Кратко: Да, обладателю бумажной трудовой книжки можно оформить электронную трудовую книжку (ЭТК). При этом бумажный документ сохраняет свою юридическую силу, а переход к цифровому формату происходит через портал «Госуслуги» или через кадровую службу работодателя.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Электронная трудовая книжка – это цифровой документ, который хранит сведения о трудовой деятельности, стаже, профессиональном образовании и других записях, аналогичных тем, что фиксируются в бумажной трудовой книжке. ЭТК появилась в России около пяти лет назад и с 1 января 2026 года завершился переходный период её внедрения.

Ключевые особенности ЭТК

• Записи вносятся работодателем в электронном виде через портал Госуслуги или через специализированные кадровые сервисы.
• Сотрудник может в любой момент проверить свои данные в личном кабинете.
• ЭТК привязана к единому государственному реестру и синхронизируется с данными Пенсионного фонда и Социального фонда России.
• Отсутствие риска потери документа – всё хранится в облаке.

Правовой статус бумажной и электронной трудовых книжек

Согласно Трудовому кодексу РФ и постановлению Правительства РФ от  № 2100, электронная трудовая книжка имеет ту же юридическую силу, что и бумажный документ. При этом:

1. Бумажная трудовая книжка не аннулируется автоматически при оформлении ЭТК.
2. Сотрудник может одновременно иметь оба документа, но в случае противоречий приоритет имеет запись в ЭТК.
3. Отмена уже оформленных бумажных книжек не планируется – они продолжают использоваться в тех организациях, где цифровой формат пока не внедрён.

Переходный период и текущая ситуация (по состоянию на 2026 год)

С 1 января 2026 года завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. Это значит, что:

• Все организации, подпадающие под обязательный порядок ведения ЭТК, уже должны вести записи в электронном виде;
• Работодатели обязаны передавать сведения в Социальный фонд России и Пенсионный фонд через электронную систему.
• Для новых сотрудников, впервые поступающих на работу после 2021 года, в большинстве случаев выдаётся ЭТК вместо бумажной.

Как оформить электронную трудовую книжку, если у вас уже есть бумажная?

Шаг 1. Подготовка документов

Для перехода понадобится:

• Паспорт гражданина РФ.
• СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счёта).
• Текущая (или последняя) бумажная трудовая книжка.
• Согласие работодателя (если вы уже работаете) или заявление в отдел кадров.

Шаг 2. Регистрация в системе «Госуслуги»

Если у вас ещё нет личного кабинета, необходимо:

1. Перейти на gosuslugi.ru и пройти процедуру регистрации.
2. Подтвердить личность через СМС‑код, видеоверификацию или в МФЦ.
3. В разделе «Труд и занятость» выбрать услугу «Электронная трудовая книжка».

Шаг 3. Запрос на создание ЭТК

В личном кабинете выбираете «Создать электронную трудовую книжку». Система автоматически сверит данные по СНИЛС и ПФР. После подтверждения вы получите:

• Уведомление о создании ЭТК с уникальным номером.
• QR‑код, который можно добавить в мобильное приложение «Госуслуги» для быстрого доступа.

Шаг 4. Перенос записей из бумажной книжки

Перенос данных производится работодателем:

1. Работодатель (кадровый специалист) входит в систему «Электронный кадровый сервис» своей организации.
2. Вносит все записи из вашей бумажной трудовой книжки в электронный реестр (даты, названия организаций, должности, причины увольнения и т.д.).
3. После ввода данных система отправляет вам уведомление о завершении переноса.

Если в текущей организации уже ведётся ЭТК, то запись будет сделана автоматически при оформлении нового трудового договора.

Шаг 5. Подтверждение завершения

После того как все записи перенесены, вы можете просмотреть их в личном кабинете. При обнаружении ошибок необходимо обратиться к работодателю для исправления.

Что делать, если ваш работодатель не поддерживает ЭТК?

Согласно законодательству, к 2026 году все организации, где численность работников превышает 50 человек, обязаны вести ЭТК. Если ваш работодатель относится к категории, где электронный формат не обязателен, вы всё равно можете:

• Обратиться в Многофункциональный центр (МФЦ) с заявлением о переводе в электронный формат.
• Попросить работодателя оформить запись в ЭТК через сервис «Электронный кадровый сервис», даже если это не является обязательным.
• В случае отказа работодателя вы можете подать жалобу в Трудовую инспекцию с требованием соблюдения прав работника.

Преимущества и недостатки электронного формата

Преимущества

• Удобство доступа: сведения доступны в любой момент через смартфон или компьютер.
• Автоматическое обновление: данные передаются в ПФР и СФР без необходимости вручную заполнять формы.
• Снижение риска потери: документ хранится в облаке, нет риска «потерять» книжку.
• Экономия времени: запись в ЭТК занимает несколько минут, а не часы на бумажных бланках.

Недостатки

• Не все работодатели полностью перешли на цифровой формат, поэтому иногда требуется двойное ведение записей.
• Для доступа нужен интернет и базовые навыки работы с электронными сервисами.
• В случае технических сбоев (например, недоступность портала) может возникнуть задержка в обновлении данных.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли полностью избавиться от бумажной трудовой книжки?

Теоретически да – если ваш работодатель полностью перешёл на ЭТК и вы согласны хранить только электронный документ. Однако закон не обязывает работодателя аннулировать бумажную книжку, поэтому она может сохраняться как резервный вариант.

Что делать, если в бумажной книжке есть ошибки?

Сначала исправьте их в бумажном виде (запись «исправлено» с подписью работодателя), затем попросите работодателя внести корректные данные в ЭТК.

Можно ли использовать ЭТК при смене работодателя?

Да. При увольнении ваш работодатель вносит запись о прекращении трудовых отношений в ЭТК, а новый работодатель продолжает вести её дальше.

Как проверить, что работодатель действительно передал сведения в ПФР?

В личном кабинете «Госуслуги» в разделе «Труд и занятость» есть пункт «Проверка передачи данных в ПФР». Там отображается статус каждой записи.

Нужна ли подпись в электронном виде?

Для подтверждения создания и изменения ЭТК используется электронная подпись работодателя (КЭП). Работнику подпись не требуется – достаточно авторизации в личном кабинете.

Итак, оформление электронной трудовой книжки при наличии бумажной полностью возможно и даже рекомендуется, учитывая преимущества цифрового формата. Процесс состоит из нескольких простых шагов: регистрация в «Госуслугах», запрос на создание ЭТК, передача записей работодателем и проверка корректности данных. При этом бумажная трудовая книжка сохраняет свою юридическую силу и может использоваться как резервный документ.

Если ваш работодатель пока не поддерживает электронный формат, вы всё равно имеете право инициировать процесс через МФЦ или обратиться в трудовую инспекцию. В конечном итоге, переход к ЭТК – это шаг к более прозрачной, удобной и безопасной системе учёта трудового стажа в России.

Для получения более подробной информации и инструкций рекомендуем посетить официальный сайт Госуслуг и раздел «Труд и занятость».

Дата публикации: