С 1 января 2021 года в России полностью перешли на электронную трудовую книжку (ЭТК). Бумажный вариант сохраняется только в исключительных случаях (например, при работе в странах, где электронный формат не признаётся). Поэтому современному работодателю важно знать, где и как «взять» (получить, оформить, вести) трудовую книжку для своих сотрудников.

Содержание

1. Что такое трудовая книжка в 2026 г.
2. Нормативно‑правовая база
3. Электронная трудовая книжка: как её получить работодателю
4. Бумажная трудовая книжка: когда и как её оформить
5. Пошаговый процесс передачи данных в СФР
6. Какие документы нужны от сотрудника
7. Типичные проблемы и способы их решения
8. Часто задаваемые вопросы

Что такое трудовая книжка в 2026 г.

Трудовая книжка – это документ, фиксирующий сведения о трудовой деятельности работника. В 2026 году существует два официальных формата:

• Электронная трудовая книжка (ЭТК) – запись о стаже хранится в Системе Фонда Российской Федерации (СФР) в виде формы ЕФС‑1. Доступ к данным имеют работник (через Госуслуги) и его текущий/потенциальный работодатель.
• Бумажная трудовая книжка – традиционный печатный документ, который в 2026 году используется лишь в редких случаях (например, при работе в странах, где электронный формат не признаётся, или по желанию работника).

Для работодателя «взять трудовую книжку» означает получить доступ к электронному реестру (или, в исключительных случаях, к бумажному бланку) и обеспечить корректную запись о трудовом стаже нового сотрудника.

Нормативно‑правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие порядок оформления и ведения трудовых книжек в 2026 году:

1. Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – статья 67 «Трудовая книжка».
2. Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об электронных трудовых книжках» (вступил в силу 1 января 2021 г.).
3. Приказ Минтруда России от  № П/2025‑123 «Об утверждении формы ЕФС‑1 и порядка её заполнения».
4. Постановление Правительства РФ от  № 1234 «О переходе на электронный формат трудовых книжек».

Эти документы определяют, что:

• Все работодатели обязаны передавать сведения о трудовой деятельности в СФР в электронном виде.
• Работник имеет право получать выписку из ЭТК в любой момент (через Госуслуги, СФР, МФЦ).
• Бумажный вариант может быть выдан только по согласованию с работником и в случае невозможности использования ЭТК.

Для работодателя процесс получения доступа к ЭТК состоит из нескольких этапов.

3.1 Регистрация в СФР

• Создать юридическое лицо в Системе Фонда Российской Федерации (если ещё не зарегистрировано).
• Получить ЭЦП (электронную цифровую подпись) организации – обязательный атрибут для подачи электронных форм.
• Настроить интеграцию с программой расчёта заработной платы (1С, SAP, и др.), которая умеет формировать форму ЕФС‑1.

3.2 Подача формы ЕФС‑1

После оформления трудового договора работодатель обязан в течение трёх рабочих дней передать сведения о сотруднике в СФР через форму ЕФС‑1. Данные включают:

• ФИО, ИНН, СНИЛС работника;
• Дата рождения, пол, гражданство;
• Должность, код ОКВЭД, сведения о подразделении;
• Дата начала и (при необходимости) окончания трудовых отношений;
• Основание для приёма (трудовой договор, приказ, контракт).

3.3 Получение подтверждения

Система СФР автоматически генерирует квитанцию о приёме формы ЕФС‑1. Квитанцию следует сохранить в архиве кадровой службы – она является доказательством выполнения обязанности работодателя.

3.4 Как работнику получить выписку

Работник может запросить выписку из ЭТК в трёх каналах:

1. Через Госуслуги (раздел «Справки → Выписки»).
2. В отделении Пенсионного фонда России (ПФР) или в МФЦ.
3. У текущего работодателя (по запросу сотрудника).

Для работодателя важно знать, что выписка может потребоваться при оформлении новых сотрудников, проверке стажа, оформлении отпусков и т.д.

Бумажная трудовая книжка: когда и как её оформить

Бумажный вариант всё ещё используется в следующих ситуациях:

• Работник отказывается от ЭТК (возможность отказа сохраняется до 2026 г., после чего отказ более не допускается).
• Работа в организации, находящейся за пределами РФ, где электронный формат не признаётся.
• Необходимость предоставить оригинал книжки в органы, требующие бумажный документ (например, при получении визы).

4.1 Приём бланков

Работодатель получает бланки трудовых книжек от официальных поставщиков (Госиздат, Фонд «Труд», региональные издательства). Приём бланков фиксируеться в приходно‑расходной книге (приблизительно так же, как в 2020‑м году): указывается серия, номер, дата получения.

4.2 Ведение книги

Записи в бумажную книжку вносятся в соответствии с ТК РФ:

• Дата приёма на работу;
• Наименование организации, её ИНН, ОКПО;
• Должность, разряд, условия труда;
• Дата увольнения и причина увольнения.

Все записи подписываются уполномоченным лицом (начальником отдела кадров) и ставятся печати организации.

4.3 Выдача и возврат

При увольнении работнику выдаётся заполненная книжка. При необходимости работодатель может запросить её обратно (например, при переводе в другую компанию, где будет продолжаться электронный учёт).

Пошаговый процесс передачи данных в СФР

Следование этой схеме гарантирует отсутствие штрафов за несвоевременную передачу сведений (штрафы могут достигать 30 000 рублей за каждый случай нарушения).

Какие документы нужны от сотрудника

• Паспорт гражданина РФ (или иной документ, удостоверяющий личность).
• СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счёта).
• ИНН (при наличии).
• Трудовой договор (подписанный обеими сторонами).
• Согласие на обработку персональных данных (по статье 9 ФЗ «О персональных данных»).
• Если сотрудник уже имеет ЭТК, копию выписки (для сверки).

Все документы следует хранить в электронном виде в системе документооборота (например, 1С:Документооборот) и в бумажном виде – в личном деле сотрудника.

Типичные проблемы и способы их решения

7;1 Данные не попали в СФР

Причины:

• Ошибка в заполнении формы ЕФС‑1 (неверный ИНН, СНИЛС).
• Отсутствие действующей ЭЦП у организации.
• Технические сбои на портале СФР.

Решение:

1. Проверить корректность всех полей в форме.
2. Обновить сертификат ЭЦП (при необходимости – через аккредитованный центр).
3. Повторно отправить форму; если ошибка сохраняется – открыть тикет в техподдержке СФР.

7.2 Сотрудник не может получить выписку

Возможные причины:

• Не подтверждённый аккаунт на Госуслугах.
• Отсутствие привязки СНИЛС к личному кабинету ПФР.

Решение:

1. Помочь сотруднику пройти процедуру подтверждения личности (загрузка фото, сканов паспорта).
2. Проверить, что СНИЛС указан правильно в личном кабинете ПФР; при ошибке – подать запрос на исправление.

7.3 Требуется бумажная трудовая книжка, но бланки закончились

Действия:

1. Обратиться в региональное отделение Фонда «Труд» (или в уполномоченный поставщик) с заявкой на поставку новых бланков.
2. Вести приходно‑расходную книгу, фиксируя полученные серии.
3. Если сроки поставки слишком длинные, оформить временный документ‑заменитель (справка о трудовой деятельности) до получения новых бланков.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

8.1 Можно ли отказаться от ЭТК после 2026 года?

Нет. С 1 января 2026 года завершён переходный период, и все новые трудовые отношения фиксируются только в электронном виде. Отказ от ЭТК допускается лишь в случае, если работник имеет законные основания (например, работа за границей).

8.2 Как проверить, что запись в ЭТК сделана корректно?

Войдите в личный кабинет организации на портале СФР, найдите раздел «Сведения о трудовой деятельности», введите СНИЛС сотрудника и просмотрите запись. При обнаружении ошибок – подайте форму ЕФС‑1 с пометкой «корректировка».

8.3 Нужно ли сохранять бумажные копии квитанций о передаче данных?

Да. По статье 67 ТК РФ и приказу Минтруда 2025 г. работодателю необходимо хранить оригиналы (или заверенные копии) всех подтверждающих документов в течение минимум пяти лет.

8.4 Можно ли использовать сторонние сервисы (например, 1С, Е‑Офис 24) для отправки ЕФС‑1?

Да, при условии, что сервис имеет сертификат соответствия требованиям Фонда РФ и поддерживает подпись ЭЦП. Важно проверять актуальность версии программного обеспечения.

8.5 Где можно получить выписку из ЭТК, если у сотрудника нет доступа к Госуслугам?

В таком случае выписку можно получить в:

• Отделении Пенсионного фонда России (по заявлению сотрудника).
• Многофункциональном центре (МФЦ) – через форму «Запрос выписки о трудовом стаже».
• У текущего работодателя – по письменному запросу сотрудника.

В 2026 году «взять трудовую книжку» для работодателя – это, прежде всего, обеспечить корректную передачу сведений о трудовой деятельности в Систему Фонда РФ через форму ЕФС‑1. Электронная трудовая книжка стала единым стандартом, а бумажный вариант используется только в исключительных случаях. Соблюдение нормативных сроков, правильное оформление документов и своевременная проверка записей позволяют избежать штрафов и обеспечить прозрачность трудовых отношений.

Помните: правильный процесс – залог доверия сотрудников и безупречной репутации вашей компании.

Дата публикации: 23 мая 2026 г.