Цифровизация коснулась и таких фундаментальных документов, как трудовая книжка․ Сегодня мы разберем, как связаны между собой понятия «электронная трудовая книжка» и «СЗВ-ТД», с какого года действуют новые правила и что изменилось для работников и работодателей․

Ключевые определения: в двух словах

• Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий трудовой стаж и историю работы гражданина․ В него вносятся записи о приёме, увольнении, награждениях и т․д․
• Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это официальный цифровой аналог бумажной книжки․ Все сведения о трудовой деятельности физического лица формируются и хранятся в единой базе данных Пенсионного фонда России (ПФР)․
• СЗВ-ТД — это отчётная форма (сведения о страховом стаже и трудовой деятельности), которую работодатель ежемесячно направлял в ПФР (а ранее в ФСС) для отражения кадровых событий (приём, увольнение, перевод, отпуск и др․) по каждому сотруднику․ Именно на основании этих отчётов ПФР формировал и вел электронные трудовые книжки․

История изменений: ключевые даты и этапы

Переход на электронный формат происходил поэтапно:

1. С 1 января 2020 года

   Начался обязательный переход для всех работодателей на отчётность по форме СЗВ-ТД․ Это был первый шаг к созданию единой базы данных о трудовой деятельности граждан в ПФР․ С этого момента ПФР начал формировать электронные трудовые книжки автоматически на основе поступающих отчётов․

2. С 1 января 2021 года

   При приёме на работу нового сотрудника кадровики должны были оформлять только электронную трудовую книжку (если работник не заявил о желании получить бумажный вариант)․ Бумажная книжка выдавалась только по письменному заявлению работника․

3. С сентября 2022 года

   Форма СЗВ-ТД была обновлена․ Работодатели стали сдавать отчётность по новому бланку, который учитывал все изменения в законодательстве․

4. С 2023 года (важнейшее изменение!)

   Произошло объединение Пенсионного фонда (ПФР) и Фонда социального страхования (ФСС) в единый Социальный фонд России (СФР)․ В рамках этой реформы форма СЗВ-ТД была отменена․

   Все сведения о кадровых событиях, стаже, заработке и страховых взносах стали включаться в единую отчётную форму «СЗВ-СТАЖ» (или аналогичную), которая подаётся в СФР․ Таким образом, процесс формирования электронной трудовой книжки продолжился, но в рамках новой, объединённой системы отчётности․

Как это работает сегодня? Практические аспекты

Для работодателя:

• Обязанность: Все работодатели (организации, ИП) обязаны ежемесячно (до 15-го числа следующего месяца) представлять в СФР сведения о кадровых событиях по своей штатной численности․ Сейчас это делается не по форме СЗВ-ТД, а по новой форме, установленной СФР (часто через сервисы бухгалтерских программ или на сайте СФР)․
• Запись в ЭТК: На основании этих отчётов СФР автоматически вносит записи в электронную трудовую книжку работника․ Работодателю не нужно делать отдельные отметки в самой ЭТК․
• Бумажная книжка: Если работник не отказался от неё, работодатель продолжает вести традиционную бумажную трудовую книжку параллельно с отчётностью в СФР․ Ошибки в отчётности могут привести к некорректным записям в ЭТК, поэтому важно внимательно заполнять документы․

Для работника:

• С какого года оформляется ЭТК? С 2021 года при первом трудоустройстве гражданину по умолчанию открывается электронная трудовая книжка в ПФР/СФР․ Бумажная выдаётся только по заявлению․
• Как проверить свою ЭТК? Запрос можно подать:
  • Через личный кабинет на портале Госуслуг (раздел «Пенсия» / «Трудовая деятельность»)․
  • Через личный кабинет на сайте ПФР/СФР․
  • Написав заявление в отделение СФР или через МФЦ․
• Что содержит ЭТК? Полную историю всех трудовых отношений: данные о работодателях, периодах работы, должностях, основаниях увольнения, сведения о награждениях и др․ Информация считается официальной и имеет ту же юридическую силу, что и записи в бумажной книжке․
• Можно ли получить выписку? Да, в любой момент можно распечатить выписку из электронной трудовой книжки․ Она заверяется электронной подписью СФР и принимается везде вместо бумажного трудового․

Важные нюансы и ответы на частые вопросы

Можно ли одновременно иметь и бумажную, и электронную книжку?

Да․ Если работник в письменной форме не отказался от бумажного варианта, работодатель обязан вести для него традиционную трудовую книжку․ При этом данные для обеих книжек (бумажной и электронной) формируются из одного источника — отчётов работодателя в СФР․ Записи должны быть идентичными․

Что делать, если в ЭТК ошибка?

Ошибка возникает, если работодатель некорректно заполнил отчётность (СЗВ-ТД или её замену)․ Исправить запись может только работодатель, подавший неверные сведения․ Работник должен обратиться к кадровику или бухгалтеру своей организации с просьбой внести исправления в отчётный период․ После исправления и повторной отправки отчёта в СФР запись в ЭТК обновится автоматически․

А что с трудовыми книжками, выданными до 2020/2021 года?

Все бумажные трудовые книжки, выданные до введения системы ЭТК, остаются действительными; Их можно продолжать вести (если работник не захочет перейти на электронный формат) или сдать в архив при увольнении․ При этом история из старой бумажной книжки не переносится в ЭТК автоматически․ Если работник хочет, чтобы его стаж до 2020 года отображался в электронной книжке, ему нужно самостоятельно инициировать процесс внесения сведений из бумажной книжки в ЭТК через заявление в СФР (процедура может требовать предоставления копий записей)․

Отменили ли СЗВ-ТД полностью?

Да, форма СЗВ-ТД как отдельный отчётный документ отменена с 2023 года в связи с объединением ПФР и ФСС․ Её функции и данные теперь входят в состав единой отчётности, подаваемой в Социальный фонд России (СФР)․ Поэтому сегодня работодатели сдают не «СЗВ-ТД», а аналогичный отчёт по новой форме, установленной СФР, который выполняет ту же функцию — информирование фонда о кадровых событиях для формирования ЭТК․

Электронная трудовая книжка — это современная, удобная и юридически равнозначная бумажному аналогу форма учёта трудового стажа․ Её создание стало возможным благодаря системе ежемесячной отчётности работодателей, ранее известной как СЗВ-ТД․ С 2023 года эта система отчётности модернизирована и интегрирована в работу единого Социального фонда России․

Главное, что нужно помнить:

• Работодатель обязан сдавать отчётность о кадровых изменениях в СФР (ранее — СЗВ-ТД)․
• На основании этой отчётности СФР формирует и ведёт ЭТК гражданина․
• Работник может в любой момент проверить свою ЭТК через Госуслуги или сайт СФР․
• Бумажная книжка ещё действует, но только если работник не отказался от неё в письменной форме․

Этот механизм упрощает учёт стажа, снижает риски утери документов и делает информацию о трудовой деятельности доступной в любое время․