Электронная трудовая книжка (ЭТК) – современный способ ведения и хранения сведений о трудовой деятельности сотрудника. При переходе на цифровой формат работодатель обязан выполнить ряд обязательных действий, чтобы обеспечить законность и прозрачность кадровых процессов. Ниже подробно описаны все необходимые шаги и документы, которые требуеться предоставить работодателю.
Основные документы, которые нужно передать в ЭТК
Для корректного оформления электронной трудовой книжки работодатель должен предоставить следующие сведения:
- Персональные данные сотрудника – ФИО, дата рождения, место рождения, паспортные данные.
- Сведения о трудовом статусе – тип занятости (полный/частичный), форма труда (по ТК РФ, договоры подряда и т.д.).
- Информация о трудовом месте и подразделении – название организации, отдел, должность.
- Дата начала работы – сведения о том, когда сотрудник вступил в трудовые отношения.
- Сведения о предыдущих местах работы (если они есть) – названия организаций, периоды работы, должности.
- Документы, подтверждающие образование и квалификацию (при необходимости).
Все эти данные заносятся в форму СТДСФР (до ) или СТДР (с ), которые формируются автоматически в личном кабинете сотрудника на портале Госуслуг.
Формы СТДСФР и СТДР
Различие форм:
- СТДСФР – используется, когда у сотрудника несколько работодателей. В ней отображаются сведения обо всех организациях с .
- СТДР – предназначена, если сотрудник работает только в одной организации. В ней хранятся данные только об этом работодателе.
Работодателю необходимо выбрать подходящую форму при оформлении заявления о переходе на ЭТК.
Как оформить заявление о переходе на электронную форму
Переход на ЭТК регулируется Федеральным законом от 1 января 2020. Основные этапы:
- Сотрудник подает заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.
- Работодатель в течение 30 календарных дней после получения заявления формирует и отправляет в ПФР (Пенсионный фонд России) необходимые данные.
- После подтверждения ПФР данные заносятся в ЭТК, и сотрудник получает уведомление о готовности.
Важно: при переходе на ЭТК работодатель обязан выдать сотруднику бумажную копию трудовой книжки, в которую вносится отметка о подаче заявления.
Как правильно заполнять электронную трудовую книжку
Заполнение ЭТК происходит в несколько этапов:
- Создание записи – в системе автоматически формируется запись о трудовом событии (приём на работу, перевод, увольнение и т.д.).
- Указание оснований – в соответствующей графе (четвёртый столбец) указываются основания для недействительности записи или для внесения исправлений.
- Проверка соответствия – сравниваются данные в бумажной и электронной версиях. При нестыковках работодатель обязан устранить расхождения.
Если в бумажной версии трудовой книжки имеются ошибки, их необходимо исправить до перехода на электронный формат. Это гарантирует корректность данных, которые будут храниться в ПФР.
Как получить выписку из электронной трудовой книжки
Для получения официальной выписки необходимо:
- Войти в личный кабинет на портале Госуслуг.
- Перейти в раздел Услуги → Справки → Выписка из электронной трудовой книжки;
- Сохранить или распечатать документ.
Выписка содержит сведения о:
- Общем стаже работы.
- Периодах работы у разных работодателей.
- Должностях и местах работы.
- Датах начала и окончания каждого трудового отношения.
Эти данные часто запрашивают при приёме на новую работу, оформлении кредитов или получении соцвыплат.
Что нужно сделать работодателю при увольнении сотрудника
При увольнении сотрудника работодатель обязан выполнить следующие действия:
- Сформировать окончательную запись в ЭТК, указав дату увольнения и основание (по статье ТК РФ).
- Убедиться, что все данные о трудовом стаже и предыдущих местах работы корректны.
- При необходимости выдать сотруднику выписку из ЭТК в бумажном виде (почтой) или в электронном виде через личный кабинет.
- Сохранить все документы и подтверждения отправки в ПФР не менее 5 лет.
Часто задаваемые вопросы
Вопрос: Можно ли полностью отказаться от бумажной трудовой книжки?
Ответ: Да, если сотрудник подал заявление о переходе на электронный формат. Однако в случае, когда у сотрудника уже есть бумажная книжка, она может сохраняться до выдачи новой электронной.
Вопрос: Что делать, если в ЭТК отображаются неверные данные?
Ответ: Сотрудник может запросить исправление через личный кабинет на Госуслугах, а работодатель обязан в течение 10 дней внести корректировки и уведомить ПФР.
Вопрос: Сколько времени хранится информация в ЭТК?
Ответ: Данные хранятся в ПФР до отзыва прав доступа, но минимум 5 лет с момента окончания трудовых отношений.
Переход на электронную трудовую книжку упрощает процесс ведения кадровой документации, снижает количество ошибок и ускоряет получение необходимой информации как для работодателя, так и для сотрудника. Главное требование – своевременное предоставление всех требуемых сведений, корректное заполнение форм СТДСФР/СТДР и соблюдение сроков отправки данных в ПФР.
Соблюдая перечисленные выше правила, работодатель гарантирует прозрачность кадровых процессов и соответствие требованиям законодательства РФ.