С переходом на цифровой документооборот в сфере кадрового учета понятие «трудовая книжка» существенно изменилось. Сегодня большинство сотрудников переходят на электронный формат ведения сведений о трудовой деятельности (ЭТК). В этой статье мы подробно разберем, что такое ЭТК, кому она полагается и как происходит процесс её оформления при приеме на работу.
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?
Электронная трудовая книжка — это цифровая версия традиционной бумажной книжки. Она представляет собой совокупность сведений о трудовой деятельности работника, которые хранятся в базе данных Социального фонда России (СФР). В ЭТК фиксируются:
- Приемы на работу;
- Переводы на другие должности или в другие подразделения;
- Увольнения;
- Другие значимые изменения в трудовом статусе.
Важно отметить, что некоторые данные (например, сведения о государственных наградах) в электронный формат не переносятся.
Кому заводится ЭТК при приеме на работу?
Порядок оформления зависит от того, работал ли человек ранее и когда он устраивается на работу:
Первое трудоустройство (после 31 декабря 2020 года)
Для тех, кто впервые выходит на работу с 1 января 2021 года, бумажная трудовая книжка больше не заводится. Сведения о трудовой деятельности ведутся исключительно в электронном виде с самого первого дня работы.
Сотрудники с уже имеющейся бумажной книжкой
Если у работника уже есть бумажная трудовая книжка, работодатель продолжает вести ее (если работник не подал заявление о переходе на ЭТК). Однако, согласно законодательству, сведения о приеме и увольнении все равно передаются в электронном виде в СФР. Таким образом, у такого сотрудника фактически существуют обе формы учета.
Пошаговая инструкция: как завести ЭТК при приеме на работу
Процесс оформления ЭТК ложится на плечи работодателя. Работнику не нужно самостоятельно «создавать» профиль в системе, достаточно предоставить необходимые документы.
- Предоставление документов: При приеме на работу сотрудник предоставляет паспорт и СНИЛС (индивидуальный номер страхового счета). Именно по СНИЛС привязываются все записи о стаже.
- Оформление трудового договора: Стороны подписывают трудовой договор, и издается приказ о приеме на работу.
- Подача отчетности (ЕФС-1): Работодатель подает в Социальный фонд России форму ЕФС-1 (подраздел 1.1). Именно эта форма является основанием для создания или обновления электронной трудовой книжки.
- Сроки подачи: Данные о приеме на работу должны быть внесены в систему на следующий рабочий день после издания приказа.
Как подтвердить стаж, если нет бумажной книжки?
Если работник перешел на ЭТК или завел ее при первом трудоустройстве, при поиске новой работы он может предъявить сведения о своем стаже следующими способами:
- Форма СТД-СФР: Выписка из сведений о трудовой деятельности, которую можно заказать через портал «Госуслуги» или в МФЦ.
- Форма СТД-Р: Справка, которую выдает текущий работодатель по запросу сотрудника.
Сводная таблица: Бумажная vs Электронная трудовая
| Характеристика | Бумажная книжка | Электронная книжка (ЭТК) |
|---|---|---|
| Хранение у работодателя или работника | В отделе кадров или на руках у сотрудника | В базе данных СФР |
| Первое трудоустройство с 2021 г. | Не оформляется | Оформляется обязательно |
| Способ получения данных | Просмотр физического документа | Выписка через Госуслуги/СФР/Работодателя |
| Риск утери | Высокий (потеря документа) | Отсутствует (цифровой архив) |
Переход на электронные трудовые книжки упрощает взаимодействие между работодателем, работником и государством. Главное для работника при приеме на работу, убедиться, что его СНИЛС указан верно, так как именно этот номер является ключом к его цифровому стажу. Для работодателя же критически важно соблюдать сроки подачи формы ЕФС-1, чтобы избежать штрафных санкций и обеспечить корректное ведение учета сотрудников.