С 1 января 2021 года в России для всех впервые устраивающихся на работу по трудовому договору ведёться исключительно электронная трудовая книжка (ЭТК). Однако многие граждане, привыкшие к бумажному документу, задаются вопросом: «Как получить или перейти на электронный вариант?». Важно понимать: нельзя «заказать» ЭТК отдельно от трудоустройства. Это не самостоятельный документ, а цифровая запись в единой базе Социального фонда России (СФР). Процесс связан с вашими действиями при приёме на работу или с решением перейти с бумажного носителя на электронный.

Ключевые принципы, которые нужно знать

• ЭТК — это не отдельный документ, а запись в базе СФР. Вы не получаете физический объект, а получаете доступ к своей цифровой трудовой истории.
• Выбор формата — ваше право. По закону (ст. 66.1 ТК РФ) работник вправе выбрать ведение трудовой книжки в электронном или бумажном виде. Но для вновь принимаемых с 2021 года электронный формат — единственный возможный.
• Инициатива может исходить и от вас, и от работодателя. Работодатель обязан уведомить вас о возможности перехода на ЭТК, а вы вправе подать заявление в любой момент.

Сценарий 1: Вы устраиваетесь на работу впервые (с 2021 года)

Если вы ранее не работали официально или у вас не было трудовой книжки, процесс максимально прост и происходит автоматически в момент приёма на работу.

1. Подписание трудового договора.

   При оформлении вы не предъявляете бумажную трудовую книжку (её у вас нет).

2. Заполнение кадровых документов.

   Специалист отдела кадров на основе ваших паспортных данных и данных из СФР (при наличии) вносит информацию о приёме в электронную систему.

3. Ваши действия.

   Вам необходимо:

   • Ознакомиться с приказом о приёме на работу, где будет указано, что ведётся ЭТК.
   • Подписать заявление о согласии на ведение ЭТК (это стандартная процедура, обычно входит в пакет документов при приёме).

4. Результат.

   Сведения о вашем приёме, а в дальнейшем об увольнении, переводах, награждениях будут автоматически передаваться работодателем в СФР и храниться в вашей электронной книжке. Никаких дополнительных заявлений на «получение» не требуется.

Сценарий 2: У вас есть бумажная трудовая книжка, и вы хотите перейти на электронную

Этот процесс требует вашей инициативы и состоит из двух этапов: уведомление работодателя и получение доступа к своим данным.

Шаг 1: Подача заявления работодателю

Вы должны письменно уведомить своего работодателя о желании перевести записи из бумажной книжки в электронную. Это делается через заявление.

• Когда подавать? В любое время. Но есть важный нюанс: если вы подали заявление до того, как работодатель сам вас уведомил о возможности перехода, то он обязан внести изменения не позднее рабочего дня, следующего за днем вашего заявления;
• Если работодатель уже уведомил вас (например, разослал общее письмо), то он должен внести изменения в вашу ЭТК до 25-го числа месяца, следующего за месяцем вашего заявления.
• Форма заявления не установлена законом. Достаточно простого письменного заявления с указанием ФИО, паспортных данных, места работы и просьбой о переводе записей в ЭТК.

Шаг 2: Получение доступа к своей ЭТК через Госуслуги

После того как работодатель внесёт первичные данные (запись о приёме на текущее место работы), вся ваша трудовая история (включая записи из бумажной книжки, которые работодатель перешлёт в СФР) будет доступна в личном кабинете на портале Госуслуги.

1. Авторизация на Госуслугах.

   Войдите в свой аккаунт на портале gosuslugi.ru (необходима подтверждённая учётная запись).

2. Поиск услуги.

   В разделе «Налоги и финансы» или через поиск найдите услугу «Сведения о трудовой деятельности (трудовая книжка)».

3. Формирование выписки.

   Нажмите «Получить услугу». Система сформирует выписку из вашей электронной трудовой книжки.

4. Доступные форматы.

   Выписка доступна в двух форматах:

   • PDF — для просмотра, печати, отправки по почте. Визуально похож на бумажную книжку.
   • XML — машиночитаемый формат для передачи данных другим организациям (например, при оформлении пенсии);

5. Сохранение и использование. Файлы можно скачать, сохранить на устройство, распечатать. Распечатанная выписка имеет ту же юридическую силу, что и выписка из бумажной книжки.

Альтернативные способы доступа

Помимо Госуслуг, есть и другие варианты:

• Мобильное приложение «Госуслуги». Функционал идентичен веб-версии.
• Портал «Работа в России» (trudvsem.ru). Также предоставляет доступ к сведениям ЭТК после авторизации.
• Обращение в отделение СФР (бывший ПФР). Вы можете получить бумажную выписку из электронной трудовой книжки, подав письменное заявление. Это актуально, если вам нужен официальный документ на бумаге с печатью.
• Через работодателя. По вашему запросу работодатель (как последний хранитель записей) может предоставить вам выписку из вашей ЭТК.

Что будет в электронной трудовой книжке?

В ЭТК хранятся все те же сведения, что и в бумажном варианте:

• Сведения о работнике (ФИО, паспортные данные, СНИЛС).
• Информация о каждом месте работы: наименование работодателя, дата приёма и увольнения, должность, подразделение.
• Сведения об изменениях трудового договора (переводы, изменения условий оплаты).
• Сведения об обучении и повышении квалификации, если оно было связано с работой.
• Сведения о награждениях, поощрениях, дисциплинарных взысканиях (если они были).
• Записи об отпусках (если они отражались в бумажной книжке).

Важно: Записи о стаже (общий и непрерывный) не вносятся в ЭТК. Эти данные рассчитываются СФР автоматически на основе всех поступлений в вашу цифровую историю и используются для назначения пенсий и пособий.

Преимущества электронной трудовой книжки

1. Безопасность. Не потеряется, не испортится, не будет украдена.
2. Удобство и скорость; Доступ из любой точки 24/7 через Госуслуги. Не нужно ждать выписки у кадровиков.
3. Автоматизация. При смене работы новая запись вносится работодателем в течение 1-3 рабочих дней после приёма/увольнения (в зависимости от случая).
4. Экономия времени. Не нужно носить с собой документ, опасаясь его утери.
5. Прозрачность. Вы в любой момент можете проверить, какие данные о вас хранятся в базе;

Частые вопросы и ответы

Могу ли я отказаться от ЭТК и требовать бумажную книжку?

Нет, если вы устраиваетесь на работу впервые после 1 января 2021 года. Для вас электронный формат, единственный законный. Если же у вас уже есть заполненная бумажная трудовая книжка, вы можете подать заявление о переходе на ЭТК, но не можете требовать вести новую бумажную книжку параллельно. После перехода все новые записи будут только электронными.

Что делать, если в моей ЭТК на Госуслугах нет старых записей?

Это возможно, если ваш предыдущий работодатель не передал данные в СФР (что является нарушением). Ваши действия:

1. Обратиться к последнему работодателю с требованием внести недостающие записи.
2. Если работодатель отказывается, обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в Социальный фонд России.
3. Как временная мера — запросить у работодателя справку о трудовой деятельности (это не замена книжке, но может подтвердить стаж).

Нужно ли нотариально заверять заявление на переход на ЭТК?

Нет. Заявление подаётся в простой письменной форме. Нотариальное удостоверение не требуется.

Как быть с записями, которые были в моей бумажной книжке (например, об увольнении с прошлой работы)?

При вашем заявлении о переходе на ЭТК работодатель обязан передать в СФР сведения из вашей бумажной трудовой книжки. Вы должны предоставить её кадровикам для снятия копий. После этого эти записи появятся в вашей электронной книжке на Госуслугах.

Таким образом, «заказать» электронную трудовую книжку как отдельный товар невозможно. Это цифровая запись, которая появляется в момент вашего приёма на работу или после перевода с бумажного носителя. Основной инструмент для работы с ней — личный кабинет на портале Госуслуг. Ключевое действие с вашей стороны — это либо подписание стандартного заявления при приёме на новую работу, либо подача письменного заявления текущему работодателю о переводе записей в электронный формат. Осознав этот простой алгоритм, вы сможете легко управлять своей цифровой трудовой историей.