С 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК), которая постепенно вытесняет бумажные аналоги. Работодатели обязаны предоставлять сведения о трудовой деятельности в электронном виде, если сотрудник выбрал такой формат. В статье рассмотрим, как правильно оформить заявление на трудовую книжку в электронном виде в 1С:ЗУП, какие есть нюансы и как избежать ошибок.

Что такое электронная трудовая книжка и зачем она нужна?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровая версия традиционной бумажной трудовой книжки. Она хранится в базе данных Пенсионного фонда России (ПФР) и доступна через личный кабинет на сайте Госуслуг или на портале ПФР.

Основные преимущества ЭТК:

• Удобство доступа: информацию можно получить в любое время без риска потери или порчи документа.
• Автоматизация: данные обновляются в реальном времени при кадровых изменениях.
• Снижение бумажного документооборота: уменьшение расходов на хранение и оформление бумажных носителей.
• Единая база: все сведения хранятся в одном месте и доступны для проверки.

Однако у ЭТК есть и недостатки:

• Не все работники готовы к цифровизации и предпочитают бумажные варианты.
• Требуется наличие доступа к интернету для получения выписок.
• В некоторых случаях могут возникать технические сбои в системе.

Когда и как нужно подавать заявление?

Согласно статье 66.1 ТК РФ, работник может выбрать:

1. Ведение трудовой книжки в бумажном виде.
2. Предоставление сведений о трудовой деятельности в электронном виде (ЭТК).

Заявление подается:

• При приеме на работу (в первый рабочий день).
• В любое время после трудоустройства (если ранее не было подано).
• При изменении способа ведения (например, с бумажного на электронный).

Как оформить заявление в 1С:ЗУП?

В программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом (ЗУП) версии 3.1.12.110 и выше реализована возможность автоматического формирования заявления о выборе способа ведения трудовой книжки.

Создание заявления для нового сотрудника

При приеме сотрудника на работу:

1. Откройте документ Прием на работу (меню Кадры → Прием на работу).
2. В разделе Трудовая книжка укажите способ ведения:
   • Бумажная трудовая книжка — если сотрудник выбрал бумажный вариант.
   • Сведения в электронной форме — если выбран электронный формат.
3. Укажите дату подачи заявления (обычно это дата приема на работу).
4. Проведите документ.

Трудовая книжка:
☑ Способ ведения трудовой книжки
Вид ведения: Сведения в электронной форме
Дата подачи заявления: 

Создание заявления для действующего сотрудника

Если сотрудник уже работает и хочет перейти на ЭТК:

1. Создайте документ Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности (меню Кадры → Заявления).
2. Выберите сотрудника.
3. Укажите вид заявления:
   • На бумажную трудовую книжку — если сотрудник отказывается от ЭТК.
   • На предоставление сведений в электронной форме, если выбран ЭТК.
4. Укажите дату заявления (дата подачи).
5. Проведите документ.

Отмена заявления

Если сотрудник изменил решение, можно отменить ранее поданное заявление:

1. Создайте документ Отмена заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности (меню Кадры → Заявления).
2. Выберите сотрудника и укажите причину отмены.
3. Проведите документ.

Как проверить, что у сотрудника электронная трудовая книжка?

Чтобы убедиться, что сотрудник выбрал ЭТК:

1. Откройте карточку сотрудника (меню Кадры → Сотрудники).
2. Перейдите на вкладку Трудовая книжка.
3. Проверьте поле Способ ведения:
   • Если указано Сведения в электронной форме — значит, выбрана ЭТК.
   • Если указано Бумажная трудовая книжка — значит, выбрана бумажная форма.

Также можно сформировать отчет Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р):

1. Перейдите в меню Отчеты → Сведения о трудовой деятельности.
2. Выберите период и сотрудника.
3. Сформируйте отчет, в нем будет указан способ ведения трудовой книжки.

Как выдать бумажную трудовую книжку после подачи заявления?

После того как сотрудник подал заявление о выборе ЭТК, работодатель обязан выдать ему бумажную трудовую книжку на руки. В нее вносится запись:

Запись в трудовой книжке:
"В связи с подачей заявления от о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронной форме, бумажная трудовая книжка выдана на руки."
Подпись: _______________ (работодатель)

Запись заверяется подписью работодателя и печатью организации (если есть).

Какие отчеты нужно сдавать при ведении ЭТК?

При ведении электронных трудовых книжек необходимо сдавать следующие отчеты:

• СЗВ-ТД — сведения о трудовой деятельности (ежемесячно).
• ЕФС-1 (подраздел 1.1) — отчет в ПФР (ежеквартально).
• СТД-Р — справка о трудовой деятельности (по запросу сотрудника).

В 1С:ЗУП эти отчеты формируются автоматически на основе кадровых данных.

Частые ошибки и как их избежать

При работе с электронными трудовыми книжками в 1С:ЗУП часто возникают следующие ошибки:

Ошибка 1: Не указан способ ведения трудовой книжки

Причина: При приеме на работу не заполнено поле Способ ведения трудовой книжки.

Решение: Убедитесь, что в документе Прием на работу указан способ ведения.

Ошибка 2: Не выдана бумажная трудовая книжка после подачи заявления

Причина: Работодатель забыл выдать бумажную трудовую книжку сотруднику.

Решение: В течение 3 рабочих дней после подачи заявления выдайте книжку и внесите запись.

Ошибка 3: Неправильно указан вид заявления

Причина: В заявлении указан неверный вид (например, выбрано «бумажная» вместо «электронная»).

Решение: Проверьте вид заявления перед проведением документа.

Ошибка 4: Не сданы отчеты СЗВ-ТД или ЕФС-1

Причина: Отчеты не сформированы или сданы с опозданием.

Решение: Настройте автоматическое формирование отчетов в 1С:ЗУП и проверяйте их перед сдачей.

Пример заполнения заявления в 1С:ЗУП

Рассмотрим пример заполнения заявления для сотрудника, который выбрал электронную трудовую книжку.

Шаг 1: Создание документа

Меню: Кадры → Заявления → Создать → Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности.

Шаг 2: Заполнение реквизитов

Сотрудник: Иванов Иван Иванович
Дата заявления: 
Вид заявления: На предоставление сведений в электронной форме
Причина: Выбор электронной трудовой книжки

Шаг 3: Проведение документа

После проведения документа:

• В карточке сотрудника в разделе Трудовая книжка появится запись: Сведения в электронной форме.
• Сотруднику необходимо выдать бумажную трудовую книжку на руки.

Как настроить 1С:ЗУП для работы с ЭТК?

Для корректной работы с электронными трудовыми книжками в 1С:ЗУП необходимо:

1. Обновить программу до версии 3.1.12.110 или выше.
2. Настроить права доступа для кадровых сотрудников.
3. Убедиться, что подключен модуль Электронные трудовые книжки (если используется облачная версия).
4. Настроить автоматическое формирование отчетов СЗВ-ТД и ЕФС-1.

Настройки можно найти в меню Администрирование → Настройки программы → Кадры.

Переход на электронные трудовые книжки — это необратимый процесс, который упрощает ведение кадрового учета и снижает риски потери данных. В 1С:ЗУП реализованы все необходимые инструменты для работы с ЭТК, но важно помнить:

Если у вас остались вопросы по работе с электронными трудовыми книжками в 1С:ЗУП, обратитесь к технической поддержке 1С или изучите документацию программы.

Статья подготовлена на основе данных из открытых источников и официальной документации 1С. Дата последнего обновления: .