В процессе трудовой деятельности любого работника может наступить момент, когда свободные страницы в его трудовой книжке (разделы «Сведения о работе» или «Сведения о награждениях») заканчиваются․ В этом случае работодателю необходимо оформить специальный вкладыш․ У кадровиков и бухгалтеров часто возникает вопрос: вкладыш в трудовую книжку — это бланк строгой отчетности или обычный канцелярский товар? Ответ однозначен — да, это документ строгой отчетности (БСО), и к его учету, хранению и оформлению предъявляются особые требования․
Что такое вкладыш и почему он является БСО?
Вкладыш в трудовую книжку применяется в случае, когда в трудовой книжке заканчиваются листы для записей․ Сам по себе, отдельно от трудовой книжки, он недействителен․ При этом юридическая сила вкладыша приравнивается к основному документу, подтверждающему стаж гражданина․
Тот факт, что вкладыш является бланком строгой отчетности, подтвержден на законодательном уровне:
- Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее утвержден Приказом Минфина России от № 117н․
- Изготовлением таких бланков занимается исключительно государственная организация — объединение «Гознак»․ Об этом постоянно напоминают суды (в частности, Верховный Суд в решении от № ГКПИ07-564)․
- Согласно п․ 337 Инструкции к Единому плану счетов 157н, трудовые книжки и вкладыши к ним прямо названы бланками строгой отчетности․
Правила хранения и бухгалтерский учет
Поскольку вкладыш — это БСО, организация обязана обеспечить его сохранность и правильный учет․ Законом установлены строгие рамки для работы с такими документами․
Хранение
Бланки трудовой книжки и вкладыша в неё должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их полную сохранность․ Это требование обязательно для всех работодателей без исключения․
Бухгалтерский учет
В бухгалтерском учете приобретенные вкладыши не следует отражать в составе запасов․ Для них предусмотрен специальный забалансовый счет:
- Счет 006 «Бланки строгой отчетности» — информация о наличии и движении вкладышей отражается именно здесь (письмо Минфина РФ от № 07-05-06/18)․ Учет на данном счете ведется в условной оценке․
Учет испорченных бланков
Заполнять титульный лист вкладыша следует максимально аккуратно․ Помарки и исправления на нем не допускаются․ Если при заполнении была допущена ошибка, бланк считается испорченным․ Его необходимо уничтожить, но перед этим номер испорченного бланка обязательно фиксируется в журнале учета (книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них)․
Как правильно оформить и выдать вкладыш
Процедура выдачи вкладыша требует соблюдения строгого алгоритма действий:
- Заявление работника․ Увидев, что в документе закончилось место, представитель работодателя просит сотрудника написать заявление на выдачу вкладыша․
- Приказ руководителя․ Заявление визируется руководителем, и на его основании издается соответствующий приказ о выдаче вкладыша в трудовую книжку․
- Покупка бланка․ Поскольку бланк вкладыша, документ строгой отчетности, работодатель обязан покупать его самостоятельно в специализированной организации, имеющей право на реализацию продукции Гознака․
- Заполнение․ Оформление титульного листа вкладыша не отличается от заполнения самой трудовой книжки․
- Запись в трудовой книжке․ На внутренней стороне обложки (или в разделе «Сведения о работе» перед первой записью) ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш в трудовую книжку» с указанием серии и номера вкладыша․ Допускается внесение этой записи от руки, если штамп отсутствует․
- Вшивание․ Вкладыш нужно вшить в бланк трудовой книжки, а не просто вложить! Обычно его подшивают в самом конце, после последней страницы трудовой книжки, либо в середине, между листами с записями․ Отдельно от трудовой книжки вкладыш не имеет юридической силы․
Журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей
Все выданные вкладыши подлежат обязательной регистрации․ Для этого используется книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них․
Важно отметить несколько нюансов ведения этого журнала:
- Обойтись книгой учёта только в электронном виде не получится, так как бланки бумажных трудовых книжек и вкладышей являються документами строгой отчетности, журнал должен иметь бумажный носитель․
- Если вы больше не хотите вести журнал по унифицированной форме, вы можете смело разрабатывать свою — теперь это не запрещено законодательством․