Трудовая книжка, это главный документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. На протяжении десятилетий именно бумажная книжка служила единственным источником информации о профессиональном пути работника. Однако цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни, и трудовые отношения не стали исключением. С 1 января 2020 года в России начался масштабный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), что привело к значительным изменениям в Трудовом кодексе Российской Федерации (ТК РФ).
Зачем нужна трудовая книжка?
Согласно трудовому законодательству, трудовая книжка традиционно выполняет несколько важнейших функций:
- Подсчет стажа: необходима для точного расчета общего и специального трудового стажа.
- Решение спорных моментов при начислении пенсии: выступает главным доказательством периодов работы, особенно если данные в пенсионном фонде расходятся с реальностью.
- Поиск новой работы: помогает работодателю при приеме на работу оценить опыт и квалификацию кандидата, а также узнать причины увольнений с прошлых мест.
В ряде случаев бумажная трудовая книжка может быть единственным источником информации не только о работе россиян, но и об имеющихся поощрениях или взысканиях.
Электронная трудовая книжка появилась в России 5 лет назад — в 2020 году. Это стало удобно и сразу привлекло внимание как крупных работодателей, так и рядовых граждан. Суть ЭТК заключается в том, что это сведения о трудовой деятельности работника, которые хранятся в электронной базе Социального фонда России (СФР).
Важно понимать, что ЭТК — это не отдельный виртуальный документ, а цифровая запись в информационной системе. На всех лиц, работающих по трудовым договорам, работодатели обязаны подавать Сведения о трудовой деятельности по форме ЕФС-1. Именно из этих отчетов и формируется электронная вариант книжки.
Что изменилось в ТК РФ?
Внедрение ЭТК потребовало корректировки Трудового кодекса. Были введены новые статьи — ст. 66 и ст. 66.1 ТК РФ, которые регулируют порядок ведения как бумажных, так и электронных трудовых книжек.
С 1 января 2020 года любой работающий человек получил право выбрать способ ведения трудовой книжки:
- Только бумажная книжка: работодатель продолжает вносить записи от руки, а также дублирует их в электронном виде в СФР.
- Бумажная и электронная одновременно: ведутся оба формата параллельно.
- Только электронная книжка: бумажный вариант выдается работнику на руки и освобождается от дальнейших записей. Вся информация хранится исключительно в базе СФР.
Какие сведения хранятся в ЭТК?
Все сведения, которые раньше вносили в бумажный вариант, теперь аккумулируются в электронной базе СФР. В ЭТК отражаются:
- Информация о работнике;
- Сведения о местах и периодах работы;
- Должность, профессия, специальность и квалификация;
- Вид работы (основная или по совместительству);
- Основания и причины прекращения трудового договора (с указанием статьи ТК РФ);
- Сведения о переводах на другую работу.
Как получить информацию из ЭТК?
Если ведется электронная книжка, документ (выписка) может быть сформирован несколькими способами:
- Через портал Госуслуг: самый быстрый и популярный способ получения выписки.
- На сайте Социального фонда России: более полную и актуальную информацию можно найти на официальном сайте https://sfr.gov.ru/ в разделе «Электронная трудовая книжка».
- В МФЦ: при личном обращении с паспортом и СНИЛС.
- У работодателя: за этой информацией можно обратиться в отдел кадров на работе. Там точно знают, в каком статусе находится ваша трудовая книжка и могут предоставить распечатку сведений.
Особенности ведения бумажной трудовой книжки
Несмотря на развитие электронного формата, бумажная трудовая книжка все еще остается в обороте. Работодатель по-прежнему несет ответственность за ее ведение и хранение. При увольнении сотрудника по собственному желанию или иным основаниям, кадровику необходимо строго соблюдать формулировки записей, исходя из Трудового Кодекса РФ и внутренних локальных нормативных актов (Инструкции по заполнению трудовых книжек).
Специфические ситуации
На практике отделы кадров часто сталкиваются с нестандартными ситуациями. Например:
- Прием на работу иностранных граждан: В организацию планируется прием на работу гражданина Республики Узбекистан или другого иностранного государства. Если бумажной трудовой книжки у гражданина нет (например, по причине отсутствия таковой в его стране), работодатель обязан завести ему новую трудовую книжку российского образца. При этом сведения на такого сотрудника также подаются в СФР, и на него формируется ЭТК.
- Трудоустройство подростков: Как отмечает юрист, эксперт по трудовому праву Светлана Шабронова, при трудоустройстве подростков в 14 лет по Трудовому кодексу РФ также необходимо соблюдать строгие правила ведения трудовой книжки, учитывая ограничения по рабочему времени и видам работ.
Трудовые книжки в ТК РФ прошли долгий путь от строго бумажных документов к цифровым базам данных. Сегодня работающие по трудовому договору россияне с 2020 года ведут электронную трудовую книжку, что значительно упрощает сохранность данных и доступ к ним. Бумажный формат все еще остается актуальным для тех, кто решил его сохранить, однако тенденция к полному переходу в цифровую среду очевидна. Если у вас возникают сложности с толкованием записей или выбором формата, эксперты-практики и специалисты Федеральной службы по труду и занятости (Роструд) всегда готовы помочь разобраться в нормативных документах.