В соответствии с Трудовым кодексом РФ трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. Однако её ведение обязательно не для всех сотрудников. Закон чётко определяет, при каком условии работодатель обязан завести трудовую книжку.
Нормативная база
Основные положения содержатся в:
- Статья 66 ТК РФ – о ведении трудовых книжек;
- Статья 65 ТК РФ – о приёме на работу и оформлении трудовых отношений;
- Постановление Правительства РФ от № 225 «О ведении трудовых книжек и выдаче справок о трудовой деятельности»;
- Федеральный закон от № 439-ФЗ о переходе на электронные трудовые книжки (с 2021 года).
Когда трудовая книжка обязательна?
Согласно пункту 2 статьи 66 ТК РФ, трудовая книжка заводится на работника, если он проработал у данного работодателя более пяти рабочих дней (или более пяти календарных дней, если работа выполняется в режиме неполного рабочего дня).
Если срок работы меньше этого порога, работодатель не обязан заводить трудовую книжку. В таком случае сведения о приёме и увольнении фиксируются в личной карточке сотрудника (форма Т-2) или в электронном виде в рамках электронной трудовой книжки.
Порядок оформления трудовой книжки
- Определение факта работы более пяти дней. После пятого рабочего дня работник считается имеющим право на трудовую книжку;
- Заполнение ьного листа. Вносятся данные о работнике (ФИО, дата рождения, образование, профессия, специальность).
- Запись о приёме на работу. Указываются дата приёма, наименование организации, должность, подразделение, порядковый номер записи.
- Подписи и печати. Запись заверяется подписью ответственного лица (кадровика, руководителя) и печатью организации.
- Хранение. Трудовая книжка хранится у работника, а её дубликат – в отделе кадров организации.
Исключения и особенности
- Сезонные и временные работники. Если контракт заключён на срок менее пяти дней, трудовая книжка не заводится, но при продлении контракта и превышении пятидневного порога оформление происходит retrospectively.
- Дистанционные работники. Правило о пяти днях применяется независимо от места выполнения работы.
- Электронные трудовые книжки. С 2021 года ведение трудовых книжек возможно в электронном виде через ПФР. При этом правило о пяти днях сохраняется: электронная запись делается после пятого рабочего дня.
- Гражданско‑правовые договоры. При работе по ГПД трудовая книжка не заводится, так как такие отношения не считаются трудовыми.
Последствия несоблюдения требований
Нарушение порядка ведения трудовых книжек может повлечь:
- административные штрафы по статье 5.27 КоАП РФ (от 1 000 до 5 000 рублей для должностных лиц, от 30 000 до 50 000 рублей для организаций);
- трудовые споры, связанные с невозможностью подтверждения стажа и прав на пенсию;
- риски при проверках государственных инспекций труда и Пенсионного фонда.
Практические рекомендации для работодателей
- Вести учёт отработанных дней с первого дня приёма (можно использовать табель учёта рабочего времени).
- После пятого рабочего дня сразу инициировать процесс заведения трудовой книжки (или электронной записи).
- Обеспечить обучение кадровых сотрудников актуальным нормативным актам и порядку заполнения документов.
- При переходе на электронные трудовые книжки своевременно регистрировать сотрудников в личном кабинете на сайте ПФР и передавать сведения о приёме, переводах и увольнениях.
Трудовая книжка – важный элемент социальной защиты работника. Её заведение становится обязательным после того, как сотрудник отработал у конкретного работодателя более пяти рабочих дней. Соблюдение этого правила не только обеспечивает законность трудовых отношений, но и защищает права работника на подтверждение трудового стажа, получение пенсии и другие социальные гарантии. Работодателям рекомендуется внимательно отслеживать сроки работы и своевременно оформлять трудовые книжки (или их электронные аналоги), избегая штрафов и трудовых споров.