Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. Туда работодатель вносит информацию о том, где, когда и кем работал человек, а также о его поощрениях. С момента появления электронной трудовой книжки (ЭТК) в России прошло уже 5 лет. Это нововведение стало удобным и сразу привлекло внимание как крупных работодателей, так и сотрудников. Однако переходный период завершился, и сегодня актуальным является вопрос правильного ведения обоих форматов.

С 1 января 2026 года в России официально завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. Это означает, что трудовой стаж теперь должен фиксироваться в цифровом формате в обязательном порядке. Начиная с 2025 года, все больше сотрудников работают без бумажной трудовой книжки — либо по собственному выбору, либо потому, что впервые устраиваются на работу. Для таких работников ЭТК становится единственным источником информации о карьере.

Бумажная трудовая книжка: сохраняется ли она?

Несмотря на цифровизацию, традиционные бумажные трудовые книжки сохраняются, если они уже были выданы и ведутся. Как разъяснила член комитета Госдумы по труду, социальной политике и делам ветеранов Екатерина Стенякина, правила использования бумажной книжки остаются в силе для тех, кто решил ее оставить.

Параллельное ведение: когда это обязательно?

Одновременное применение электронного и бумажного вариантов предусмотрено законом в том случае, если работник не написал заявление об отказе от бумажной книжки. В такой ситуации работодатель обязан дублировать все записи:

• В бумажном варианте: записи вносятся от руки чернилами разрешенного цвета, заверяются подписью и печатью.
• В электронном варианте: данные своевременно передаются в Социальный фонд России (СФР) через систему электронного документооборота.

Правила ведения бумажной трудовой книжки

Если на вашего сотрудника распространяется бумажный формат, важно строго соблюдать инструкцию по заполнению:

1. Отсутствие сокращений: все даты, должности и названия компаний пишутся полностью. Ссылки на документы (приказы) также не сокращаются.
2. Нумерация: каждая запись имеет свой порядковый номер в рамках раздела.
3. Сроки: запись о приеме на работу, переводе или увольнении должна быть внесена не позднее 5 рабочих дней со дня приема на работу (увольнения).
4. Исправление ошибок: зачеркивание неправильной записи запрещено. Изменения вносятся путем признания записи недействительной и создания новой верной записи.
5. Хранение: бумажные бланки хранятся у работодателя в сейфе и выдаются на руки работнику только в день увольнения.

Правила ведения электронной трудовой книжки (ЭТК)

Ведение ЭТК кардинально отличается от работы с бумагой. Здесь нет физических бланков, а главным инструментом становится программное обеспечение:

1. Своевременная отчетность: работодатель обязан ежемесячно (не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным) передавать сведения о трудовой деятельности в СФР по форме ЕФС-1.
2. Полный перечень событий: в ЭТК отражаются факты приема, перевода, увольнения, а также изменения в названии должности или структурного подразделения.
3. Кодирование причин: при увольнении в электронную отчетность вносится код причины увольнения согласно классификатору, а также ссылка на статью ТК РФ.
4. Доступ сотрудника: работник может в любой момент посмотреть свою ЭТК через портал «Госуслуги» или в личном кабинете на сайте СФР.

Что делать работодателю: чек-лист

Чтобы избежать штрафов и претензий со стороны проверяющих органов, работодателю необходимо:

• Собрать заявления со всех сотрудников о выборе формата (оставить бумажную, перейти на ЭТК или вести оба варианта).
• Для новых сотрудников, впервые устраивающихся на работу после 2025 года, заводить только ЭТК, бумажный бланк не оформляется.
• Настроить кадровый учет для корректной и своевременной отправки отчетности по форме ЕФС-1.
• При увольнении сотрудника с бумажной книжкой, обязательно выдать ее на руки под роспись, а по ЭТК — предоставить выписку из электронного формуляра.

Переход на электронные трудовые книжки не означает мгновенной отмены бумажных аналогов. Сегодня эти системы существуют параллельно. Главное для работодателя — четко фиксировать выбор каждого сотрудника и не допускать двойных стандартов: если работник оставил бумажный вариант и не отказался от него, вести придется обе книжки. Бережное отношение к бумажному бланку и дисциплинированная сдача электронной отчетности — залог безупречного кадрового учета в 2026 году и в будущем.