С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Это означает, что с этой даты работодатели обязаны вести трудовые книжки исключительно в электронном виде, если сотрудник не сохранил за собой право на бумажный носитель․ Прием на работу сотрудника с ЭТК требует четкого следования процедуре, чтобы избежать ошибок и претензий от контролирующих органов․
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?
Электронная трудовая книжка — это официальный цифровой аналог бумажной, информация о котором хранится в базе Социального фонда России (СФР)․ В нее вносятся все сведения о трудовой деятельности гражданина: прием, увольнение, переводы, награждения, данные о стаже и СНИЛС․
Ключевые отличия от бумажной:
- Хранение и ведение — в информационной системе СФР, а не у работодателя или работника․
- Доступ — сотрудник может в любой момент получить выписку через Госуслуги или личный кабинет на сайте СФР․
- Безопасность — исключается риск утери или порчи документа․
Какие документы запрашивать при приеме на работу?
Если сотрудник заявляет, что ведет трудовую книжку в электронном виде, вы должны запросить у него:
- Паспорт гражданина РФ (для идентификации личности)․
- СНИЛС (страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования)․
- Справку о трудовой деятельности в электронном виде․ Это основной документ, подтверждающий стаж и предыдущие места работы․
Важно: Саму бумажную трудовую книжку при этом не выдавать и не заводить, если сотрудник официально перешел на ЭТК у предыдущего работодателя․ Подтверждением перехода служит именно справка (выписка) из ЭТК․
Какая именно справка нужна?
Работодатель вправе запросить официальную выписку из ЭТК․ Её можно получить двумя основными способами:
- СТД-Р — справка о трудовой деятельности, выданная предыдущим работодателем (если тот уже передавал сведения в СФР)․
- СТД-СФР — справка, выданная напрямую Социальным фондом России (актуально, если предыдущий работодатель не передал данные или они требуют уточнения)․
Справка должна быть актуальной (обычно действительна 30 дней) и содержать все сведения о трудовой деятельности․
Пошаговая инструкция по приему сотрудника с ЭТК
Шаг 1: Получение письменного заявления от сотрудника
Работник должен подать на имя работодателя письменное заявление о том, что он ведет (или намерен вести) трудовую книжку в электронном виде и отказывается от бумажного носителя․ Это основание для ваших действий․ Если у сотрудника уже есть бумажная книжка, но он хочет перейти на ЭТК, заявление подается одновременно с заявлением о переходе․
Шаг 2: Проверка предоставленных документов
Проверьте паспорт, СНИЛС и справку СТД-Р/СТД-СФР на соответствие данных (ФИО, дата рождения)․ Убедитесь, что справка содержит полную информацию о предыдущих местах работы, основаниях увольнений и стаже․
Шаг 3: Оформление приема на работу
Оформление происходит точно так же, как при приеме с бумажной книжкой:
- Подготовьте и подпишите трудовой договор․
- Издайте приказ о приеме на работу․
Ключевое действие: Вы обязаны передать сведения о приеме на работу (дата, основание, должность, условия оплаты) в Социальный фонд России (СФР) в установленном порядке (через отчетность или сервисы обмена)․ Именно СФР внесет эти данные в электронную трудовую книжку сотрудника․
Шаг 4: Если у сотрудника БЫЛА бумажная книжка
Если у нового сотрудника на руках есть бумажная трудовая книжка, возможны два сценария:
- Сотрудник отказывается от бумажной версии полностью․ В этом случае:
- Вы не заводите новую бумажную книжку․
- В имеющуюся бумажную книжку вносится последняя запись о приеме на работу в вашу организацию․
- Сразу после этого в ту же бумажную книжку вносится запись о переходе на электронный формат ведения (на основании его заявления)․
- Бумажная книжка возвращается сотруднику․ Вы больше не храните ее и не несете ответственность за нее․
- Сотрудник хочет вести обе версии параллельно․ Этот вариант возможен только на основании его письменного заявления․ Вы:
- Вносите запись о приеме в бумажную книжку․
- Одновременно передаете сведения о приеме в СФР для внесения в ЭТК․
- Бумажную книжку храните у себя, как раньше․
Важно: С 2026 года приоритет — электронный формат․ Параллельное ведение, временная мера, инициируемая самим работником․
Критические ошибки, которых следует избегать
- Не требовать от сотрудника «дополнить» бумажную книжку записями из ЭТК․ Закон не предусматривает такой возможности․ Все записи вносятся только через СФР․
- Не заводить бумажную книжку новому сотруднику, если он официально перешел на ЭТК․ Это прямое нарушение․
- Не передавать сведения о приеме/увольнении в СФР․ Без этого запись в ЭТК не появится, что создаст проблемы для работника (неподтвержденный стаж) и для вас (неисполнение обязанности)․
- Принимать на работу только по «слову» сотрудника․ Всегда требуйте официальную справку СТД-Р или СТД-СФР․
Преимущества работы с ЭТК для работодателя
- Сокращение документооборота․ Нет необходимости печатать, хранить, пересылать бумажные книжки․
- Дистанционное оформление; Можно нанимать удаленных сотрудников из любого региона без отправки документов почтой․
- Прозрачность и контроль․ Все записи централизованы в СФР, исключаются подделки и «серые» схемы․
- Упрощение отчетности․ Данные для отчетов в СФР и ПФР формируються автоматически на основе сведений об ЭТК․
Прием сотрудника с электронной трудовой книжкой — стандартная и простая процедура при условии четкого следования алгоритму․ Основное внимание уделите:
- Получению письменного заявления от работника об использовании ЭТК․
- Запросу официальной справки (СТД-Р или СТД-СФР) вместо бумажной книжки․
- Своевременной передаче сведений о приеме на работу в Социальный фонд России․
С 2026 года электронная трудовая книжка становится единственным законным форматом для большинства россиян․ Грамотная работа с ЭТК избавляет от административных рисков и упрощает кадровые процессы․