Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это официальный документ‚ в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности работника в электронном виде. С 1 января 2020 года такие сведения хранятся на информационных ресурсах Пенсионного фонда России (ПФР) и доступны как работодателю‚ так и самому сотруднику.
Правовая база
- Федеральный закон № 439‑ФЗ от г. «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» вводит обязательный переход к электронному формату трудовых книжек.
- Письмо Минтруда России № 142/ООГ‑18054 от г. фиксирует‚ что после перехода на ЭТК возврат к бумажному варианту невозможен.
- С 2021 года организации‚ принимающие на работу сотрудников без трудового стажа‚ обязаны вести их трудовую книжку исключительно в электронном виде.
Что такое 1С Камин?
1С:Камин – это специализированный набор решений 1С для бюджетных учреждений (школы‚ больницы‚ муниципальные службы и т.п.). В состав комплекса входит модуль «Зарплата и управление персоналом»‚ в котором реализованы функции ведения электронных трудовых книжек.
Основные возможности ЭТК в 1С Камин
- Автоматическое формирование записей в ЭТК при оформлении кадровых документов (приём‚ перевод‚ увольнение‚ отпуск‚ командировка и др.).
- Флаг «Отразить в трудовой книжке» – ставится в документе‚ после чего система автоматически добавляет запись в электронную книжку и в форму СЗВ‑ТД.
- Подбор сотрудников по заявлению о форме ведения трудовой книжки (бумажная/электронная) через кнопку «Подбор» в разделе кадровых документов.
- Подготовка и отправка отчетов в ПФР: СЗВ‑ТД‚ ЕФС‑1 (подраздел 1.1) – полностью автоматизировано.
- Доступ сотрудника к своей ЭТК через личный кабинет ПФР или через корпоративный портал (при интеграции).
Пошаговая инструкция по внедрению и работе с ЭТК в 1С Камин
Подготовительный этап
- Убедитесь‚ что в вашей конфигурации установлена версия 1С:Камин 8.3 (или новее) с модулем «Зарплата и управление персоналом».
- Обновите справочники «Код причины увольнения»‚ «Код вида договора» и «Код основания для записи в ТК» в соответствии с актуальными нормативными документами.
- Настройте пользовательские роли:
- HR‑менеджер – полные права на создание и изменение записей в ЭТК.
- Бухгалтер – право только на просмотр и формирование отчетов.
- Сотрудник – доступ только к своему личному кабинету ПФР.
Приём на работу
- Откройте «Кадровый документ – Приём на работу».
- Заполните обязательные реквизиты: ФИО‚ дата рождения‚ должность‚ дата начала работы.
- В разделе «Трудовая книжка» установите флаг «Отразить в трудовой книжке».
- Сохраните документ. После сохранения система автоматически:
- Создаёт запись в электронную трудовую книжку сотрудника.
- Добавляет строку в форму СЗВ‑ТД (для последующей отправки в ПФР).
Оформление переводов‚ повышения и прочих изменений
Для каждого кадрового события (перевод‚ изменение оклада‚ командировка‚ отпуск) необходимо:
- Создать соответствующий документ (например‚ «Перевод сотрудника»).
- Установить флаг «Отразить в трудовой книжке» – система сама сформирует запись в ЭТК.
- При необходимости добавить примечание (например‚ «Перевод в связи с реорганизацией»).
Увольнение
- Откройте документ «Увольнение» и заполните реквизиты (дата увольнения‚ причина‚ выписка из ТК).
- Установите флаг «Отразить в трудовой книжке». Система автоматически:
- Закрывает запись в ЭТК.
- Генерирует строку в СЗВ‑ТД с кодом причины увольнения.
- Сформируйте и подпишите «Справку о трудовой деятельности» (если требуется) – в 1С Камин она берётся из ЭТК.
Формирование отчетов для ПФР
Все сведения‚ накопленные в ЭТК‚ автоматически попадают в два основных отчёта:
- СЗВ‑ТД (Справка о заработной плате и удержаниях – Трудовая деятельность) – отправляется в ПФР ежеквартально. В 1С Камин отчет формируется через меню «Отчеты → ПФР → СЗВ‑ТД». Можно отправить:
- в бумажном виде (распечатать и подписать)‚
- через сервис 1С‑Отчетность (рекомендованный способ).
- ЕФС‑1 (Единый формуляр сведений) – формируется в подразделе 1;1. В 1С Камин откройте «Отчеты → ПФР → ЕФС‑1 (подраздел 1.1)»‚ проверьте корректность данных и отправьте через электронный канал.
Работа с заявлениями сотрудников
Сотрудники могут подать заявление о желаемой форме ведения трудовой книжки (бумажная/электронная). В 1С Камин процесс выглядит так:
- Перейдите в «Кадровый документ – Заявление сотрудника».
- Выберите тип заявления «Форма ведения трудовой книжки». Укажите желаемый вариант.
- Сохраните документ. При согласии сотрудника система:
- Переключает флаг «Отразить в трудовой книжке» в будущих документах.
- Обновляет статус в справочнике «Сотрудники».
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли вернуть бумажную трудовую книжку после перехода на электронную?
Нет. Согласно письму Минтруда № 142/ООГ‑18054‚ после перехода на ЭТК возврат к бумажному варианту запрещён.
Как сотруднику получить доступ к своей ЭТК?
Сотрудник регистрируется на портале Личный кабинет ПФР и вводит свои данные (СНИЛС‚ ИНН). Доступ к записям в ЭТК предоставляется автоматически после загрузки данных работодателем.
Что делать‚ если в ЭТК отсутствует запись о ранее отработанном периоде?
Проверьте‚ был ли установлен флаг «Отразить в трудовой книжке» в соответствующем кадровом документе. Если флаг не был установлен‚ откройте документ‚ включите флаг и проведите документ повторно (можно использовать кнопку «Перепровести»).
Как вести сотрудников без трудового стажа?
С 2021 года такие сотрудники обязаны иметь только электронную трудовую книжку. В 1С Камин создайте документ «Приём на работу» с установленным флагом «Отразить в трудовой книжке» – система не будет требовать бумажную форму.
Какие коды необходимо использовать в СЗВ‑ТД?
Коды берутся из справочника «Коды оснований для записи в ТК». При вводе нового документа система автоматически подставит правильный код в форму СЗВ‑ТД.
Лучшие практики внедрения ЭТК в 1С Камин
- Единый процесс – всегда используйте один шаблон кадрового документа с включённым флагом «Отразить в трудовой книжке». Это исключит человеческие ошибки.
- Регулярные проверки – раз в месяц сравнивайте данные в 1С с выпиской из ПФР (через личный кабинет). При расхождениях сразу корректируйте.
- Обучение персонала – проведите инструктаж HR‑специалистов и бухгалтеров по работе с флагами‚ формами СЗВ‑ТД и ЕФС‑1.
- Резервное копирование – хотя данные хранятся в ПФР‚ рекомендуется делать ежедневный бэкап базы 1С‚ чтобы иметь локальную копию всех кадровых документов.
- Автоматические уведомления – настройте рассылку напоминаний о необходимости подачи заявлений сотрудников о форме ведения ТК.
Пример полного цикла работы с ЭТК
Рассмотрим типичный сценарий для нового сотрудника «Электронов И.И.» в бюджетной школе.
- Подготовка заявления: сотрудник подаёт заявление «Хочу вести трудовую книжку в электронном виде». HR регистрирует заявление в 1С Камин.
- Приём на работу: в документе «Приём на работу» ставится флаг «Отразить в трудовой книжке». Система создаёт запись в ЭТК и строку в СЗВ‑ТД.
- Перевод: через месяц сотрудник переводится на другую должность. В документе «Перевод» флаг остаётся включённым – запись в ЭТК обновляется автоматически.
- Отпуск: при оформлении отпуска система добавляет запись о периоде отпуска в ЭТК (поле «Отпуск»).
- Увольнение: в документе «Увольнение» указываем причину «По собственному желанию»‚ ставим флаг. ЭТК закрывается‚ в СЗВ‑ТД появляется строка с кодом причины увольнения.
- Отчётность: в конце квартала формируем СЗВ‑ТД и отправляем через 1С‑Отчетность. После подтверждения ПФР проверяем‚ что все записи синхронизированы.
Внедрение электронных трудовых книжек в 1С Камин – это не только требование законодательства‚ но и удобный инструмент автоматизации кадрового учёта. При правильной настройке флагов‚ справочников и отчетов процесс становится полностью автоматическим‚ а риск ошибок сводится к минимуму. Следуя изложенным рекомендациям‚ вы сможете быстро перейти на электронный формат‚ обеспечить полную соответствие требованиям ПФР и предоставить сотрудникам удобный доступ к их трудовой истории.
Дата актуализации статьи: