Современная Россия активно цифровизирует различные сферы жизни, и трудовые отношения не стали исключением. Одним из ключевых изменений стало внедрение электронных трудовых книжек (ЭТК). Эта статья подробно разберет, что такое заявление на переход к электронному документу, в каких случаях оно нужно, как его правильно составить и какие права у работника в этой ситуации.

Что такое электронная трудовая книжка и зачем она нужна?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это официальный электронный документ, который хранится в базе данных Социального фонда России (СФР). В ней отражается вся информация о трудовой деятельности гражданина:

• Персональные данные (ФИО, СНИЛС, дата рождения).
• Сведения о каждом месте работы: дата приема и увольнения, должность, подразделение.
• Основания прекращения трудового договора.
• Сведения о награждениях и поощрениях.

Главное преимущество ЭТК: она не может быть утеряна, испорчена или украдена. Доступ к ней у работника есть в любое время через личный кабинет на портале Госуслуг. С 2021 года для работодателей стало обязательным вести только электронные трудовые книжки при приеме на работу новых сотрудников.

Когда нужно заявление на электронную трудовую книжку?

Ситуации, требующие письменного заявления от работника, можно разделить на два основных случая:

При приеме на новую работу

Если у вас уже есть бумажная трудовая книжка (ТК), и вы устраиваетесь на новое место, вам необходимо решить, как вы хотите вести учет трудовой истории дальше. По умолчанию, если вы не подадите заявление, работодатель обязан оформить вам ЭТК в СФР. Однако вы можете написать заявление с просьбой:

• Оформить электронную трудовую книжку. Это стандартный вариант. Ваша бумажная ТК будет возвращена вам, а все дальнейшие записи будут вноситься только в электронный вариант.
• Продолжать вести бумажную трудовую книжку. Это ваше право, если вы не хотите переходить на цифровой формат. В этом случае работодатель будет вносить записи в вашу старую бумажную книжку, а в СФР будет создана только «нулевая» ЭТК (без записей).

При переводе с бумажного варианта на электронный (у текущего работодателя)

Если вы уже работаете и у вас есть бумажная ТК, вы можете в любой момент подать заявление руководителю с просьбой прекратить ведение бумажной книжки и перейти на электронную. После этого все новые записи будут вноситься в ЭТК, а старая бумажная книжка будет возвращена вам с отметкой о прекращении ее использования.

Важно! Одновременное ведение двух книжек (и бумажной, и электронной) не допускается. Выбор за вами, но решение должно быть зафиксировано письменно.

Образец заявления на оформление электронной трудовой книжки

Заявление составляется в произвольной форме на имя руководителя организации. Рекомендуется использовать деловой стиль.

Примерная структура документа:

1. Шапка: «Директору [Название организации]», «от [Ваша должность] [Ваше ФИО]».
2. «Заявление».
3. Основная часть: Четко сформулируйте вашу просьбу. Укажите, что вы, исходя из ст. 66.1 Трудового кодекса РФ, просите оформить вам электронную трудовую книжку и прекратить ведение бумажного носителя. Можно указать, что на hand-у вас имеется бумажная трудовая книжка (серия, номер).
4. Дата и подпись.

Образец текста заявления:

Как правильно заполнить и подать заявление?

• Форма: Письменное заявление на обычном листе бумаги (форма свободная).
• Сроки: Подать заявление можно как при приеме на работу (вместе с другими документами), так и в период трудовых отношений.
• Кому подавать: Непосредственно руководителю организации или в отдел кадров (HR).
• Копия: Рекомендуется сделать копию заявления для себя. На вашем экземпляре кадровик или руководитель может поставить отметку о принятии (дата, подпись, входящий номер).
• Приложение: К заявлению нужно приложить вашу бумажную трудовую книжку (если она у вас есть), чтобы кадровик мог сделать в ней соответствующую отметку о прекращении ее действия и передать ее вам обратно.

Что происходит после подачи заявления?

После получения вашего заявления работодатель обязан:

1. Внести в вашу бумажную ТК запись: «Трудовая книжка прекращает действие с [дата] в связи с оформлением электронной трудовой книжки». Книжка возвращается вам.
2. Передать информацию о вас (ФИО, СНИЛС, данные паспорта) в Социальный фонд России для создания/активации вашей ЭТК.
3. В дальнейшем все сведения о вашей трудовой деятельности (прием, увольнение, переводы) будут направляться в СФР и отображаться только в электронном виде.

Права работника и важные нюансы

• Доступ к ЭТК: Вы можете в любой момент получить выписку из электронной трудовой книжки через портал Госуслуг (требуется подтвержденная учетная запись) или лично в отделении СФР. Выписка имеет ту же юридическую силу, что и бумажная ТК.
• Отказ от ЭТК: Вы имеете полное право не переходить на электронный формат. В этом случае вы пишете заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки, и работодатель продолжает в нее вносить записи. Однако с 2021 года при первом трудоустройстве ЭТК оформляется автоматически, и отказаться от нее можно только на этапе приема на работу, подав соответствующее заявление.
• Бумажная книжка нового образца: С 2023 года бумажные трудовые книжки печатаются на новых бланках с защитными элементами. Если вы решили остаться с бумажным вариантом, вам могут выдать именно такой новый бланк.
• Не бойтесь цифры: Электронная трудовая книжка, это удобно и безопасно. Она исключает проблемы с порчей, утратой или подделкой документа. Все данные защищены и доступны вам онлайн.

Переход на электронные трудовые книжки — это неотъемлемая часть цифровой трансформации России. Заявление на оформление ЭТК — это простой, но важный документ, который фиксирует ваш осознанный выбор. Помните, что вы вправе решать, в каком формате хранить историю своей трудовой деятельности. Если вы не против цифровых технологий, переход на ЭТК упростит вам жизнь и сделает ваши кадровые данные максимально защищенными и доступными.

Краткий итог:

• При устройстве на новую работу решайте, какую книжку вести (бумажную или электронную), и подавайте соответствующее заявление.
• Заявление — это ваше волеизъявление. Без него работодатель оформит вам ЭТК по умолчанию.
• После подачи заявления о переходе на ЭТК вашу старую бумажную книжку вернут с отметкой о прекращении.
• Все записи о вашей работе будут храниться в защищенной базе СФР, а вы сможете в любой момент получить их выписку через Госуслуги.

Статья подготовлена на основе актуального законодательства РФ (Трудовой кодекс, постановления Правительства) и практики применения электронных трудовых книжек. Дата актуальности информации: май 2026 года.