С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что все работодатели обязаны вести трудовые отношения исключительно в электронном виде — даже если сотрудник ранее использовал бумажную трудовую книжку. Особенно актуален этот вопрос для новых сотрудников, которые только приступили к работе и хотят сразу перейти на электронный формат. В этой статье мы подробно разберём, как правильно оформить переход на ЭТК, какие документы нужны, какие права есть у сотрудника и как избежать ошибок.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, в котором хранятся все сведения о трудовой деятельности сотрудника: места работы, должности, награды, увольнения и другие важные данные. Информация в ЭТК вносится работодателем в единую информационную систему, доступ к которой есть у самого сотрудника, Пенсионного фонда России (ПФР) и других уполномоченных органов.

Преимущества ЭТК:

• Нет риска потери, порчи или утери документа;
• Доступ к информации — 24/7 через личный кабинет на сайте ПФР или портале Госуслуги;
• Автоматическое формирование данных для расчёта пенсии;
• Упрощённая процедура при трудоустройстве, не нужно приносить бумажную книжку;
• Снижение административной нагрузки на отдел кадров.

Право сотрудника на выбор формата

Согласно закону № 439-ФЗ от , каждый работник имеет право выбрать, в каком формате он хочет вести трудовую книжку:

• Бумажная трудовая книжка — сохраняется в прежнем виде;
• Электронная трудовая книжка — ведётся в цифровом виде в системе ПФР.

Важно! С 1 января 2026 года работодатель не вправе требовать от нового сотрудника предоставления бумажной трудовой книжки. Если сотрудник не предоставил её — это не является основанием для отказа в приёме на работу. Вместо этого работодатель обязан:

1. Зарегистрировать сотрудника в системе ЭТК;
2. Получить от него заявление о переходе на электронный формат;
3. Внести сведения о трудоустройстве в Единую информационную систему ПФР.

Как новый сотрудник может перейти на ЭТК: пошаговая инструкция

Шаг 1: Сотрудник подаёт заявление

Новый сотрудник, желающий перейти на электронную трудовую книжку, должен подать в отдел кадров заявление о переходе на ЭТК. Форма заявления не утверждена законодательно, но рекомендуется использовать следующий шаблон:

Заявление

Я, [ФИО полностью], [дата рождения], паспорт: [серия, номер, кем и когда выдан], прошу перевести мою трудовую книжку в электронный формат в соответствии с Федеральным законом № 439-ФЗ от .

Прошу внести сведения о моём трудоустройстве в Единую информационную систему Пенсионного фонда Российской Федерации.
Подпись: _____________
ФИО: _______________

Заявление можно подать как в бумажном виде (с личной подписью), так и в электронном, через корпоративный портал или электронную почту с электронной подписью.

Шаг 2: Работодатель регистрирует сотрудника в системе ЭТК

После получения заявления работодатель (или уполномоченный кадровый работник) должен:

• Зарегистрироваться в системе Единой информационной системы ПФР (если ещё не зарегистрирован);
• Внести сведения о новом сотруднике в раздел «Электронные трудовые книжки»;
• Указать ФИО, СНИЛС, дату трудоустройства, должность, подразделение;
• Отправить данные в ПФР — система автоматически сформирует ЭТК.

Система ПФР автоматически сверяет данные по СНИЛС сотрудника. Если у сотрудника ещё нет ЭТК — она создаётся автоматически. Если у него уже есть ЭТК (например, он работал ранее в другой организации), то все сведения объединяются в одну запись.

Шаг 3: Информирование сотрудника

Работодатель обязан в письменной форме (или электронно) проинформировать сотрудника о том, что:

• Его трудовая книжка переведена в электронный формат;
• Доступ к ЭТК возможен через личный кабинет на сайте ПФР (es.pfrf.ru) или портале Госуслуги;
• Если сотрудник ранее имел бумажную трудовую книжку — её нужно передать работодателю для завершения процедуры (см. ниже);

Что делать, если у нового сотрудника есть бумажная трудовая книжка?

Если новый сотрудник уже имел бумажную трудовую книжку (например, работал ранее), то:

1. Он должен предоставить её работодателю в течение 15 дней с момента подписания заявления на ЭТК.
2. Работодатель обязан:
   • Сделать копию последней записи (о трудоустройстве в предыдущей организации);
   • Внести эту запись в ЭТК;
   • Вернуть сотруднику бумажную книжку с отметкой: «Сведения о трудовой деятельности внесены в электронную трудовую книжку. Бумажная трудовая книжка возвращена работнику».

Важно! Бумажная трудовая книжка не уничтожается — она остаётся у сотрудника как исторический документ. Но все дальнейшие записи будут вестись только в ЭТК.

Что будет, если сотрудник не подаст заявление?

Если новый сотрудник не подаст заявление о переходе на ЭТК — работодатель обязан продолжать вести бумажную трудовую книжку. Однако с 2026 года это становится исключением, а не правилом. Работодатель не вправе настаивать на бумажной книжке, если сотрудник не выражает такого желания, он должен предложить выбор.

Рекомендуется включить в процедуру приёма на работу стандартный вопрос:

«Вы хотите, чтобы ваша трудовая книжка велась в электронном виде?»

Если ответ — «да» — оформляется заявление. Если «нет» — оформляется бумажная книжка, и сотрудник подписывает отказ от ЭТК (форма утверждена ПФР).

Как проверить, что ЭТК оформлена правильно?

Сотрудник может самостоятельно проверить свою электронную трудовую книжку:

• Зайти на сайт es.pfrf.ru;
• Авторизоваться через Госуслуги;
• Перейти в раздел «Электронная трудовая книжка»;
• Проверить, есть ли запись о текущем месте работы, дата трудоустройства, должность.

Если данных нет — необходимо связаться с отделом кадров своей организации. Возможные причины задержки:

• Не отправлены данные в ПФР;
• Ошибка в СНИЛС или ФИО;
• Система ПФР временно не обновляется (редко).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли вернуться к бумажной трудовой книжке после перехода на ЭТК?

Нет. С 1 января 2026 года переход на ЭТК является окончательным. Вернуться к бумажному формату нельзя — даже если сотрудник уволится и устроится в другую организацию.

Нужно ли указывать ЭТК в трудовом договоре?

Нет, в трудовом договоре не обязательно указывать формат трудовой книжки. Однако рекомендуется включить в приложение к договору или в локальный акт (например, «Правила ведения трудовых отношений») информацию о том, что трудовая деятельность ведётся в электронном виде.

Какие данные нужны для регистрации ЭТК?

Для регистрации в системе ПФР работодателю потребуется:

• ФИО сотрудника;
• СНИЛС;
• Дата рождения;
• Дата трудоустройства;
• Должность и подразделение;
• Реквизиты организации (ИНН, ОГРН).

Переход на электронную трудовую книжку — это не просто нововведение, а важный шаг в цифровизацию трудовых отношений. Для нового сотрудника это:

• Быстрое и удобное трудоустройство;
• Гарантия сохранности трудового стажа;
• Доступ к информации в любое время;
• Снижение рисков ошибок при оформлении пенсии.

Для работодателя — это:

• Снижение бумажного документооборота;
• Уменьшение рисков штрафов за нарушение правил ведения трудовых книжек;
• Повышение прозрачности и доверия со стороны сотрудников.

Рекомендация: Включите в процедуру приёма на работу стандартный чек-лист по ЭТК. Это сэкономит время, избавит от ошибок и покажет, что ваша организация — современная, ответственная и ориентированная на сотрудника.

Если у вас есть вопросы по оформлению ЭТК, обращайтесь в Пенсионный фонд России по телефону ###-###-#### или на сайт pfrf.ru.

Дата публикации: 22 мая 2026 года