В 2026 году российские работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности и стаже сотрудников в электронном виде․ Ниже – полное разъяснение, как это делается, какие документы требуются и какие особенности нужно учитывать․
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?
Электронная трудовая книжка – цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки․ Она содержит всю информацию о карьерном пути сотрудника: места работы, периоды, должности, стаж и др․ ЭТК хранится в единой базе данных ПФР и доступна как работодателю, так и самому работнику через личный кабинет․
Ключевые особенности ЭТК
- Ведётся в электронном виде в соответствии с ПФР и Федеральным законом № 439‑ФЗ от ․
- Обязательна для всех работодателей с года (ст․ 66․1 ТК РФ)․
- Можно получить, запросить выписку, внести исправления и вести её без ошибок․
Нормативные правовые акты, регулирующие трудовые книжки
Вот основные законы и документы, которые формируют современную систему ведения трудовых книжек:
- Федеральный закон № 439‑ФЗ от – внесения изменений в ТК РФ, позволяющих вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде․
- Федеральный закон № 436‑ФЗ от – дополнительные нормы по формированию и хранению электронных данных․
- Трудовой кодекс РФ, ст․ 66 – определение трудовой книжки как основного документа, фиксирующего трудовую деятельность и стаж работника․
- Положения ПФР и Комитета по труду и занятости населения (например, Ленинградская область, Москва) – практические рекомендации по заполнению и обслуживанию ЭТК․
Как оформить переход на электронную трудвую книжку
Переход на ЭТК – это не просто заменa бумажного документа, а процесс, требующий соблюдения определённых формальностей․
Подача заявления
- Работодатель (или уполномоченный кадровый специалист) подаёт заявление в ПФР о переходе на ЭТК․
- Заявление можно отправить через Госуслуги, личный кабинет ПФР или лично в отделении ПФР․
Подтверждение и выдача доступа
После обработки заявления работодателю выдаётся логин и пароль от личного кабинета, где он сможет вести ЭТК․
Заполнение первой записи
В первой записи в ЭТК указываются сведения о текущей работе сотрудника: место работы, дата начала, должность, стаж и др․ При необходимости можно добавить сведения о предыдущих местах работы․
Как правильно заполнять электронную трудвую книжку
Согласно Инструкции по заполнению трудовых книжек в 2026 году, в ЭТК необходимо вносить следующие сведения:
- ьный лист – ФИО работника, дата рождения, паспортные данные․
- Сведения о трудовой деятельности – название организации, период работы, должность, подразделение․
- Стаж – суммарный и по каждому работодателю․
- Сведения о воинском учете, отпуске, отпуске по уходу за ребёнком и т․д․
- Данные о страховых взносах – подтверждающие периоды уплаты․
Если в процессе возникнут ошибки, их можно исправлять через личный кабинет ПФР, выбирая функцию «Внести изменения»․
Как получить выписку из электронной трудовой книжки
Выписка – это официальный документ, подтверждающий стаж и периоды работы․ Получить её можно следующими способами:
- Через личный кабинет ПФР – раздел «Выписка из ЭТК»․
- По требованию работника – в отделении ПФР (предварительная запись обязательна)․
- Для юридических лиц – через API ПФР (для интеграции с внутренними HR‑системами)․
Частые вопросы и ответы
Вопрос: Можно ли полностью отказаться от бумажной трудовой книжки?
Да․ С года бумажные книжки считаются устаревшими, и все новые записи должны вестись только в электронном виде․
Вопрос: Что делать, если у сотрудника нет электронного доступа к ЭТК?
Работодатель обязан предоставить сотрудникам доступ к их ЭТК через личный кабинет ПФР․ При необходимости можно оформить «печатный» вариант выписки, который будет иметь ту же юридическую силу․
Вопрос: Как оформить дубликат ЭТК в случае утери?
Для получения дубликата необходимо подать заявление в ПФР, указав причину потери и предоставив копию паспорта․ После обработки ПФР выдаст новый доступ к ЭТК․
Практические рекомендации для работодателей
- Подготовьте персонал к работе с новой системой: проведите обучение, разработайте инструкции․
- Интегрируйте ЭТК с вашими HR‑системами через открытые API ПФР․
- Контролируйте сроки внесения данных – они должны быть актуальными не позднее 30 дней с даты изменения обстоятельств․
- Регулярно проверяйте целостность данных в личном кабинете, чтобы избежать расхождений․
Электронная трудовая книжка – современный и удобный инструмент, который упрощает ведение кадровых документов, ускоряет процесс получения выписок и повышает прозрачность отношений между работодателем и сотрудником․ Соблюдая требования ФЗ 439‑ФЗ, ТК РФ и рекомендации ПФР, вы сможете вести ЭТК без ошибок и обеспечить полную юридическую защиту своей компании․
Если у вас возникнут дополнительные вопросы – обращайтесь в ПФР, в отдел кадров вашей организации или к специализированным консультантам по кадровому праву․