Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это цифровой аналог привычной бумажной трудовой книжки, содержащий сведения о трудовой деятельности гражданина. В статье рассмотрены даты внедрения ЭТК в России и Украине, этапы перехода, преимущества нового формата и актуальные требования к работникам и работодателям.

История вопроса

Трудовые книжки появились в СССР в 1918 году, заменив дореволюционные послужные списки. С тех пор документ претерпевал лишь незначительные изменения, пока не наступил этап цифровизации.

Когда ввели электронную трудовую книжку в России

• 1 января 2020 года – официальный старт введения электронного учёта сведений о трудовой деятельности (ФЗ‑439 «О трудовой книжке»).
• С этой даты все newly hired сотрудники (устроившиеся после ) получают исключительно электронную трудовую книжку.
• Для уже работающих граждан был установлен переходный период – до 1 января 2026 года они могли выбрать, остаться на бумажном носителе или перейти в электронный формат.
• После 1 января 2026 года переход считается завершённым: трудовый стаж всех работающих россиян учитывается исключительно в электронном виде.

Особенности и преимущества ЭТК

• Хранение данных в Социальном фонде России (ранее – Пенсионный фонд);
• Доступ к информации через личный кабинет на портале «Госуслуги» или через мобильное приложение Социального фонда.
• Снижение риска потери, повреждения или подделки документа.
• Упрощение процедуры оформления при приёме на работу, переводе и увольнении – данные передаются автоматически между работодателем и фондом.
• Возможность быстрого получения выписки о стаже для подачи заявлений на пенсию, пособия или кредиты.

Переходный период: что нужно знать работникам и работодателям

Для работников

• Если вы устроились на работу до , вы могли оставить бумажную трудовую книжку и продолжать её использовать до конца переходного периода (до ).
• После этой даты бумажный документ теряет юридическую силу; все сведения должны быть перенесены в электронный реестр.
• Для перехода достаточно подать заявление через работодателя или лично в Социальный фонд; процесс занимает несколько рабочих дней.

Для работодателей

• Обязаны сдавать сведения о приёме, переводе и увольнении сотрудников в электронном виде в Социальный фонд.
• При приёме на работу нового сотрудника (после ) оформлять только электронную трудовую книжку.
• Обеспечить доступ сотрудников к их личным данным в ЭТК (например, через корпоративный портал или инструкцию по использованию Госуслуг).

Ситуация в Украине

Украина также движется к цифровизации трудовых книжек, но сроки несколько иные:

• С 10 июня 2026 года учёт трудового стажа полностью переходит в электронный формат.
• До этой даты владельцы бумажных трудовых книжек, оформленных до  года, обязаны оцифровать свои документы и внести их в электронный Реестр застрахованных лиц.
• После 10 июня 2026 года бумажные трудовые книжки теряют обязательный статус, а все трудовые отношения фиксируются исключительно в электронном виде.