Ведение трудовых книжек остается одной из самых ответственных задач кадрового делопроизводства, несмотря на активный переход к электронному документообороту. По состоянию на май 2026 года, в России действует гибридная система: для многих сотрудников актуальны бумажные документы (особенно за периоды до 2020 года или для тех, кто выбрал бумажный формат), а также электронные сведения, передаваемые в Социальный фонд России (СФР).
Неверная запись в трудовой книжке может создать серьезные проблемы работнику при назначении пенсии или подтверждении стажа. Поэтому важно строго следовать инструкциям и использовать проверенные формулировки.
Общие правила заполнения
Прежде чем переходить к примерам, необходимо помнить о базовых требованиях, установленных законодательством РФ:
- Записи вносятся шариковой, перьевой или гелевой ручкой черного, синего или фиолетового цвета.
- Не допускается использование сокращений (например, нельзя писать «прик.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение»).
- Даты указываются арабскими цифрами: день и месяц — двузначными, год — четырехзначными (например, ).
- Каждая запись должна иметь свой порядковый номер.
- Запись заверяется подписью уполномоченного лица и печатью организации (при наличии).
Пример 1: Прием на работу
Это самая распространенная запись. Она вноситься в раздел «Сведения о работе». Важно указать должность точно так, как она звучит в штатном расписании и приказе.
| Графа 1 (№ записи) | Графа 2 (Дата) | Графа 3 (Сведения о работе) | Графа 4 (Основание) |
|---|---|---|---|
| 15 | Принят в отдел продаж на должность менеджера по продажам. | Приказ от № 12-к |
Важно: Если сотрудник принят в структурное подразделение, его название обязательно указывается в графе 3.
Пример 2: Перевод на другую должность
При переводе сотрудника внутри одной организации сначала делается запись об увольнении с прежней должности (с формулировкой «переведен»), затем, о приеме на новую.
| Графа 1 | Графа 2 | Графа 3 | Графа 4 |
|---|---|---|---|
| 20 | Переведен в отдел логистики на должность старшего логиста. | Приказ от № 45-к |
Пример 3: Увольнение
Запись об увольнении должна содержать точную ссылку на статью Трудового кодекса РФ. Это критически важно для корректного исчисления стажа и причин увольнения.
| Графа 1 | Графа 2 | Графа 3 | Графа 4 |
|---|---|---|---|
| 25 | Трудовой договор прекращен по соглашению сторон, пункт 1 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации. | Приказ от № 89-к |
Другие распространенные основания:
- По собственному желанию (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).
- В связи с истечением срока трудового договора (п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).
- По сокращению штата (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).
Пример 4: Внесение исправлений
Если в предыдущих записях была допущена ошибка, она не зачеркивается. Вместо этого вносится новая запись с правильными данными.
Сценарий: В записи № 10 ошибочно указали должность «Менеджер», а должно быть «Старший менеджер».
| Графа 1 | Графа 2 | Графа 3 | Графа 4 |
|---|---|---|---|
| 11 | Запись за номером 10 недействительна. Принят на должность старшего менеджера. | Приказ от № 101-к |
Особенности перехода на электронные трудовые книжки
С 1 января 2020 года начался массовый переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Работодатели обязаны передавать сведения в Социальный фонд России (форма СЗВ-ТД, ныне интегрирована в единый отчет ЕФС-1).
Ключевые моменты для 2026 года:
- Новые сотрудники: Для работников, впервые поступающих на работу после 1 января 2021 года, бумажные трудовые книжки не заводятся. Вся информация ведется только в электронном виде.
- Сотрудники с бумажной книжкой: Если сотрудник ранее подал заявление о ведении трудовой книжки в бумажном виде, работодатель обязан вести ее параллельно с электронной передачей данных.
- Граждане других государств: Для граждан стран ЕАЭС (например, Узбекистана, Беларуси, Казахстана) правила аналогичны. Если у иностранного гражданина нет бумажной трудовой книжки российского образца, она заводится при первом трудоустройстве в РФ, если он не относится к категории «впервые устраивающихся» после 2021 года.
Что делать, если трудовая книжка утеряна или испорчена?
Если трудовая книжка потеряна или пришла в негодность (залита, порвана), работник должен написать заявление работодателю о выдаче новой. В новую книжку вносятся только текущие данные о работе у данного работодателя. Записи о предыдущем стаже восстанавливаются на основании документов (копий приказов, справок с прежних мест работы) и вносятся с указанием реквизитов документов-оснований.
В графе 4 при восстановлении записей указываются документы, на основании которых внесены соответствующие записи (например: «Копия приказа ООО «Вектор» от № 5-к, предоставленная работником»).
Грамотное ведение трудовых книжек, это гарантия защиты прав работников и отсутствие претензий со стороны контролирующих органов. Даже в эпоху цифровизации бумажный документ сохраняет свою юридическую силу для определенных категорий граждан и периодов работы. Помните, что любая запись должна быть подтверждена соответствующим приказом по организации.
Работодатель обязан по требованию сотрудника предоставить ему копию трудовой книжки или выписку из нее, независимо от того, в каком формате (бумажном или электронном) она ведется.