показывает, какие кадровые события происходили с сотрудником в компаниях, которые подавали на него отчёты СЗВ-ТД или ЕФС-1. Вся информация хранится в системе Социального фонда России (СФР).
Важный нюанс: в выписке из электронной трудовой книжки по форме СТД-СФР, которую работник получает в СФР или на Госуслугах, нет данных о трудовой деятельности до 1 января 2020 года (согласно приказу Минтруда от № 489н). Эти сведения остаются в бумажном варианте документа.
Кто и когда может подать заявление?
Переход на электронный формат возможен только с согласия работника. Без его письменного заявления книжка в электронный вид переводиться не будет. Вы можете сохранять ее в бумажном виде столько, сколько это необходимо.
- Лица, которые не имели возможности подать заявление в 2020 году, могут сделать это в любое время, подав работодателю по основному месту работы (в т.ч. при трудоустройстве) соответствующее письменное заявление.
- Работники, ранее выбравшие ведение бумажной трудовой, могут в любой момент перейти на электронную книжку. Для этого им также нужно подать работодателю заявление. Ничего дополнительно делать таким работникам не надо — достаточно просто написать заявление.
Как правильно оформить заявление?
Заявление можно написать в свободной форме, однако при его составлении стоит придерживаться основных принципов деловой переписки. Обязанность ведения трудовой книжки лежит на работодателе, поэтому с заявлением о переходе на ЭТК сотрудник обращается в отдел кадров своей компании.
Что должно быть указано в заявлении:
- ФИО и должность руководителя организации;
- ФИО и должность работника;
- Четко выраженное желание о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде (в соответствии со ст. 2 Федерального закона от № 439-ФЗ);
- Дата и личная подпись сотрудника.
Действия работодателя после получения заявления
Как только отдел кадров получает от работника заявление о переходе на ЭТК, запускается процедура выдачи бумажного документа. Работодатель обязан выполнить следующие шаги:
Внесение записи в бумажную трудовую книжку
При выдаче трудовой книжки в нее обязательно вносится запись о подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 2 закона № 439-ФЗ.
Выдача бумажной трудовой на руки
Работодатель обязан выдать сотруднику бумажную трудовую книжку не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления.
Предупреждение работника
Необходимо предупредить работника о том, что выданная ему на руки бумажная книжка сохраняет свою силу и продолжает использоваться наравне с электронной. Бумажный документ не становится недействительным, он остается у сотрудника на руках как подтверждение его стажа и опыта, полученных до цифровизации.
Как получить выписку и исправить ошибки в ЭТК?
После перехода на электронный формат у работника может возникнуть необходимость получить сведения из ЭТК или внести исправления, если в отчетности работодателя закралась ошибка.
- Получение сведений: для получения данных от текущего работодателя используется форма СТД-Р. Работник также может самостоятельно запросить выписку по форме СТД-СФР через Госуслуги или напрямую в СФР.
- Исправление неточных сведений: если в ЭТК содержится ошибка, работник должен подать работодателю соответствующее заявление. На основании этого заявления кадровик подает корректирующий отчет в СФР.
Разъяснения от СФР и Минтруда
СФР особо разъясняет, что электронная трудовая книжка и пенсионный счет содержат разные сведения, необходимые для назначения пенсии. ЭТК фиксирует трудовую деятельность, в то время как на индивидуальном лицевом счете учитываются страховые взносы и стаж для пенсионных прав.
Также Минтруд дал разъяснения относительно компаний, перешедших на ЭКДО (электронный кадровый документооборот). Даже если работодатель полностью перешел на цифровой обмен документами, работник имеет право подать бумажное заявление о переходе на ЭТК. Работодатель обязан его принять и обработать.
Краткий чек-лист для работодателя
- Принять заявление от работника (в свободной форме, но с соблюдением делового стиля).
- Внести в бумажную трудовую книжку запись о подаче заявления.
- Выдать бумажную трудовую книжку работнику на руки под роспись в течение 3 рабочих дней.
- Предупредить сотрудника, что бумажная книжка остается действующей.
- Далее подавать на этого сотрудника отчеты СЗВ-ТД или ЕФС-1 в обычном порядке, формируя его ЭТК.
Переход на электронную трудовую книжку — это право, а не обязанность работника. Однако если он принял такое решение, задача работодателя — оформить все грамотно, в установленные законом сроки и с предоставлением всех необходимых разъяснений сотруднику.