В 2026 году электронная трудовая книжка (ЭТК) стала обязательным инструментом для большинства работодателей․ Приём нового сотрудника, переход с бумажной трудовой книжки (БТК) на электронный формат и ведение записей в системе – это не просто формальность, а часть цифровой трансформации кадрового учёта․ Ниже вы найдёте подробную инструкцию, как правильно принимать ЭТК, какие документы нужны, какие шаги выполнять и какие нюансы стоит учитывать․

Что такое электронная трудовая книжка?

• ЭТК – это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, хранящийся в базе данных Социального фонда РФ․
• В ней фиксируются все сведения о трудовой деятельности сотрудника: даты начала и окончания работы, должности, начисления, увольнения и т․д․
• Документ можно получить в виде PDF‑выписки с электронной подписью, а также просматривать в системе «Госуслуги» и «Система Фонда Роста» (СФР)․

Кто обязан вести ЭТК?

Согласно Федеральному закону № 149-ФЗ «О труде» и постановлению Правительства РФ от 27 апреля 2025 г․ о переходе на цифровой формат, обязательство вести ЭТК возлагается на:

1. Работодателей, имеющих сотрудников, которые трудоустраиваются впервые․
2. Работодателей, у которых уже есть БТК, но они согласны перейти на ЭТК․

Работодатель не может заставить сотрудника полностью перейти на электронный формат, если у него уже есть БТК, но может предложить добровольный переход․

Как принимать ЭТК при приёме нового сотрудника

Шаг 1 – запись в бумажной трудовой книжке (если есть БТК)

Сначала внесите запись о приёме в БТК․ Это обязательный шаг, даже если вы планируете вести данные в электронном виде․

• Запись в БТК оформляется обычным способом: дата приёма, должность, оклад․
• Не забудьте отразить сведения о БТК в журнале учёта движения трудовых книжек и вкладышей․

Шаг 2 – получение заявления о ведении ЭТК

После записи в БТК вы можете запросить у сотрудника заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде․ Это добровольный документ, подтверждающий согласие работника на переход․

• Заявление оформляется в форме, доступной в системе «Госуслуги» или в электронном шаблоне работодателя․
• В заявлении указывается: ФИО, дата рождения, ИНН, дата начала работы, согласие на хранение данных в базе Фонда․

Шаг 3 – регистрация в системе Фонда Роста

После получения заявления работника необходимо зарегистрировать его в системе Фонда Роста (СФР) и внести данные в ЭТК․

• Войдите в личный кабинет работодателя на портале СФР․
• Выберите раздел «Ведение трудовых книжек» → «Добавить нового сотрудника»․
• Заполните все поля: ФИО, дата рождения, ИНН, дата начала работы, должность, оклад․
• Сохраните запись – данные автоматически попадают в базу Фонда․

Шаг 4 – выдача выписки из ЭТК

После внесения записи в систему работник может получить выписку из ЭТК в любой момент:

• Через портал Госуслуги – в разделе «Трудовые книжки»․
• Через МФЦ – в отделе «Трудовые книжки» (выдаётся в бумажном формате, но с возможностью сканирования);
• Через СФР – в личном кабинете работодателя․

Как перевести сотрудника с бумажной трудовой книжки на электронную

Переход возможен только при наличии согласия работника․ Важно соблюдать порядок:

1. Проверьте наличие БТК у сотрудника․
2. Соберите заявление о переходе на ЭТК․
3. Внесите запись о приёме в БТК (если ещё не сделано)․
4. Зарегистрируйте сотрудника в системе Фонда Роста и внесите данные в ЭТК;
5. Сохраните копию заявления и выписку из ЭТК для внутреннего учёта․

Важно!

Если сотрудник уже имеет БТК, то работодатель обязан вести обе версии (БТК и ЭТК) до момента полного перехода, который может быть согласован только с сотрудником․ При этом БТК не может быть уничтожена без согласия работника․

Как вести записи в ЭТК

Ведение записей в ЭТК осуществляется через систему Фонда Роста․ Ниже перечислены основные типы записей:

• Приём на работу – дата, должность, оклад;
• Повышение/снижение оклада – дата изменения, новая ставка․
• Перевод на другую должность – дата, новая должность․
• Увольнение – дата увольнения, причина․
• Отпуск по беременности и родам – даты начала и окончания;

Все изменения фиксируются автоматически в базе Фонда, и сотрудник может просматривать их в любой момент через портал «Госуслуги»․

Как получить выписку из ЭТК

Выписка из ЭТК – это официальный документ, подтверждающий стаж работы․ Для получения выписки можно воспользоваться следующими способами:

1. Через «Госуслуги» – в разделе «Трудовые книжки» выберите «Выписка из ЭТК»․
2. Через МФЦ – подайте заявление в отдел «Трудовые книжки» (выдаётся в бумажном формате)․
3. Через СФР – в личном кабинете работодателя можно скачать PDF‑выписку․

Выписка содержит электронную подпись Фонда и может быть использована при оформлении трудовых договоров, заявлений о пенсии и т․д․

Что меняется при переходе на ЭТК?

• Более быстрый доступ к данным – нет необходимости ждать бумажной доставки․
• Сокращение расходов на хранение и транспортировку документов․
• Увеличение прозрачности – данные доступны в реальном времени․
• Новые требования к работе с данными – необходимо соблюдать правила защиты персональных данных․

Рекомендации работодателю

• Обучите персонал работе с системой Фонда Роста․
• Создайте внутренний чек‑лист для приёма новых сотрудников и перехода на ЭТК․
• Проверьте наличие ИНН и ФИО сотрудника до начала работы, чтобы избежать ошибок․
• Регулярно проверяйте актуальность данных в системе – это поможет избежать конфликтов при проверках․

Переход на электронную трудовую книжку – это шаг к цифровой эффективности и прозрачности кадрового учёта․ Следуя описанным выше шагам, вы сможете правильно принимать ЭТК, вести записи и обеспечивать доступ сотрудникам к их данным․ Важно помнить, что при работе с персональными данными необходимо соблюдать требования закона о защите персональных данных (ФЗ № 152-ФЗ)․

Если у вас возникли вопросы по конкретным ситуациям – обратитесь в службу поддержки Фонда Роста или в отдел кадров вашего предприятия․ Удачного перехода!