В 2026 году вопрос о переходе на электронные трудовые книжки (ЭТК) остается одним из самых актуальных для работников и работодателей. С момента старта реформы в 2020 году прошло уже несколько лет, и законодательство окончательно сформировало правила игры. Многие до сих пор задаются вопросом: обязательно ли отказываться от бумажного документа или можно продолжать вести его параллельно? В этой статье мы разберем все нюансы, опираясь на действующий Трудовой кодекс РФ и актуальные нормы 2026 года.

Краткий ответ: обязателен ли перевод?

Ответ на этот вопрос зависит от того, когда вы впервые устроились на работу:

• Для тех, кто впервые поступил на работу после 31 декабря 2020 года: Бумажные трудовые книжки для них больше не заводятся. Вся информация об их трудовой деятельности ведется исключительно в электронном виде. Для них перевод не требуется, так как у них просто нет бумажного аналога.
• Для работников, имевших трудовой стаж до 1 января 2021 года: Перевод в электронный вид не является принудительным. Закон сохранил за этими гражданами право выбора: оставить бумажную трудовую книжку и вести её параллельно с электронной, либо отказаться от бумажной версии полностью.

Таким образом, если у вас есть бумажная трудовая книжка, полученная до 2021 года, никто не имеет права заставлять вас от неё отказываться. Она не утрачивает юридической силы и остается действительным документом, подтверждающим ваш стаж за весь период работы.

Почему возникла путаница с «обязательностью»?

С 1 января 2021 года цифровая версия стала основной и обязательной для работодателей в части передачи данных. Это означает, что работодатель обязан вносить сведения о приеме, переводе и увольнении в электронный реестр Пенсионного фонда (СФР) независимо от того, выбрал работник электронную книжку или оставил бумажную.

Однако для сотрудника формат хранения данных остается делом добровольным (при условии наличия стажа до 2021 года). Работодатель по требованию работника обязан вносить записи и в бумажную книжку (согласно ст. 66 ТК РФ и ст. 48 КЗоТ в соответствующих редакциях), если работник не написал заявление об отказе от бумажного формата.

Ключевые даты и правила перехода

1. 2020 год: Стартовал переходный период. Работникам предлагалось написать заявление о выборе формата ведения книжки.
2. До 31 декабря 2020 года: Сотрудники должны были принять решение. Те, кто не подал заявление об отказе от бумажной книжки, сохранили её.
3. С 1 января 2021 года: Для новых сотрудников (без стажа) бумажные книжки не заводятся. Для остальных данные начали вестись в электронном виде параллельно с бумажными (если не был сделан выбор в пользу только электронного формата).
4. 2026 год (текущий момент): Система полностью отлажена. Электронный формат является приоритетным, но бумажный вариант для «старожилов» рынка труда по-прежнему легитимен.

Зачем тогда переходить на электронную трудовую книжку?

Хотя перевод не является строго обязательным для тех, у есть бумажный вариант, эксперты и статистика (более 24 млн человек уже перешли на ЭТК) указывают на ряд весомых преимуществ электронного формата:

• Безопасность и сохранность: Электронную книжку невозможно потерять, порвать, испачкать или лишиться в случае пожара. Данные хранятся в защищенной базе Социального фонда России (СФР).
• Удобство получения справок: Выписку о трудовой деятельности (форма СТД-Р или СТД-СФР) можно получить мгновенно через портал Госуслуг, в МФЦ или в клиентской службе СФР, не обращаясь к работодателю за заверением бумажного документа.
• Прозрачность: Работник видит всю историю своих трудоустройств в реальном времени и может быстро обнаружить ошибки или незаконные действия недобросовестных работодателей.
• Скорость оформления: При устройстве на новую работу не нужно нести бумажную книжку, ждать, пока кадровик внесет запись. Все данные уже в системе.

Важно сохранить: роль бумажной книжки

Даже если вы решили полностью перейти на электронный формат, категорически не рекомендуется выбрасывать или уничтожать бумажную трудовую книжку, если в ней есть записи о стаже до 2020 года.

Именно бумажный документ является первичным подтверждением стажа, заработанного в период до введения обязательного электронного учета. Хотя данные из бумажных книжек массово оцифровывались, в некоторых случаях (например, при обнаружении расхождений или отсутствии данных в базе за старые периоды) оригинал бумажной книжки может потребоваться для подтверждения прав на пенсию или льготный стаж.

Как оформить переход?

Если вы относитесь к категории работников, имеющих право выбора (стаж до 2021 года), и решили отказаться от бумажной трудовой книжки в пользу электронной:

1. Напишите заявление работодателю об отказе от ведения бумажной трудовой книжки.
2. Работодатель передаст сведения в СФР.
3. Вам выдадут на руки вашу бумажную трудовую книжку (храните её дома!).
4. С этого момента все новые записи будут вестись только в электронном виде.

В 2026 году перевод трудовой книжки в электронный вид не является принудительным для тех, кто начал трудовую деятельность до 2021 года. Государство оставило право выбора за гражданином. Однако преимущества цифровизации очевидны: это безопасность данных, удобство доступа и отсутствие бюрократии.

Главное правило, которое нужно помнить: электронная трудовая книжка не заменяет бумажную полностью в ретроспективном плане. Бумажный документ, содержащий записи о работе до 2020 года, необходимо бережно хранить в любом случае, независимо от выбранного формата ведения стажа в настоящем.