Важно понимать: Вы не создаёте электронную трудовую книжку (ЭТК) вручную, как бумажный вариант. Она формируется автоматически в Системе персональных данных (СФР) на основе информации, которую о вас передают все ваши работодатели. Ваша задача как работника, получить к ней доступ, проверить правильность данных и при необходимости заказать выписку. Работодатель же обязан корректно передавать информацию в СФР.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Электронная трудовая книжка — это официальный электронный документ, который с 1 января 2021 года пришёл на смену бумажному (за исключением отдельных категорий граждан). Он хранится в базе данных Пенсионного фонда России (СФР) и имеет такую же юридическую силу.

• Внешний вид: Это не файл, а запись в государственной информационной системе. Посмотреть её можно через личный кабинет на портале Госуслуг или на сайте СФР.
• Содержание: В ЭТК автоматически попадают все сведения о вашей трудовой деятельности: приём на работу, увольнение, переводы, повышения, данные о работодателях, должностях, основаниях прекращения трудового договора.
• Основа: Данные формируются на основе Сведений о трудовой деятельности (форма ЕФС-1), которые каждый работодатель обязан передавать в СФР в электронном виде при любом кадровом событии.

Кто и как должен работать с ЭТК?

Обязанности работодателя (как «создать» запись в ЭТК):

Работодатель не создаёт книжку напрямую, а выполняет ряд действий, которые запускают её формирование в СФР:

1. Заключить трудовой договор с сотрудником (в письменной форме).
2. Внести сведения о приёме на работу в программу для отчётности (например, в 1С, Контур.Экстерн, СБИС и др.) в форме ЕФС-1.
3. Передать эти сведения в СФР в электронном виде через систему межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ) или напрямую через программные продукты. Это происходит автоматически в рамках отчётности (например, при сдаче ПФР-М).
4. При любом изменении (перевод, увольнение, изменение условий договора), повторно подать обновлённые сведения ЕФС-1 в СФР.

Важно для работодателя: Если данные переданы с ошибкой (неверная должность, дата), исправление происходит через подачу дополнительного сведения ЕФС-1 с корректирующими записями. Необходимо следить за точностью заполнения!

Действия работника (как «получить и проверить» свою ЭТК):

Вот пошаговая инструкция для вас как для сотрудника:

Шаг 1: Получите доступ к порталу Госуслуг или СФР

• Убедитесь, что у вас есть зарегистрированный и подтверждённый аккаунт на портале Госуслуг (с подтверждённой учётной записью).
• Альтернативно: зарегистрируйтесь на сайте Пенсионного фонда (СФР).

Шаг 2: Найдите раздел «Электронная трудовая книжка»

В личном кабинете на Госуслугах:
Меню → Службы → Пенсионный фонд → Электронная трудовая книжка.

На сайте СФР:
Личный кабинет → Электронная трудовая книжка.

Шаг 3: Просмотрите свои данные

После входа вы увидите список всех записей о вашей трудовой деятельности. Внимательно проверьте:

• Даты приёма и увольнения.
• Названия организаций и их ИНН.
• Должности и подразделения.
• Основания для приёма/увольнения (например, «по соглашению сторон», «по истечении срока договора»).

Шаг 4: При необходимости закажите выписку

Если вам нужен официальный документ на бумаге (для визы, в банк и т;д.):

1. В разделе ЭТК найдите кнопку «Заказать выписку».
2. Выберите период, за который нужна выписка (можно за весь стаж или за определённые годы).
3. Укажите способ получения: электронно (в личный кабинет) или почтовым письмом (на бумаге).
4. Выписка будет подписана электронной подписью (ЭП) СФР и будет иметь юридическую силу.

Шаг 5: Что делать, если в ЭТК ошибка?

Если вы обнаружили неточность (например, ошибка в дате или названии компании):

1. Обратитесь к своему последнему или бывшему работодателю (в отдел кадров или бухгалтерию).
2. Напишите заявление с просьбой внести корректирующие сведения ЕФС-1 в СФР.
3. Работодатель обязан исправить ошибку и подать новое сведение в СФР. После этого данные обновятся в вашей ЭТК в течение нескольких рабочих дней.
4. Если работодатель отказывается, можно написать жалобу в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в СФР.

Преимущества и недостатки ЭТК

Преимущества:

• Не потеряется: Данные храняться в защищённой государственной системе.
• Всегда под рукой: Доступ из любой точки через Госуслуги.
• Быстро и бесплатно: Заказ выписки и просмотр, бесплатны.
• Прозрачность: Легко проверить, что именно о вас передаёт работодатель.
• Экология: Меньше бумаги.

Недостатки и риски:

• Зависимость от работодателя: Если работодатель не подаёт сведения (что является нарушением), в вашей ЭТК будет пусто. Вы можете не знать об этом, пока не попытаетесь получить выписку.
• Технические ошибки: Ошибки при передаче данных со стороны работодателя или его бухгалтерской программы.
• Цифровой разрыв: Пожилым людям или тем, кто не пользуется интернетом, сложнее получить доступ.
• Вопросы у приёмных комиссий: Некоторые учреждения (вузы, военкоматы) до сих пор могут просить бумажную книжку. Но по закону выписка из ЭТК им равнозначна.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Могу ли я отказаться от ЭТК и получить бумажную книжку?

Да, можете. С 1 января 2024 года вы имеете право письменно заявить работодателю о желании получить бумажную трудовую книжку. Работодатель обязан её оформить и вручить вам. При этом данные о вашей трудовой деятельности всё равно будут передаваться в СФР для формирования ЭТК. У вас будет и бумажный, и электронный вариант.

Что, если я работал до 2021 года? Будет ли в ЭТК старый стаж?

Да, будет. Все сведения о трудовой деятельности, которые были переданы в СФР ранее (в т.ч. по форме СЗВ-ТД), были перенесены в вашу электронную трудовую книжку. Вы увидите в ней весь свой стаж, начиная с первой работы.

Как работодателю настроить передачу данных в СФР?

Работодателю необходимо:

1. Использовать актуальную версию программы для бухгалтерии и кадров (1С, Контур.Экстерн, СБИС, «Моё дело» и др.), которая поддерживает формирование и передачу формы ЕФС-1.
2. Настроить электронный документооборот (ЭДО) с СФР (обычно это делается через оператора ЭДО).
3. Принимать на работу сотрудников с СНИЛС (страховым свидетельством).
4. Своевременно вносить все кадровые события и сдавать отчётность.

Большинство современных сервисов (как Контур.Экстерн или СБИС) автоматизируют этот процесс: после внесения кадровых данных в программе они сами формируют и отправляют ЕФС-1 в СФР.

Создать электронную трудовую книжку своими руками, как обычный файл,, невозможно. Это государственная база данных. Но вы, как работник, можете и должны:

1. Активировать её, имея учётную запись на Госуслугах.
2. Регулярно проверять правильность записей.
3. Заказывать официальные выписки при необходимости.
4. Требовать от работодателя корректной и своевременной передачи данных в СФР.

Для работодателя задача — настроить отчётность через современные сервисы (1С, онлайн-кассы) и безошибочно передавать сведения ЕФС-1. Тогда ЭТК каждого сотрудника будет вестись автоматически и законно.

Дата актуальности информации: май 2026 года. Всегда сверяйтесь с последними изменениями на официальных сайтах Госуслуг и Пенсионного фонда России.