Трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. В ней фиксируются не только сведения о местах работы, но и информация об образовании, повышении квалификации, а также о периодах обучения в учебных заведениях. Ниже подробно рассмотрен порядок внесения записей о работе и учебе, нормативная база, особенности для студентов, аспирантов и клинических ординаторов, а также типичные ошибки и рекомендации по их избежанию.

Что такое трудовая книжка

Трудовая книжка установленного образца является:

• документом, подтверждающим трудовую деятельность и стаж сотрудника;
• основным источником данных для расчета пенсии, пособий и других социальных выплат;
• документом, который ведётся работодателем на всех работников, трудящихся у него свыше 5 дней (ст. 48 КЗоТ, п. 1.1 Инструкции 58).

В трудовой книжке фиксируются:

1. сведения о работнике (фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность);
2. записи о приёме на работу, переводах, увольнениях;
3. сведения о повышении квалификации, переподготовке, аттестации;
4. записи об образовании и периодах обучения.

Нормативная база

Порядок ведения и хранения трудовых книжек регламентируется следующими нормативными актами:

• Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников (Название в редакции Приказа Минтруда и соцполитики N 259/34/5 (z0555-01) от );
• Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 66 – ведение трудовых книжек);
• Приказы и постановления Минтруда, Минздрава, Минобразования, касающиеся конкретных категорий работников (студентов, аспирантов, ординаторов);
• Региональные нормативные акты (например, Приказ Министра здравоохранения и социального развития Республики Казахстан о форме трудовых книжек).

Согласно пункту 8 Инструкции, лицу, впервые поступающему на работу, наниматель в присутствии работника не позднее 7 календарных дней со дня приема на работу заполняет трудовую книжку.

Запись об образовании в трудовой книжке

Когда и кем вносится запись

Сведения об образовании вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки:

• при первичном оформлении книжки (при приёме на работу впервые);
• при выдаче дубликата;
• при изменении или дополнении данных об образовании, профессии, специальности.

Изменения производятся путем дополнения имеющихся записей без зачеркивания ранее внесенных записей. Ссылка на соответствующий документ (диплом, аттестат, справка) записывается на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяется подписью нанимателя (или лица, уполномоченного на внесение записей).

Особенности для студентов и аспирантов

Согласно пункту Инструкции, для студентов, слушателей курсов, учеников, аспирантов и клинических ординаторов, имеющих трудовые книжки, учебное заведение (научное учреждение) вносит записи о времени обучения на дневных отделениях (в т.ч. подготовительных) высших учебных заведений.

Таким образом:

• Если студент работает у работодателя (например, проходит стажировку) и больше нигде не трудоустроен, запись об обучении делает учебное заведение;
• Если студент трудоустроен и одновременно учится, запись об обучении вносит работодатель (по месту работы).

Важно: учеба не включается в стаж работы конкретного работника. То есть период обучения учитывается только для подтверждения факта получения образования, но не для расчёта трудового стажа.

Запись о работе в трудовой книжке

Что фиксируется

При приёме на работу, переводе или увольнении в трудовой книжке делаются следующие записи:

• дата приёма на работу;
• наименование организации, её структурное подразделение;
• должность, профессия, специальность;
• вид трудового договора (срочный, бессрочный);
• дата увольнения и основание (по соглашению сторон, по инициативе работника, сокращение штата и т.д;).

Сроки внесения записей

Согласно п. 8 Инструкции, наниматель обязан заполнить трудовую книжку не позднее 7 календарных дней со дня приёма на работу. При переводе или увольнении запись делается в день события.

Особенности для лиц, работающих по договорам ГПХ

Согласно разъяснениям, запись о периоде выполнения работ по договору ГПХ в трудовую книжку не вносится. Такие периоды учитываются только в рамках гражданско‑правовых отношений и не влияют на трудовой стаж.

Как правильно вносить записи: пошаговая инструкция

1. Подготовка документов: запрос у сотрудника диплома, аттестата, справки об обучении, трудового договора, приказа о приёме/увольнении.
2. Проверка данных: сверка ФИО, даты рождения, номера трудовой книжки с данными в документах.
3. Внесение записи об образовании (если требуется):
   • На титульном листе указывается уровень образования (высшее, среднее профессиональное и т.д.), название учебного заведения, специальность, год окончания.
   • На внутренней стороне обложки делается ссылка на документ (номер диплома, дата выдачи) и ставится подпись уполномоченного лица.
4. Внесение записи о работе:
   • В разделе «Сведения о работе» указывается дата приёма, полное наименование организации, должность.
   • При увольнении – дата и основание увольнения.
5. Заверение: каждая запись заверяется подписью ответственного лица (кадровик, руководитель подразделения) и печатью организации (если требуется).
6. Хранение: трудовая книжка хранится в личном деле сотрудника в условиях, обеспечивающих её сохранность (сухое, защищённое от света место).

Частые ошибки и как их избежать

Полезные советы для работников и кадровых специалистов

• Своевременно обновляйте данные. При получении нового диплома или повышения квалификации сразу вносите изменения в трудовую книжку.
• Храните копии всех подтверждающих документов. Это упростит процесс внесения записей и защитит от споров.
• Используйте единый шаблон.