В современной российской практике часто возникает ситуация, когда единственный учредитель организации одновременно выполняет функции генерального директора. Такой человек является и собственником бизнеса, и его руководителем. Это порождает множество вопросов: нужно ли оформлять трудовую книжку директору-учредителю? Как правильно внести запись о приеме и увольнении? Кто подписывает приказы и трудовой договор? В этой статье мы подробно разберем все аспекты оформления трудовой книжки для директора, являющегося единственным учредителем ООО или ЗАО.

Обязательно ли оформлять трудовую книжку директору-учредителю?

Да, обязательно. Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 20, ст. 66), трудовая книжка, это основной документ, подтверждающий трудовой стаж сотрудника. Независимо от того, является ли директор учредителем или нет, если он выполняет трудовые функции (управление компанией, ведение дел, подписание документов, принятие решений по персоналу и т.д.), он считается работником и подлежит официальному трудоустройству.

Даже если директор-учредитель не получает зарплату, формально он трудоустроен — иначе не будет основания для внесения записей в трудовую книжку, а значит, не будет и подтверждения стажа для пенсии, отпусков, больничных и других социальных гарантий.

Какие документы нужны для оформления директора-учредителя?

Для оформления директора-учредителя в качестве работника требуется следующий пакет документов:

• Решение единственного учредителя (или протокол собрания участников, если их несколько), об избрании (назначении) на должность генерального директора.
• Приказ о приеме на работу (форма № Т-1 или произвольная, но с обязательными реквизитами).
• Трудовой договор — заключается в письменной форме (ст. 57 ТК РФ). Директор-учредитель подписывает его с обеих сторон: как работодатель, от имени организации, как работник — от себя лично.
• Трудовая книжка — если у директора уже есть, в нее вносится запись. Если нет — оформляется новая.
• Паспорт и другие документы, требуемые при трудоустройстве (СНИЛС, ИНН, военный билет и т.д.);

Важно!

Даже если директор-учредитель единственный сотрудник компании, трудовой договор заключать нужно. Без него невозможно легально внести запись в трудовую книжку. Отказ от трудового договора нарушает ст. 16 ТК РФ и может повлечь штрафы от трудовой инспекции.

Как правильно заполнить запись в трудовой книжке?

Запись о приеме на работу в трудовую книжку директора-учредителя вносится в общем порядке, но с учетом специфики его статуса.

Графа 1 — порядковый номер записи

Проставляется по порядку, начиная с 1.

Графа 2 — дата приема на работу

Указывается дата, когда директор вступил в должность. Это может быть:

• Дата регистрации ООО (если директор был назначен сразу при создании компании);
• Дата решения учредителя;
• Дата приказа о приеме на работу.

Рекомендация: лучше указывать дату решения учредителя — она является первичным документом, на основании которого все остальное оформляется.

Графа 3 — сведения о приеме на работу

Важно! Не следует использовать формулировку «принят на должность». Поскольку директор-учредитель не «принимается» как обычный сотрудник, а избирается или назначается как единоличный исполнительный орган, правильная формулировка:

«Избран (назначен) на должность генерального директора»

Пример корректной записи:

«Избран на должность генерального директора Общества с ограниченной ответственностью «Альфа»»

Графа 4, основание для приема

Указывается номер и дата решения единственного учредителя. Например:

«На основании решения единственного учредителя №1 от »

Если директор был назначен на собрании участников (в случае нескольких учредителей), указываеться номер и дата протокола собрания.

Кто подписывает приказ и трудовую книжку?

Это один из самых частых вопросов. Если в компании только один сотрудник — директор-учредитель — кто подписывает приказ о его приеме и саму трудовую книжку?

Ответ: директор-учредитель подписывает все документы от имени работодателя и от имени работника.

• Приказ о приеме — подписывается директором в двух местах: в графе «Руководитель» (как работодатель) и в графе «Работник» (как работник).
• Трудовой договор — подписывается дважды: с одной стороны, от имени организации (указывается должность: «Генеральный директор»), с другой — от себя лично (ФИО, подпись).
• Трудовая книжка — запись о приеме заверяется печатью организации (если она есть) и подписью директора-учредителя в качестве работодателя. Если печати нет, достаточно подписи.

Если в организации нет кадрового работника, директор сам ведет трудовые дела, включая заполнение трудовых книжек;

Как оформить увольнение директора-учредителя?

Увольнение директора-учредителя также оформляется в общем порядке, но с учетом его двойного статуса.

Документы для увольнения:

• Решение единственного учредителя об освобождении от должности генерального директора.
• Приказ об увольнении (форма № Т-8 или произвольная).
• Трудовой договор, расторгается по решению учредителя (ст. 278 ТК РФ).

Запись в трудовой книжке при увольнении:

Графа 3: «Освобожден от должности генерального директора»

Графа 4: «На основании решения единственного учредителя №2 от »

Важно: увольнение происходит не по инициативе работника, а по решению собственника. Поэтому основанием является именно решение учредителя, а не заявление об уходе.

Особенности при отсутствии печати

С 2021 года многие организации отказались от печатей. Это не препятствует оформлению трудовой книжки. Вместо печати достаточно:

• Подписи директора-учредителя;
• Указания наименования организации;
• Реквизитов (ОГРН, ИНН).

Согласно Постановлению Правительства РФ № 225 от , отсутствие печати не является основанием для признания документа недействительным.

Электронная трудовая книжка: что делать?

С 2021 года работодатели обязаны вести электронные трудовые книжки (ЭТК) для новых сотрудников. Однако:

• Если директор-учредитель уже имеет бумажную трудовую книжку — она сохраняется до увольнения.
• Если он не имеет трудовой книжки — можно оформить ЭТК.
• Записи в ЭТК вносятся тем же порядком: решение учредителя + приказ + подпись директора как работодателя.

Важно: директор-учредитель не может быть работодателем для себя в системе ЭТК — он должен подать заявление о выборе формы трудовой книжки (бумажной или электронной) через работодателя. Но так как он и есть работодатель — он подает заявление от имени организации, а затем от себя как работника. Это формально допустимо, если документы оформлены корректно.

Частые ошибки и как их избежать

1. Ошибка: Не оформлять трудовой договор. Риск: при проверке трудовой инспекцией — штраф до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).
2. Ошибка: Писать «принят на должность» вместо «избран (назначен)». Риск: запись может быть признана недостоверной.
3. Ошибка: Не указывать основание (решение учредителя) в графе 4. Риск: запись не имеет юридической силы.
4. Ошибка: Директор не подписывает приказ от имени работодателя. Риск: документ не считается оформленным.

Директор-учредитель — это не исключение, а особый случай трудовых отношений. Главное правило:

Даже если вы — единственный человек в компании, вы все равно должны оформлять себя как работника по всем правилам Трудового кодекса РФ.

Чтобы избежать проблем с Пенсионным фондом, ФСС, трудовой инспекцией и судами:

• Заключайте трудовой договор;
• Издайте решение учредителя;
• Издайте приказ о приеме/увольнении;
• Вносите записи в трудовую книжку с правильными формулировками;
• Подписывайте все документы с обеих сторон.

Правильно оформленная трудовая книжка директора-учредителя — это не формальность, а защита ваших прав на пенсию, отпуск, больничный и социальные гарантии. Не пренебрегайте этим — даже если вы «сам себе босс»;

Важно помнить: закон не делает исключений для собственников. Вы — и работодатель, и работник. И оба статуса требуют официального оформления.