Объявление благодарности — это один из способов поощрения сотрудника за добросовестный труд и профессиональные достижения․ Согласно трудовому законодательству РФ, такая информация непременно должна находить отражение в основном документе работника — трудовой книжке․ Правильное оформление записи имеет огромное значение, так как любые неточности могут привести к проблемам при подтверждении стажа или заслуг․ В этой статье мы подробно разберем, как грамотно внести запись о благодарности, опираясь на действующие нормативные акты․
Нормативная база
Оформление записей о поощрениях, включая объявление благодарности, строго регламентировано․ Главным документом, определяющим правила внесения таких сведений, является Инструкция, утвержденная Постановлением Министерства труда РФ №69 от года․ Именно она устанавливает точный порядок заполнения граф и формулировки, которые должны использоваться кадровыми работниками․
Кроме того, важно помнить: запись вносится исключительно на основании приказа работодателя․ Формулировка в трудовой книжке должна строго соответствовать тексту этого распорядительного документа․
В какой раздел вносится запись?
Сведения о благодарности и других поощрениях вносятся в специальный раздел трудовой книжки:
- В трудовых книжках современного образца (утвержденных Постановлением Правительства РФ от №225) запись делается в раздел «Сведения о награждениях»․
- Если ведется трудовая книжка прежнего образца (утвержденная Постановлением Совмина СССР и ВЦСПС от №656), то запись об объявлении благодарности вносят в раздел «Сведения о поощрениях»․
Категорически запрещено вносить записи о поощрениях в раздел «Сведения о работе»!
Пошаговая инструкция внесения записи
Процесс внесения благодарности в трудовую книжку состоит из нескольких последовательных шагов:
- Издание приказа․ Руководитель компании издает приказ о поощрении работника (об объявлении благодарности, выплате премии или награждении почетной грамотой)․
- Внесение записи․ Специалист кадровой службы на основании подписанного приказа заполняет соответствующие графы в трудовой книжке․
Как заполнить графы (по правилам Инструкции №69)
В разделе о награждениях (поощрениях) имеется четыре графы, которые необходимо заполнить:
- Графа 1 — указывается порядковый номер записи (сквозная нумерация в рамках данного раздела)․
- Графа 2 — фиксируется дата награждения (дата приказа о поощрении)․
- Графа 3 — вносится самая суть записи․ Здесь указывается, кому объявлена благодарность, кем она объявлена (например, руководством компании) и за какие конкретно достижения награжден сотрудник․ Формулировка должна полностью совпадать с текстом приказа․
- Графа 4 — указываются реквизиты распорядительного документа: наименование (Приказ), дата его издания и номер․
Образец записи об объявлении благодарности
Для наглядности приведем пример того, как должна выглядеть правильно заполненная запись в трудовой книжке․
Пример заполнения раздела «Сведения о награждениях»:
Графа 1: 5
Графа 2:
Графа 3: Объявлена благодарность за высокий профессионализм и перевыполнение плана продаж в 1 квартале 2026 года․
Графа 4: Приказ ООО «Вектор» от № 45-к
Благодарность и благодарственное письмо: в чем разница?
На практике часто возникают вопросы, связанные с вручением благодарственных писем․ Важно понимать следующее:
- Благодарственное письмо может вручаться как самостоятельный вид поощрения, так и в качестве дополнения к объявлению благодарности․
- Если руководитель отправляет работнику благодарственное письмо и желает зафиксировать этот факт в трудовой книжке, образец записи в резюмирующей форме обязательно должен быть сформулирован в распорядительном документе (приказе)․
- Запись вносится по стандартной процедуре: на основании приказа, с обязательным указанием заслуг сотрудника в графе 3․
Зачем нужна запись о благодарности?
Некоторые работодатели пренебрегают внесением поощрений в трудовую книжку, считая это формальностью․ Однако это в корне неверно․ Наличие официально зафиксированных благодарностей и почетных грамот:
- Поднимает профессиональный рейтинг сотрудника на рынке труда;
- Является весомым аргументом при прохождении собеседований;
- Может учитываться при присвоении квалификационных разрядов, званий или государственных наград;
- Подчеркивает лояльность и ценность работника для компании․
Внесение записи о благодарности в трудовую книжку — это не просто кадровая формальность, а важное юридическое действие․ Главное правило, которое должен запомнить каждый специалист отдела кадров: запись должна строго соответствовать тексту приказа и вноситься в строгом соответствии с Инструкцией Минтруда №69․ Соблюдение этих несложных правил гарантирует, что трудовая книжка будет оформлена безупречно, а заслуги сотрудника получат должное признание․