Оформление записи об увольнении в трудовую книжку — это финальный и крайне важный этап прекращения трудовых отношений․ Ошибка в формулировке может привести к проблемам с получением пособия‚ трудоустройством или даже к спорам с будущим работодателем․ В этой статье подробно разберем‚ как должна выглядеть запись при увольнении по собственному желанию в 2026 году‚ приведем актуальные образцы для бумажной и электронной книжки‚ а также выделим ключевые правила и частые ошибки․

Правовое основание: что говорит Трудовой кодекс?

Увольнение по собственному желанию (по инициативе работника) регулируется пунктом 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса РФ․ Именно на эту норму должна ссылаться запись в трудовой книжке․ Это гарантирует‚ что основание увольнения будет понятным и юридически безупречным для любых инстанций (служба занятости‚ банки‚ новые работодатели‚ суд)․

Требования к записи: общие правила

Согласно действующему Порядку ведения и хранения трудовых книжек (утвержден Постановлением Правительства РФ)‚ запись об увольнении должна содержать:

• Дату увольнения (число‚ месяц‚ год)․
• Наименование основания увольнения в точном соответствии с формулировкой ТК РФ․
• Номер и дату приказа (распоряжения) работодателя‚ на основании которого произведена запись․
• Подпись ответственного лица (обычно начальника отдела кадров или иного уполномоченного лица) и расшифровку подписи․
• Отметку о том‚ что работник ознакомлен с записью (подпись работника)․

Запись вносится синими или черными чернилами пастой‚ без исправлений‚ помарок и сокращений (кроме общепринятых‚ например «г․» для года)․

Образец записи в бумажную трудовую книжку (2026)

Ниже представлен классический и единственно верный вариант записи‚ который использует кадровые службы и который признает Роструд․

Вариант 1: Стандартная запись

Вариант 2: Более краткая‚ но также допустимая запись (часто используется)

Важно: Фразы «уволен по собственному желанию»‚ «увольнение по инициативе работника» без ссылки на конкретную норму ТК РФ не являются корректными и могут быть оспорены․ Запись «Уволен по соглашению сторон» — это совершенно другое основание (п․ 1 ч․ 1 ст․ 78 ТК РФ)․

Особенности оформления электронной трудовой книжки (ЭТК)

Если работник выбрал ЭТК (сведения ведутся в соответствии с Федеральным законом № 406-ФЗ)‚ то при увольнении ему обязательно выдается документ по форме СТД-Р («Сведения о трудовой деятельности работника»)․

В разделе 4 (Сведения об увольнении) формы СТД-Р также должна быть корректная запись․ Образец заполнения этого документа аналогичен записи в бумажную книжку‚ но оформляется в виде структурированного электронного документа․

Пошаговая инструкция для кадровика

1. Подготовьте приказ об увольнении․ Основание в приказе должно быть сформулировано точно так же: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника на основании пункта 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»․
2. Дождитесь истечения срока предупреждения․ Работник обязан предупредить работодателя в письменной форме о своем намерении уволиться не менее чем за 14 календарных дней (если иное не предусмотрено коллективным договором или ТК РФ для отдельных категорий)․ Увольнение считается совершенным только после истечения этого срока․
3. В день увольнения произведите окончательный расчет с работником и выдайте ему все документы (трудовую книжку/СТД-Р‚ справку 2-НДФЛ и т․д․)․
4. Внесите запись в трудовую книжку․ Используйте один из приведенных выше образцов․ Убедитесь‚ что дата в записи совпадает с датой увольнения (последним днем работы)‚ указанной в приказе․
5. Ознакомьте работника с записью․ Получите его подпись в графе «С записью ознакомлен»․ Если работник отказывается ставить подпись‚ сделайте об этом отметку в книжке с указанием даты и подписью двух свидетелей․

Типичные ошибки и их последствия

• Ошибка: Запись «Уволен по собственному желанию» без ссылки на ст․ 77 ТК РФ․
  Последствие: Запись может быть признана некорректной‚ что создаст проблемы при подтверждении страхового стажа или получении пособия․
• Ошибка: Указание даты увольнения‚ не соответствующей дате приказа и последнему рабочему дню․
  Последствие: Несовпадение дат в разных документах вызовет вопросы у инспекторов․
• Ошибка: Отсутствие подписи работника об ознакомлении․
  Последствие: Факт ознакомления не подтвержден‚ что может быть использовано работником в споре․
• Ошибка: Использование красных чернил‚ карандаша‚ исправления․
  Последствие: Трудовая книжка может быть признана недействительной‚ потребуется ее дублирование․

Что делать‚ если запись уже внесена с ошибкой?

Если в трудовой книжке уже есть некорректная запись‚ ее необходимо исправить в установленном порядке․ Для этого:

1. Издается приказ об исправлении записи в трудовой книжке (с указанием номера и даты первоначального приказа об увольнении)․
2. В графе «Сведения об обучении и повышении квалификации» (или на свободном месте) делается новая‚ правильная запись‚ с обязательной ссылкой на приказ об исправлении․
3. Ошибочная запись не зачеркивается‚ а сохраняеться как есть․ Под исправленной записью ставится подпись работника об ознакомлении․

Для электронной книжки исправление производится путем внесения корректирующей записи в ЭТК с указанием основания․

Корректная запись в трудовой книжке при увольнении по собственному желанию — это просто‚ если следовать шаблону․ Главное правило: всегда указывать полную формулировку основания — «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника‚ пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»․ Это защитит и работника‚ и работодателя от будущих проблем․ Перед внесением записи всегда перепроверяйте ее по приказу об увольнении и актуальным образцам от авторитетных источников‚ таких как КонсультантПлюс или официальные разъяснения Роструда․

Статья подготовлена на основе актуальных норм трудового законодательства РФ и практики ведения кадрового учета по состоянию на 2026 год․