В России с 2021 года все новые сотрудники получают трудовую книжку в электронном виде. Это стало частью государственной реформы‚ направленной на упрощение учета трудовой деятельности и сокращение бумажной бюрократии. В статье мы разберём‚ как правильно оформить переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)‚ какие требования предъявляются работодателю и сотруднику‚ а также какие изменения произошли в системе пенсионного и социального страхования;
Правовые основы перехода на ЭТК
- С 1 января 2021 года сведения о трудовой деятельности новых сотрудников фиксируются только в электронном виде.
- С 1 января 2022 года все работники‚ которые трудоустраиваются в первый раз‚ обязаны получать ЭТК вместо бумажной;
- С 1 января 2023 года Пенсионный фонд объединяется с Фондом социального страхования‚ и его функции переходят к новой структуре «Фонд пенсионного и социального страхования РФ». Это не меняет принципов работы ЭТК‚ но уточняет порядок взаимодействия с пенсионными органами.
- Переход на ЭТК является добровольным‚ но в случае согласия сотруднику необходимо предоставить работодателю заявление о переходе в течение 2020 года.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – это цифровой документ‚ который хранится в базе данных Пенсионного фонда РФ. В ней фиксируются все сведения о трудовой деятельности работника: даты начала и окончания работы‚ должности‚ начисления и выплаты. Книга доступна как работодателю‚ так и сотруднику через личный кабинет на сайте Фонда;
Как оформить переход на ЭТК?
Для сотрудников
- Составить заявление о переходе на электронную трудовую книжку в произвольной форме. В заявлении указывается: ФИО‚ дата рождения‚ номер личного дела‚ дата начала работы‚ согласие на переход.
- Подписать заявление и передать его работодателю.
- Получить копию бумажной трудовой книжки (если она была ранее) с отметкой о переходе.
Для работодателя
- Внести запись о трудоустройстве сотрудника в бумажную трудовую книжку (если она есть).
- В течение 3 рабочих дней со дня получения заявления внести запись о переходе на ЭТК в бумажную книгу и выдать её работнику.
- Подготовить и подать форму ЕФС‑1 с подразделом 1.1 в Пенсионный фонд РФ. В форме указываются сведения о сотруднике и согласие на переход.
- После получения подтверждения от Фонда создать электронную трудовую книжку в системе.
Что происходит после подачи формы ЕФС‑1?
Пенсионный фонд создает электронную трудовую книжку и передаёт ссылку на неё работодателю. Сотрудник получает доступ к своей книге через личный кабинет на сайте Фонда. Все последующие изменения в трудовом стаже фиксируются автоматически в электронном виде.
Особенности для сотрудников‚ которые уже имели бумажную трудовую книжку
- Если сотрудник имел бумажную трудовую книжку до начала реформы‚ он может написать заявление о добровольном переходе и сохранить бумажный документ.
- В таком случае в бумажной книге сохраняется запись о переходе‚ а все дальнейшие сведения фиксируются в ЭТК.
- Сотрудник‚ который впервые устроился на работу после 2021 года‚ не имеет бумажной трудовой книжки – все сведения фиксируются только в электронном виде.
Как подготовиться к переходу?
- Собрать заявления о переходе от новых работников и хранить их в кадровом отделе.
- Обновить локальные акты (правила внутреннего трудового распорядка‚ инструкции по кадровому учёту) с учётом нового порядка.
- Провести инструктаж сотрудников о том‚ как получить доступ к ЭТК и какие права они имеют.
- Обеспечить наличие технической инфраструктуры для работы с электронными документами (доступ к интернету‚ безопасные каналы связи).
Плюсы и минусы перехода на ЭТК
Преимущества
- Сокращение бумажных документов и связанных с ними расходов.
- Ускорение процесса учёта трудового стажа.
- Удобный доступ к информации как для работодателя‚ так и для сотрудника.
- Повышение прозрачности и снижения риска ошибок.
Недостатки
- Необходимость обучения персонала работе с новой системой.
- Требуеться стабильный доступ к интернету.
- Возможные технические сбои в работе системы Фонда.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли отказаться от перехода на ЭТК? Нет‚ отказ невозможен. Однако сотрудник может сохранить бумажную трудовую книжку‚ если он уже имел её до начала реформы.
- Когда нужно подавать заявление о переходе? В течение 2020 года‚ но если вы уже начали работу после 2021 года‚ заявление подаётся при приёме на работу.
- Что делать‚ если я получил первую работу в 2021 году? Ваша трудовая книжка будет создана только в электронном виде. Вам не нужно подавать заявление о переходе.
- Как получить доступ к ЭТК? Через личный кабинет на сайте ПФР после регистрации.
- Что делать‚ если в бумажной книге нет записи о переходе? Работодатель обязан внести запись в течение 3 рабочих дней после получения заявления.
Переход на электронную трудовую книжку – это шаг к более прозрачному и эффективному управлению кадровыми данными. Он упрощает процесс учёта трудового стажа‚ снижает бумажную нагрузку и обеспечивает быстрый доступ к информации как для работодателя‚ так и для сотрудника. Соблюдение всех требований законодательства и правильное оформление документов гарантируют‚ что переход пройдет гладко и без лишних проблем.
Полезные ссылки
- Пенсионный фонд РФ – официальная информация о ЭТК
- Услуги специалиста по трудовым спорам
- Панель управления электронной трудовой книжкой