Электронная трудовая книжка (ЭТК) – важный документ для учета трудовой деятельности сотрудников. В 1С:ЗУП (Зарплата и управление персоналом) процесс внесения записей в ЭТК автоматизирован, но требует внимательности и соблюдения определенных правил. В этой статье мы подробно рассмотрим, как внести запись о переходе на ЭТК, отразить кадровые изменения и сформировать отчетность.
Важно помнить:
- Все изменения в ЭТК должны быть основаны на документах, таких как заявления сотрудников, приказы о приеме, переводе, увольнении.
- Необходимо своевременно формировать и сдавать отчетность в Социальный фонд России (СФР).
- Регулярно обновляйте 1С:ЗУП до актуальной версии, чтобы учитывать изменения в законодательстве.
Переход на электронную трудовую книжку
Заявление сотрудника
Первым шагом является получение заявления от сотрудника о выборе формы ведения трудовой книжки. Заявление должно содержать информацию о желании перейти на электронную форму.
Настройка в 1С:ЗУП
Перейдите в раздел Настройка -> Кадровый учет -> Настройки кадрового учета и штатного расписания.
Установите флажок Ведется электронная трудовая книжка.
Перейдите в раздел Настройка -> Классификаторы -> Трудовые функции.
Создайте новую запись с обобщенным названием должности (например, «Руководители»).
Выберите соответствующий код по ОКЗ.
Перейдите в раздел Кадры -> Штатное расписание (или Должности).
Откройте нужную должность и в поле Трудовая функция выберите созданную запись.
Прием на работу
Создайте документ Прием на работу (Кадры -> Приемы, переводы, увольнения).
На вкладке Главная установите флажок 1С ЗУП отразить в трудовой книжке.
Убедитесь, что в поле Трудовая функция подтянулась верная запись из классификатора.
Кадровый перевод
Создайте документ Кадровый перевод (Кадры -> Приемы, переводы, увольнения).
Установите флажок Перевести в другое подразделение или на другую должность.
Заполните новые данные (подразделение, должность).
Обязательно установите флажок Отразить в трудовой книжке.
На вкладке Условия увольнения выберите основание увольнения из справочника.
Установите флажок Отразить в трудовой книжке.
Увольнение
При увольнении необходимо установить флажок Отразить в трудовой книжке в документе Увольнение.
Отражение кадровых изменений
Приостановление и возобновление трудовых договоров
Для отражения приостановления и возобновления трудовых договоров используйте документы Приостановление трудовых договоров и Возобновление трудовых договоров. Установите флажок Отразить в трудовой книжке.
Другие изменения
Для отражения других изменений (например, изменение должности, заработной платы) используйте соответствующие документы (например, Повышение квалификации, Изменение заработной платы).
Формирование отчетности
Сведения о трудовой деятельности, ЕФС-1
Перейдите в раздел Кадры -> Электронные трудовые книжки -> Создать -> Сведения о трудовой деятельности, ЕФС-1.
Укажите сотрудника и дату.
Программа автоматически заполнит мероприятие НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ (для гражданских правоотношений) или НАЧАЛО ТРУДОВОГО ДОГОВОРА (для трудовых отношений).
Сформируйте отчет.
Регистрация трудовой деятельности
Перейдите в раздел Кадры -> Электронные трудовые книжки -> Регистрация трудовой деятельности.
Для изменения данных выберите неверное мероприятие и введите правильные данные.
Для отмены данных выберите неверное мероприятие и нажмите кнопку «Отменить».
После проведения регистрации создайте новый отчет ЕФС-1 с исправленными данными.
Сроки сдачи отчетности
Отчетность в СФР по ЭТК сдается не позднее 25 числа месяца, следующего за отчетным.
Важные замечания
- Убедитесь, что программа 1С:ЗУП обновлена до актуальной версии.
- Внимательно проверяйте правильность заполнения кодов и дат.
- Соблюдайте требования законодательства при ведении ЭТК.
- Регулярно сверяйте данные ЭТК с бумажными трудовыми книжками (если они ведутся параллельно).
Внесение записей в электронную трудовую книжку в 1С:ЗУП – это важный процесс, требующий внимательности и соблюдения правил. Следуя инструкциям, представленным в этой статье, вы сможете эффективно вести ЭТК и избежать ошибок при сдаче отчетности.
Отказ от ответственности: Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. При возникновении вопросов обращайтесь к специалистам.