С 1 января 2020 года в России вводится электронная трудовая книжка (ЭТК). Это цифровой документ, который заменяет бумажную трудовую книжку и хранится в единой базе Пенсионного фонда России (ПФР). В статье мы разберём, что такое ЭТК, как её оформить и, главное, как посмотреть её в электронном виде как работник, так и работодатель.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – это единая база данных, в которой фиксируются все сведения о трудовой деятельности граждан: ФИО, дата рождения, СНИЛС, место работы, даты приема и увольнения, должность и квалификация. Она формируется на основе отчетов СЗВ‑ТД (сведения о трудовой деятельности), которые предоставляются работодателем в ПФР.
- Преимущества ЭТК: мгновенный доступ, отсутствие бумажных носителей, защита от потери и повреждения.
- Недостатки: необходимость регистрации в системе ПФР и доступа к интернету.
Как оформить электронную трудовую книжку?
Оформление ЭТК начинается с первого трудоустройства. Работодатель обязан:
- Подать в ПФР заявление о регистрации сотрудника в системе ЭТК.
- Отправить отчёт СЗВ‑ТД о приёме на работу.
- При увольнении – отправить отчёт о прекращении трудового договора.
После регистрации сотрудник получает уникальный номер ЭТК, который можно использовать для доступа к документу.
Где и как посмотреть ЭТК?
3.1 Для работника
Работник может самостоятельно просмотреть свою электронную трудовую книжку через портал «ПФР Онлайн» (https://online.pfr.ru). Для этого необходимо:
- Зарегистрироваться в системе «ПФР Онлайн» с помощью Паспорт РФ или ЭП (электронной подписи).
- Войти в личный кабинет и перейти в раздел «Трудовая книжка».
- Выбрать пункт «Просмотр ЭТК» и ввести свой номер ЭТК (если он известен) или воспользоваться поиском по ФИО.
- После подтверждения личности система покажет полную историю трудовой деятельности: места работы, даты, должности, квалификацию.
Если работник не знает номер ЭТК, он может запросить его у работодателя или в отделе кадров.
3.2 Для работодателя
Работодатель имеет доступ к ЭТК всех сотрудников через портал «ПФР Онлайн» в разделе «Управление персоналом». Шаги:
- Авторизоваться в системе «ПФР Онлайн».
- Перейти в раздел «Управление персоналом» → «Электронные трудовые книжки».
- Выбрать сотрудника из списка или воспользоваться поиском по ФИО/СНИЛС.
- Просмотреть полную запись, а также скачать PDF‑копию для внутреннего использования.
3.3 Альтернативные сервисы
В некоторых регионах и компаниях доступ к ЭТК возможен через региональные порталы социальной политики, например, «Брянская область» (https://etk.brj.ru) или «Московская область» (https://etk.mos.ru). Однако основной источник – «ПФР Онлайн».
Как получить выписку из ЭТК?
Выписка – это официальный документ, подтверждающий наличие трудового стажа. Для получения выписки работник может:
- Сформировать запрос через «ПФР Онлайн» в разделе «Выписки».
- Подать заявление в отдел кадров работодателя, который оформит выписку и передаст её в ПФР.
- Получить выписку в электронном виде (PDF) или в бумажном виде по почте.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли просматривать ЭТК без регистрации? Нет, доступ возможен только после авторизации в «ПФР Онлайн».
- Что делать, если ЭТК не отображается? Проверьте правильность введённых данных, убедитесь, что работодатель отправил отчёт о приёме. При проблемах обращайтесь в службу поддержки ПФР.
- Можно ли изменить данные в ЭТК? Любые изменения (переход на другую должность, увольнение) оформляются работодателем через отчёт СЗВ‑ТД.
- Как узнать, есть ли у меня электронная трудовая книжка? Спросите у работодателя или проверьте в «ПФР Онлайн» по ФИО.
Электронная трудовая книжка – это удобный и надёжный способ хранения сведений о трудовой деятельности. Благодаря ей работники могут быстро проверить свой стаж, а работодатели – оперативно вести кадровый учёт. Главное – своевременно подавать отчёты в ПФР и пользоваться официальными порталами для доступа к данным.
Если у вас возникли вопросы или нужна помощь в оформлении и просмотре ЭТК, обратитесь в отдел кадров вашей компании или в службу поддержки ПФР.