В 2026 году в России действует новая форма трудовой книжки – электронная. Она хранится в базе Социального фонда России (СФР) и полностью заменяет бумажный вариант. При этом для генерального директора (генерального директора, совместившегося с другой должностью) важно правильно отразить перевод в соответствующей записи.

Правовая основа

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 66.1) устанавливает форму и содержание трудовой книжки.
• С 1 января 2020 г. введена электронная трудовая книжка, которая является официальным документом, фиксирующим сведения о трудовом стаже, заработной плате и социальных выплатах.
• Сведения о трудовой деятельности подаются в СФР в форме ЕФС‑1 (раз в квартал).

Что именно нужно записать в трудовой книжке

При переводе генерального директора на новую должность (или на совместительство) в трудовой книжке должны быть указаны:

• Дата перевода.
• Новая должность (например, «генеральный директор» или «генеральный директор одновременно с должностью …»).
• Наименование организации‑работодателя;
• Сведения о предыдущей должности, если перевод связан с её прекращением.

В электронной форме эти данные автоматически обновляются в базе СФР и отображаются в личном кабинете работника.

Как оформить запись в бумажной форме (если используется)

Если организация всё ещё использует бумажный вариант, запись делается вручную в соответствующей строке «Должность». При этом в графе «Примечание» указывается «Перевод на должность генерального директора».

Пошаговый алгоритм оформления перевода

1. Подготовка документа – составляется приказ о переводе, подписывается руководителем организации.
2. Обновление данных в СФР – работодатель в течение 10 дней подаёт в СФР форму ЕФС‑1 с указанием нового места работы и новой должности.
3. Внесение записи в трудовую книжку – в бумажный документ вносится запись о переводе; в электронном виде запись автоматически появляется в электронной книжке.
4. Подтверждение работником – работник получает подтверждение (в электронном виде – уведомление в личном кабинете СФР).
5. Хранение документа – в случае бумажной формы сохраняется копия приказа и запись в книжке; в электронной – сохраняется ссылка на запись в базе СФР.

Особенности записи для генерального директора

Для генерального директора часто используется форма совместительства. В этом случае в трудовой книжке указывается двойная должность:

• «Генеральный директор (с ) – совмещаю с должностью «Бухгалтер организации»».
• Если перевод происходит из одной организации в другую, в записи указываются обе организации и даты начала работы в каждой.

Важно, чтобы в записи отражалось датирование перехода и основание (приказ, договор и т.д.).

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли изменить запись в электронной книжке? – Да, при наличии нового приказа и поданной формы ЕФС‑1 запись автоматически обновляеться.
• Нужен ли подпись и печать при оформлении электронной записи? – Для электронного документа подпись и печать не требуются, но работодатель обязан подтвердить факт перевода в СФР.
• Что делать, если перевод был произведён до ввода электронной формы? – В таком случае в электронной книжке вручную вносится запись, а в СФР подаётся соответствующая информация.

Перевод генерального директора в трудовой книжке – это не просто формальность, а обязательный элемент документооборота, регулируемый Трудовым кодексом и требованиями СФР. Правильное оформление гарантирует:

• соответствие законодательству;
• прозрачность информации для работника;
• корректный расчёт стажа и выплат;
• отсутствие проблем при проверках контролирующих органов.

При соблюдении описанного порядка перевод будет отражен как в бумажной, так и в электронной форме трудовой книжки, что упрощает работу как работодателя, так и сотрудника.