Обновлено: 22 мая 2026 года

Что такое трудовая книжка и кто обязан ее вести?

Трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.
Она ведется на каждого работника, который проработал в организации более одного дня, независимо от формы собственности
и режима работы (ст. 66 Трудового кодекса РФ).

Кто обязан вести трудовую книжку?

• Работодатели — юридические лица и индивидуальные предприниматели, заключившие трудовой договор с работником;
• Филиалы и представительства иностранных компаний на территории РФ;
• Государственные и муниципальные учреждения;
• Общественные организации, если они нанимают работников по трудовому договору.

Если работник принят на работу по совместительству или на срок менее одного дня,
ведение трудовой книжки не обязательно, но при желании работника она может быть оформлена.

Порядок ведения трудовой книжки

Оформление при приеме на работу

При заключении трудового договора работодатель обязан:

1. Завести трудовую книжку на работника, если она не велась ранее;
2. Внести в нее следующие записи:
   • О приеме на работу;
   • О переводе на другую должность;
   • О награждениях и поощрениях;
   • Об увольнении с указанием причины и основания.
3. Ознакомить работника с внесенными записями под подпись в течение трех дней.

Ведение в процессе работы

В процессе трудовой деятельности работодатель обязан:

• Своевременно вносить записи о переводах, повышениях, награждениях;
• Хранить трудовую книжку в отделе кадров или у уполномоченного лица;
• Выдавать трудовую книжку работнику при увольнении в последний день работы;
• При утрате или порче трудовой книжки — выдать дубликат.

Увольнение работника

При расторжении трудового договора работодатель обязан:

1. Внести запись об увольнении с указанием статьи ТК РФ;
2. Выдать трудовую книжку работнику в последний день работы;
3. При невозможности выдать лично, отправить почтой с уведомлением.

С 1 января 2026 года все работодатели обязаны перейти на ведение электронных трудовых книжек.
Это означает, что:

• Информация о трудовой деятельности будет храниться в государственной информационной системе;
• Работники смогут получать сведения о своем стаже через личный кабинет на портале Госуслуг;
• При увольнении работник получит выписку из ЭТК вместо бумажной книжки;
• Бумажные трудовые книжки будут выдаваться только по желанию работника.

Преимущества электронной трудовой книжки:

• Защита от утраты: данные хранятся в электронном виде и не могут быть утеряны;
• Удобный доступ: работник может получить информацию в любое время;
• Автоматическое обновление: изменения вносятся в реальном времени;
• Снижение бюрократии: меньше бумажной работы для работодателей.

Ответственность за нарушение правил ведения трудовой книжки

За нарушение правил ведения, хранения или выдачи трудовой книжки работодатель может быть привлечен к ответственности:

1. Административной: штраф до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ);
2. Дисциплинарной: замечание, выговор, увольнение;
3. Материальной: возмещение ущерба, причиненного работнику.

Часто задаваемые вопросы

Обязательно ли вести трудовую книжку, если работник принят на один день?

Нет, если трудовой договор заключен на срок менее одного дня. Однако по желанию работника
трудовая книжка может быть оформлена.

Можно ли вносить записи в трудовую книжку задним числом?

Нет, все записи должны вноситься немедленно после издания приказа. Записи задним числом не допускаются.

Что делать, если трудовая книжка утеряна?

Работодатель обязан выдать дубликат трудовой книжки на основании документов, подтверждающих стаж работника
(трудовые договоры, приказы, выписки из приказов и т.д.).

Можно ли отказаться от бумажной трудовой книжки в пользу электронной?

С 2026 года все работодатели обязаны перейти на электронные трудовые книжки. Работник может запросить
бумажную версию, но это не обязательно.

Трудовая книжка — это не просто формальность, а важный документ, который подтверждает трудовой стаж работника
и влияет на его социальные права. Ведение трудовой книжки на каждого работника, проработавшего в организации
более одного дня, — это обязанность работодателя, за нарушение которой предусмотрена ответственность.

С 2026 года все трудовые книжки переводятся в электронный формат, что упрощает их ведение и хранение.
Работодатели должны быть готовы к этим изменениям и соблюдать все требования законодательства.

Помните: правильное ведение трудовой книжки — это залог защиты прав работника и уверенности в его будущем!