Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий сведения о трудовом стаже, заработной плате, премиях и иных условиях работы. С 2020‑го года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК), а в 2026‑м году завершается переходный период, после которого большинство новых записей будет вестись только в цифровом формате. В статье рассмотрим историю появления электронных трудовых книжек, их правовой статус, сравним преимущества и недостатки бумажного и электронного вариантов, а также разберём порядок перехода.

Исторический контекст

• Традиционная бумажная трудовая книжка существует в России с советских времён. До 2020‑го года она была единственным официальным способом фиксировать трудовой стаж.
• С 1 января 2020 года работодатели обязаны отчитываться в Пенсионный фонд России (ПФР) о всех кадровых изменениях через форму СЗВ‑ТД. Это стало первым шагом к цифровизации.
• В 2020‑м году был принят закон, позволяющий вести электронные трудовые книжки. С этого момента каждый работник может подать заявление о переходе на ЭТК.
• К 1 января 2026 года завершится переходный период: новые записи в трудовой книжке будут делаться исключительно в электронном виде, а бумажные книжки сохранятся только у тех, кто не подал заявление об отказе от них.

Правовой статус

Нормативные акты, регулирующие электронные трудовые книжки:

1. Федеральный закон № 125‑ФЗ от «Об электронных трудовых книжках».
2. Приказ Минтруда России № 1н от «Об утверждении формы электронной трудовой книжки и порядка её ведения».
3. Постановление ПФР № 33‑П от «О порядке передачи данных о трудовом стаже в электронном виде».

Согласно этим документам:

• ЭТК считается равнозначным бумажной книжке.
• Работник имеет право в любой момент подать заявление о переходе на электронный формат или, наоборот, отказаться от него.
• Работодатель обязан в течение 5 рабочих дней после получения заявления оформить переход и передать данные в ПФР.

Как оформить переход от бумажной книжки к ЭТК

Процедура проста и состоит из нескольких шагов:

1. Подготовка заявления. Работник заполняет форму заявления о переходе (можно взять в отделе кадров или скачать с сайта ПФР).
2. Передача работодателю. Заявление подписывается работником и передаётся в отдел кадров.
3. Внесение записи в бумажную книжку. До момента создания ЭТК в бумажную книжку вносятся отметки о подаче заявления и о передаче данных в ПФР.
4. Создание электронной записи. Работодатель через портал ПФР формирует электронную трудовую книжку и передаёт её в систему.
5. Подтверждение работником. После создания ЭТК работнику отправляется уведомление (SMS/Email) с инструкциями по активации доступа к личному кабинету ПФР.

Если работник решает вернуться к бумажному варианту, он подаёт отдельное заявление об отказе от ЭТК, после чего работодатель печатает запись и вносит её в традиционную книжку.

Сравнительная таблица: бумажная vs электронная трудовая книжка

Преимущества и недостатки каждого варианта

Бумажная трудовая книжка

• Плюсы:
  • Привычный формат, не требует доступа к Интернету.
  • Не зависит от технических сбоев в государственных системах.
• Минусы:
  • Риск утери, кражи, повреждения.
  • Неудобство при проверке стажа (нужно предъявлять оригинал).
  • Медленная обработка записей.

Электронная трудовая книжка

• Плюсы:
  • Полная цифровая защита от подделок.
  • Мгновенный доступ к сведениям из любого места.
  • Автоматическое обновление данных в ПФР.
  • Упрощённый процесс при смене работы – данные передаются автоматически.
• Минусы:
  • Необходимость наличия электронных устройств и доступа к сети.
  • Технические сбои могут временно ограничить доступ.
  • Для некоторых категорий (пожилые люди, работники удалённых регионов) переход может быть сложнее.

Кто уже пользуется ЭТК?

По данным ПФР, к середине 2025 года более 55 % работников, впервые устраивающихся на работу, получили электронную трудовую книжку. Наибольшую популярность ЭТК проявляют:

• Сотрудники IT‑компаний и удалённые фрилансеры.
• Работники вахтовым методом (особенно в Сибири и Дальнем Востоке).
• Молодёжь, впервые выходящая на рынок труда.

Традиционные бумажные книжки сохраняются у работников, которые:

• Не подавали заявление о переходе.
• Работают в отраслях с ограниченным доступом к Интернету.
• Отдают предпочтение «осязаемому» документу.

Перспективы развития

В ближайшие годы ожидается полная цифровизация кадрового документооборота:

1. Интеграция с другими госуслугами. Через личный кабинет ПФР можно будет сразу подавать заявления на пенсионное обеспечение, страховые выплаты и т.д.
2. Мобильные приложения. Планируется выпуск официального приложения «ЭТК», позволяющего просматривать записи, получать уведомления о предстоящих изменениях и даже подписывать новые записи с помощью биометрии.
3. Искусственный интеллект. Система будет автоматически проверять корректность записей, предупреждать о возможных ошибках и предлагать оптимальные варианты оформления.
4. Международный обмен. При выходе на работу за границу электронные записи могут быть переданы в международные пенсионные фонды через единый протокол.

Какой вариант выбрать?

Выбор зависит от личных предпочтений и условий работы:

• Если вы молодой специалист, часто меняете места работы, пользуетесь интернетом каждый день – ЭТК будет удобнее.
• Если вы пожилой работник или работаете в отдалённом регионе без стабильного доступа к сети – пока стоит оставить бумажную книжку, но рассмотреть возможность перехода в будущем.
• Для работодателей выгоднее внедрять ЭТК, так как это упрощает отчётность и снижает расходы на печать и архивирование.

Переход от традиционной бумажной трудовой книжки к электронному формату – это естественная часть цифровой трансформации России. Электронная трудовая книжка предлагает большую безопасность, удобство и скорость обработки данных, но требует от работника доступа к современным технологиям. Бумажные книжки сохранятся в архиве, однако их роль будет постепенно уменьшаться.

Если вы ещё не решили, какой вариант подходит именно вам, рекомендую подать заявление о переходе на ЭТК – процесс прост, а выгоды от цифровизации уже ощутимы.

Дата публикации: 22 мая 2026 г.