Потеря или порча трудовой книжки, неприятное событие, однако законодательство предусматривает четкий механизм восстановления стажа работника. В таких ситуациях оформляется дубликат трудовой книжки. Важно понимать, что просто купить чистый бланк в магазине и самостоятельно перенести в него записи категорически нельзя. Процедура строго регламентирована, и мы подробно разберем, какую именно информацию необходимо вносить в дубликат.

Когда выдается дубликат?

Прежде чем перейти к заполнению, важно уточнить основания для выдачи дубликата. К основным причинам относятся:

• Утрата трудовой книжки (работником или работодателем).
• Повреждение (ветхость, порча водой, огнем и т.д., делающая невозможным дальнейшее использование оригинала).
• Иная причина (например, массовая утрата документов работодателем вследствие чрезвычайных ситуаций).

С чего начать оформление?

Оформление дубликата начинается с письменного заявления работника. Обращаться нужно к последнему (или настоящему) работодателю. Уволенный сотрудник должен обратиться к последнему нанимателю в течение 6 месяцев после увольнения.

В заявлении указывается причина, например: «Прошу оформить мне новую трудовую книжку (дубликат) в связи с утратой трудовой книжки». На основании этого заявления работодатель издает приказ и приступает к заполнению бланка.

Что писать на титульном листе?

Титульный лист дубликата заполняется по общим правилам, но имеет одну принципиально важную особенность:

1. В правом верхнем углу титульного листа следует четко написать слово «Дубликат».
2. Далее вносятся актуальные сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия/специальность.
3. Дата заполнения указывается текущая (дата оформления дубликата, а не дата выдачи старой книжки).

Что писать в разделе «Сведения о работе»?

Именно этот раздел вызывает больше всего вопросов. Главное правило: дубликат заполняется только на основе документов, подтверждающих прошлый стаж сотрудника. К таким документам относятся:

• Справки с предыдущих мест работы;
• Заверенные копии приказов о приеме, переводе и увольнении;
• Выписки из архивов;
• Договоры и другие документы, подтверждающие стаж.

Общий стаж до поступления в организацию

Если работник до поступления в данную организацию уже работал где-то еще, то в графе 3 раздела «Сведения о работе» вносится запись об общем трудовом стаже, подтвержденном документами.

Пример записи:

«Общий стаж работы до поступления в ООО «Ромашка» составляет 5 лет 3 месяца 10 дней, в т.ч.: с по — АО «Вектор», с по — ПАО «Сфера»».

Записи о работе у текущего работодателя

После записи об общем стаже вносятся сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы. То есть, если дубликат оформляет текущий работодатель, он переносит все записи, которые сам и делал, опираясь на свои внутренние документы (приказы).

Совместительство и совмещение

Запись в дубликате трудовой книжки сведений о работе по совместительству и по совмещению профессий производится по желанию работника. Если сотрудник предоставил подтверждающие документы и изъявил желание, эти периоды также вписываются в дубликат.

Как запрашивать информацию у других работодателей?

Чтобы внести записи о предыдущих местах работы, текущему работодателю часто приходится делать запросы в сторонние организации. Здесь важно помнить два правила:

1. Утвержденной формы запроса нет, поэтому компания составляет его в свободной форме, указывая ту информацию, которая необходима для внесения записей.
2. Обязательно: прежде чем запрашивать у третьего лица (предыдущего работодателя) персональные данные работника, необходимо получить у него разрешение в письменном виде.

Частые ошибки при оформлении дубликата

Чтобы избежать проблем при проверке или назначении пенсии, кадровикам следует избегать типичных ошибок:

• Самостоятельное заполнение работником. Трудовое законодательство приравнивает заверенный дубликат к оригиналу, поэтому заполнять его имеет право только уполномоченный сотрудник работодателя.
• Внесение записей со слов работника. Без официальных подтверждающих документов (справок, архивных выписок) делать записи запрещено.
• Отсутствие слова «Дубликат». Без этой надписи на титульном листе документ не имеет юридической силы дубликата и считается новой (пустой) трудовой книжкой.
• Неверный подсчет стажа. Общий стаж должен быть подсчитан точно, с указанием документов, на основании которых он подтвержден.

Оформление дубликата трудовой книжки — процесс кропотливый, требующий внимательности и строгого соблюдения инструкций. Кадровому подразделению каждой компании рекомендуется иметь перед глазами пример заполненного образца дубликата, чтобы избежать возможных ошибок. Главное помнить: каждая запись в дубликате должна быть подкреплена документально, а сам бланк подлежит строгой регистрации в книге учета движения трудовых книжек.