С 2021 года в России работодатели обязаны вести трудовые отношения с сотрудниками только в электронном виде. Электронная трудовая книжка (ЭТК) заменила традиционный бумажный документ, однако её оформление, заполнение и использование требуют понимания ряда нюансов.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это цифровой документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности сотрудника: места работы, периоды занятости, должности, условия труда и др. В отличие от бумажного аналога, ЭТК существует только в электронном виде и хранится в системе, доступной как работодателю, так и самому работнику.

Основные характеристики ЭТК

• Хранится в единой государственной базе данных (например, в ПФР или в системе Трудовой ресурс).
• Не требует физического носителя – все записи доступны через личный кабинет на портале mywork.fws.ru.
• Подтверждает факт наличия у работника записи о трудовой деятельности.

Как заполняется электронная трудовая книжка?

Заполнение ЭТК производится в специальном программном продукте, предоставляемом работодателем (чаще всего – в системе Трудовой ресурс или в HR‑системах с поддержкой ЭТК).

Этапы заполнения

1. Регистрация в системе – работодатель создаёт учётную запись, получает доступ к модулю «Электронные трудовые книжки».
2. Ввод сведений о сотруднике – ФИО, дата рождения, ИНН, паспортные данные.
3. Указание сведений о трудовой деятельности – место и период работы, должность, условия труда, основной ставка и др.
4. Подтверждение записи – система генерирует уникальный идентификатор записи, который фиксируется в базе.
5. Отправка уведомления работнику – работник получает ссылку на просмотр своей ЭТК в личном кабинете.

Что нужно сделать работнику?

• Получить доступ к личному кабинету на портале mywork.fws.ru.
• Проверить, что все записи отображаются корректно.
• При необходимости – подать запрос на внесение исправлений (например, при ошибке в дате увольнения).

Когда и как оформлять ЭТК при приёме на работу?

С 2020 года работодатели обязаны вести сведения о сотрудниках в электронном виде. При приёме на работу с 2021 года оформление ЭТК является обязательным.

С какого года впервые оформляется ЭТК?

С 2021 года каждый новый сотрудник получает электронную запись о трудовой деятельности сразу после подписания трудового договора.

Что делать, если работник уже имеет бумажную книжку?

Переход на электронный формат возможен по желанию работника. В этом случае:

• Работодатель вносит данные из бумажной книги в ЭТК.
• Работник получает уведомление о переходе и ссылку для просмотра.

Как оформить ЭТК при увольнении?

Увольнение оформляется в системе так же, как и другие кадровые события. Основные шаги:

1. Записать дату увольнения и основание (по инициативе работника, по сокращению, по соглашению сторон и т.д.).
2. Внести в ЭТК сведения об окончании трудовых отношений.
3. Отправить работнику уведомление о завершении записи.
4. При необходимости – оформить выписку из ЭТК для подтверждения периода работы.

Важно: после увольнения запись остаётся в базе, но статус меняется с «активно» на «завершено». Это позволяет работнику в любой момент проверить свой трудовой стаж.

Как подтвердить наличие электронной трудовой книжки?

Подтверждение осуществляется через личный кабинет на портале mywork.fws.ru. Работник может:

• Просмотреть все записи о трудовой деятельности.
• Скачать официальную выписку, которая имеет юридическую силу.
• Предъявить выписку при необходимости (например, при устройстве в новую компанию или при оформлении кредита).

Какие вопросы часто задают о ЭТК?

Нужно ли регистрировать ЭТК в отдельном документе?

Нет, отдельной регистрации не требуется. ЭТК хранится в единой государственной системе, доступной через личный кабинет.

Как проверить, передаёт ли работодатель сведения в Социальный фонд России (ФСС)?

В системе Трудовой ресурс есть раздел «Отчёты в ФСС». Работник может увидеть, какие данные о нём отправлены, и при необходимости запросить подтверждение.

Можно ли одновременно получать записи в бумажном и электронном виде?

С 2023 года бумажные формы всё ещё допускаются, но только для тех, кто явно запросил их. Большинство работников предпочитают полностью перейти на электронный формат.

Что делать, если в ЭТК отображаются ошибки?

Работник может подать запрос на корректировку через личный кабинет. Работодатель обязан рассмотреть запрос в течение 10 рабочих дней и внести исправления.

Практические рекомендации для работодателей

• Выберите надёжную HR‑систему с поддержкой ЭТК (например, 1С:Зарплата и управление персоналом, «Трудовой ресурс»).
• Обучите HR‑специалистов работе с модулем ЭТК.
• Информируйте новых сотрудников о переходе на электронный формат ещё до подписания договора.
• Регулярно проверяйте актуальность данных в системе, особенно в период увольнений.
• Обеспечьте сотрудникам доступ к личному кабинету и разъясните, как им пользоватся.

Электронная трудовая книжка – современный и удобный инструмент ведения кадровых записей. Она упрощает процесс оформления, ускоряет передачу данных в государственные органы и позволяет работникам в любой момент контролировать свой трудовой стаж. Правильное заполнение, своевременное обновление и корректное оформление при увольнении – ключевые задачи, от которых зависит юридическая чистота отношений между работодателем и сотрудником.

Если у вас возникнут дополнительные вопросы по настройке ЭТК в конкретной программе или по порядку оформления увольнения, рекомендуем обратиться к специалисту по кадровому сопровождению или в службу поддержки выбранной HR‑системы.