С переходом России на систему электронных трудовых книжек (ЭТК) процесс фиксации трудовой деятельности претерпел значительные изменения. Теперь бумажный носитель перестал быть единственным доказательством стажа, уступив место цифровым данным в базах Социального фонда России (СФР). В этой статье мы подробно разберем, как именно формируется запись в электронную трудовую книжку, кто этим занимается и какие нюансы необходимо знать работнику и работодателю.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка — это формат хранения сведений о трудовой деятельности гражданина в информационном ресурсе Социального фонда России. Она содержит те же данные, что и бумажная версия: места работы, должности, даты приема и увольнения, причины прекращения трудового договора, а также информацию о награждениях и профессиональных переподготовках.
Важно: ЭТК не выдается на руки работнику в виде отдельного документа. Доступ к ней осуществляется через портал Госуслуг, личный кабинет на сайте СФР или путем запроса выписки у работодателя.
Кто вносит записи?
Основным лицом, ответственным за внесение записей, является работодатель. Именно кадровая служба организации или уполномоченное лицо обязано передавать сведения в СФР. Сам работник не может самостоятельно редактировать или добавлять данные в свою электронную трудовую книжку.
Сроки передачи данных
Законодательство устанавливает строгие сроки для передачи информации:
- При приеме на работу, переводе на другую должность или увольнении, не позднее следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа.
- Если в организации числится менее 25 сотрудников, допускается подача отчетности ежемесячно (до 15 числа следующего месяца), однако тенденция идет к повсеместному внедрению ежедневной отчетности.
Алгоритм формирования записи
Процесс создания записи в ЭТК выглядит следующим образом:
- Издание приказа. Работодатель издает приказ о приеме на работу, увольнении или иных кадровых изменениях. С приказом знакомится работник под роспись (в т.ч. электронной).
- Заполнение формы ЕФС-1. Кадровик вносит данные в специальную форму отчетности ЕФС-1 (ранее СЗВ-ТД). В форме указываются:
- СНИЛС сотрудника;
- Дата события;
- Код мероприятия (прием, перевод, увольнение);
- Наименование должности и структурного подразделения;
- Основание (номер и дата приказа).
- Подписание электронной подписью. Отчетность должна быть подписана усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) работодателя и отправлена в СФР через защищенные каналы связи.
- Протокол проверки. Система СФР автоматически проверяет данные. Если ошибок нет, формируется положительный протокол, и запись считается внесенной. Если найдены ошибки (например, неверный СНИЛС или код), приходит отрицательный протокол, и работодатель обязан исправить данные и отправить их повторно.
Какие именно события фиксируются?
В электронную трудовую книжку вносятся следующие виды записей:
- Прием на работу;
- Перевод на другую постоянную работу;
- Увольнение с указанием причины;
- Подача работником заявления о выборе формы трудовой книжки (электронная или бумажная);
- Переименование организации;
- Служба в армии (вносится работодателем, если работник устроился сразу после службы, или военкоматом);
- Периоды обучения на курсах повышения квалификации (если это предусмотрено трудовым договором).
Что делать, если запись внесена ошибочно?
Человеческий фактор или технические сбои могут привести к ошибкам. Если вы обнаружили неверную запись в своей ЭТК:
- Обратитесь к работодателю, который допустил ошибку.
- Работодатель обязан подать новую форму ЕФС-1 с корректирующими данными. В ней указывается номер исходной ошибочной записи и правильная информация.
- После успешной обработки корректирующего отчета в ЭТК появится новая запись, которая аннулирует предыдущую ошибку.
Важно помнить: Если организация ликвидирована, а ошибка обнаружена, работник может обратиться в архив или в территориальный орган СФР для восстановления справедливости через суд или предоставленные архивные справки.
Как проверить свою электронную трудовую?
Каждый гражданин имеет право в любой момент проверить актуальность данных. Сделать это можно следующими способами:
- Через портал Госуслуги (заказ выписки из ЭТК);
- В личном кабинете на сайте Социального фонда России;
- Обратившись в клиентскую службу СФР или МФЦ;
- Запросив выписку у текущего или последнего работодателя.
Переход на электронные трудовые книжки упростил процесс учета стажа, сделав его более прозрачным и защищенным от потери или порчи бумажного документа. Ключевым звеном в цепочке остаеться работодатель, который обязан оперативно и точно вносить данные. Работнику же рекомендуется периодически проверять свою ЭТК, чтобы вовремя выявить и исправить возможные неточности, обеспечивая тем самым сохранность своего пенсионного стажа.