С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что трудовой стаж гражданина будет храниться в единой цифровой базе, а физическая трудовая книжка перестанет иметь юридическую силу. В связи с этим появилось множество вопросов: как и когда сдавать ЭТК, какие документы нужны, какие сроки соблюсти. Ниже приведена подробная инструкция, которая поможет вам разобраться во всех тонкостях процесса.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – это цифровой документ, содержащий сведения о трудовой деятельности гражданина: даты начала и окончания работы, должности, заработную плату, причины увольнения и т.д. Он хранится в федеральной системе «Электронные трудовые книжки» (ЭТК) и доступен работодателю, сотруднику и государственным органам в режиме онлайн.
Кому и когда нужно сдавать ЭТК?
- Новые работники – при приёме на работу сотрудник получает электронную трудовую книжку от работодателя. Сдача ЭТК в этом случае происходит автоматически в момент оформления трудового договора.
- Старые работники – если у сотрудника уже есть бумажная трудовая книжка, то при переходе на ЭТК необходимо заполнить электронный документ и передать его в систему.
- Уволенные работники – при увольнении сотрудник получает заверенную копию ЭТК, которую он может сохранить для личных целей.
Сроки сдачи ЭТК
Согласно Федеральному закону «О труде» и постановлению Минтруда РФ, срок сдачи электронных трудовых книжек составляет:
- Для новых сотрудников – в течение 3 рабочих дней с даты начала работы.
- Для перехода с бумажной на электронную – в течение 30 календарных дней с момента подписания договора о переходе.
- Для увольнения – в течение 5 рабочих дней с даты увольнения.
Важно помнить, что если срок не соблюден, работодатель может начислить штраф в размере 5% от месячной заработной платы за каждый пропущенный день.
Как оформить сдачу ЭТК?
Для работодателя
- Вход в портал etk.gov.ru с использованием ЕГРПОУ и электронной подписи.
- Выбор сотрудника из списка и заполнение полей: дата начала работы, должность, оклад.
- Проверка данных и подтверждение через цифровую подпись.
- Отправка информации в федеральную систему.
Для сотрудника
- Получение доступа к личному кабинету в системе ЭТК.
- Проверка корректности данных, внесение правок при необходимости;
- Подтверждение согласия на хранение данных и подписка.
- Сохранение копии в личном архиве.
Что нужно подготовить?
- Скан или фотография подписанного трудового договора.
- Паспортные данные (серия, номер, дата выдачи).
- Копия справки о предыдущем трудовом стаже (если переход с бумажной).
- Электронная подпись (для работодателя).
Как проверить статус сдачи?
После отправки данных в систему, статус можно проверить в личном кабинете:
- «Подтверждено» – документ успешно загружен.
- «В ожидании» – данные находятся на проверке.
- «Отклонено» – необходимо внести корректировки.
Что делать при ошибках?
Если система отклоняет данные, внимательно изучите сообщение об ошибке. Часто причина – неверный формат даты, пропущенное поле или некорректный ИНН. После исправления ошибок повторите отправку.
Как получить копию ЭТК?
Сотрудник может скачать PDF‑копию своего электронного документа в любое время из личного кабинета. Это удобно для подтверждения стажа при смене работы, получении кредита или оформления пенсии.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли получить бумажную копию ЭТК? – Да, при необходимости работодатель может выдать заверенную копию в печатном виде.
- Что если я не получил ЭТК в срок? – Работодатель обязан уведомить о задержке и предоставить объяснение. В случае нарушения сроков сотрудник имеет право потребовать компенсацию.
- Можно ли изменить данные после сдачи? – Да, но только при наличии обоснованной причины (например, исправление ошибки в дате начала работы). Изменения проходят проверку и подтверждаются работодателем.
Переход на электронные трудовые книжки – важный шаг в цифровизации кадрового учёта. Соблюдение сроков сдачи и правильное заполнение данных помогут избежать штрафов и обеспечат беспроблемный доступ к информации о трудовом стаже в будущем. Если у вас возникнут вопросы, всегда можно обратиться в службу поддержки портала ЭТК или к вашему работодателю.