С 1 января 2020 года в России начался поэтапный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Этот процесс кардинально изменил порядок учета трудовой деятельности работников и ввел новую обязательную отчетность для работодателей — форму СЗВ-ТД (Сведения о трудовой деятельности). В этой статье подробно разберем, что такое ЭТК, кто и когда должен сдавать СЗВ-ТД, и как правильно ее заполнять.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Электронная трудовая книжка — это официальный документ, содержащий сведения о трудовой деятельности гражданина, который хранится в единой базе Пенсионного фонда России (ПФР). Она является полным аналогом бумажной трудовой книжки, но в цифровом формате.

Ключевые особенности:

• Ведется автоматически на основании отчетов СЗВ-ТД, которые сдают все работодатели.
• Работник может в любой момент получить выписку из своей ЭТК через личный кабинет на сайте ПФР или через портал Госуслуг.
• Не требует физического хранения, исключает риск потери или порчи.

Бумажная или электронная? Право выбора работника

Важно помнить: первоначальный выбор формата делает сам работник. Работодатель не вправе навязать ему электронный вариант.

• Если работник подал заявление об отказе от бумажной трудовой книжки (или никогда ее не имел) — сведения о его трудовой деятельности передаются в ПФР только в электронном виде (через СЗВ-ТД). Бумажная книжка не ведется.
• Если работник не подавал заявление (или подал заявление о выдаче бумажной книжки) — работодатель обязан вести бумажную трудовую книжку и одновременно передавать сведения о его трудовой деятельности в ПФР по форме СЗВ-ТД. То есть данные дублируются.

Форма СЗВ-ТД: кто, когда и зачем сдает?

СЗВ-ТД — это ежемесячная отчетная форма, в которой работодатель сообщает в ПФР все изменения в трудовой деятельности каждого сотрудника, выбравшего ЭТК или не сделавшего выбор.

Кто обязан сдавать СЗВ-ТД?

• Все работодатели (организации и ИП), у которых есть наемные работники.
• Отчитываться нужно по каждому сотруднику, в отношении которого ведется учет (и в бумажной, и в электронной форме).

Сроки сдачи СЗВ-ТД

Отчет представляется ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

Пример: Сведения за январь 2024 года нужно передать в ПФР не позднее 15 февраля 2024 года.

За что отвечает СЗВ-ТД?

В отчете отражаются все кадровые события, влияющие на трудовую деятельность:

• Прием на работу (в т.ч; первый в карьере).
• Увольнение.
• Переводы, изменения условий трудового договора.
• Начало/окончание испытательного срока.
• Назначение/снятие дисциплинарного взыскания.
• Сведения о трудовой деятельности по состоянию на (для «первоначальных» записей).

Как правильно заполнить СЗВ-ТД: пошаговая инструкция

Заполнение можно выполнить несколькими способами: через 1С:ЗУП, специализированные сервисы (Такском, СБИС, Контур) или напрямую в личном кабинете ПФР. Алгоритм в целом одинаков.

Шаг 1: Определите категорию сотрудника

Это ключевой момент, от которого зависит, что нужно указывать в отчете.

1. Новый сотрудник, впервые принимаемый на работу (с 2020 года). У него нет никаких сведений в ПФР.
   • В СЗВ-ТД нужно указать дату его заявления о выборе формата трудовой книжки (если оно было) или факт отсутствия заявления.
   • Указать сведения о трудовой деятельности по состоянию на (обычно — «не имел»).
2. Сотрудник, уже состоящий в трудовых отношениях до 2020 года. У него уже есть запись в ПФР.
   • В СЗВ-ТД НЕ заполняется табличная часть о выборе электронной трудовой. Указывается только текущее событие (прием, увольнение и т.д.).
3. Сотрудник, выбравший бумажную книжку.
   • В отчете указывается дата его заявления о выдаче бумажной трудовой книжки.
   • Все кадровые события по нему передаются в ПФР как обычно.

Шаг 2: Соберите данные

Для каждого события подготовьте:

• ФИО, СНИЛС, дату рождения сотрудника.
• Дату и номер приказа (распоряжения) о событии.
• Наименование должности (профессии) по Единому тарифно-квалификационному справочнику (ЕТКС) или ОКПДТР.
• Подразделение, в котором работает сотрудник;
• Основание для события (например, ст. 61, 77 ТК РФ).

Шаг 3: Заполните форму в программе

В большинстве современных программ (1С, СБИС и др.) процесс максимально автоматизирован:

1. Создайте документ «Сведения о трудовой деятельности (СЗВ-ТД)» за нужный месяц.
2. Нажмите кнопку «Заполнить» или «Из учета». Программа сама подтянет данные из кадрового и расчетного модулей.
3. Внимательно проверьте автоматически заполненные поля, особенно:
   • Дату заявления о выборе формата (если требуется).
   • Код причины увольнения (при увольнении).
   • Наименование должности и подразделение.
4. Для новых сотрудников (первичное заполнение) может потребоваться ручное указание сведений на .

Шаг 4: Проверьте и отправьте

• Сформируйте электронную подпись (ЭЦП) для руководителя/бухгалтера.
• Отправьте отчет через электронный документооборот (ЭДО) с ПФР. Это можно сделать:
  • Через встроенный модуль в программе (1С, СБИС, Такском).
  • Через личный кабинет страхователя на сайте ПФР.
• Сохраните квитанцию о приеме от ПФР (это ваш документ, подтверждающий сдачу).

Частые ошибки и как их избежать

• Не указали дату заявления о выборе формата для новых сотрудников или выбравших бумажную книжку. Это грубая ошибка, ведущая к отклонению отчета.
• Заполнили табличную часть о выборе ЭТК для сотрудников, принятых до 2020 года. Для них эта часть не требуется.
• Указали неверный код причины увольнения. Используйте коды из Приложения №1 к Постановлению Правления ПФР от № 370п.
• Отправили отчет с опозданием. Начисляются штрафы по ст. 15.33 КоАП РФ.
• Не проверили автоматически заполненные данные. Ошибки в ФИО, СНИЛС, датах приводят к некорректной записи в ЭТК.

Краткая шпаргалка: что нужно помнить

1. СЗВ-ТД сдается ежемесячно до 15-го числа.
2. Уточняйте у каждого сотрудника его выбор: электронная или бумажная трудовая книжка? Запись о выборе (или отказе) — это первое, что нужно отразить в СЗВ-ТД для нового сотрудника.
3. Для сотрудников, принятых до 2020 года, таблицу о выборе не заполняем.
4. Данные в отчете должны полностью соответствовать приказам и трудовым договорам.
5. Всегда проверяйте автоматическую выгрузку из 1С или другой системы.
6. Сохраняйте квитанцию ПФР.

Ведение электронных трудовых книжек и сдача формы СЗВ-ТД — это теперь обязательная ежедневная практика для каждого бухгалтера и кадровика. Ключ к успеху — четкое понимание правил, аккуратность при заполнении и использование автоматизированных систем, которые значительно снижают риск ошибок. Помните, что от качества вашего отчета напрямую зависит корректность пенсионных данных ваших сотрудников в будущем.

Информация в статье актуальна на момент написания. Всегда сверяйтесь с последними изменениями законодательства и официальными разъяснениями ПФР.