С 1 января 2026 года в России действует новая система ведения трудовой книжки – электронная трудовая книжка (ЭТК)․
Ниже приведена подробная пошаговая инструкция, как работодателю оформить приём сотрудника, который уже выбрал ЭТК, а также какие документы и формы необходимо подготовить․

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, доступный через Единый портал госуслуг и портал ПФР (es․pfrf․ru)․
Сотрудник, согласившись на ведение ЭТК, может в любой момент получить сведения о трудовых событиях (приём, перевод, увольнение) в электронном виде․

Ключевые документы и формы

• Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности (формы СТД‑Р и СТД‑СФР)
• Форма сведений о трудовой деятельности (СЗВ‑ТД)
• Справка о трудовой деятельности (выписка) – доступна в личном кабинете ПФР
• Паспорт, СНИЛС (необходимы для идентификации сотрудника)
• Бумажная трудовая книжка (если работодатель обязателен к её выдаче)

Как убедиться, что у кандидата есть ЭТК?

1. Попросите сотрудника показать заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности (СТД‑Р/СТД‑СФР)․
2. Проверьте, что в заявлении указан согласие на ведение трудовой книжки в электронном виде․
3. Если сотрудник ранее не подавал заявление, он может сделать это в любое время, подав работодателю по основному месту работы․

Шаги приёмки сотрудника с ЭТК

Подготовка документов работодателя

• Паспорт и СНИЛС сотрудника․
• Бумажная трудовая книжка (если работодатель обязан выдавать)․
• Форма СЗВ‑ТД – сведения о трудовой деятельности, которые будут переданы в ПФР;
• Заявление о приёме на работу (если требуется)․

Оформление согласия и заявления сотрудника

1. Сотрудник подписывает заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности (СТД‑Р/СТД‑СФР)․
2. В заявлении указывается согласие на ведение трудовой книжки в электронном виде․
3. Работодатель сохраняет копию заявления․

Передача сведений в ПФР

1. Кадровый специалист заполняет форму СЗВ‑ТД с данными о трудовой деятельности сотрудника․
2. Форма передаётся в ПФР в установленном порядке (через портал ПФР, электронную систему или в бумажном виде)․
3. После обработки ПФР публикует сведения в ЭТК сотрудника․

Выдача бумажной трудовой книжки (если требуется)

Согласно нормативам, если сотрудник выбрал ЭТК, работодатель всё равно обязан выдать бумажную трудовую книжку с записью о подаче заявления․
Запись выглядит так:

Получение справки о трудовой деятельности

Для проверки данных сотрудника можно запросить справку (выписку) о трудовой деятельности через личный кабинет ПФР:

• Перейдите в раздел «Электронная трудовая книжка»․
• Выберите услугу «Заказать справку (выписку) о трудовой деятельности»․
• Получите PDF‑документ, который можно распечатать и хранить в кадровом учёте․

Особенности работы с ЭТК в 2025‑2026 г․ годах

• С 1 января 2026 года для новых сотрудников, которые не имели трудового стажа до этой даты, бумажную трудовую книжку не требуется․
• При приёме сотрудника, который ранее работал в другой организации, необходимо получить справку о трудовой деятельности из предыдущего места работы․
• Если сотрудник отказался от ЭТК, работодатель обязан вести бумажную трудовую книжку и хранить её в соответствии с законодательством․
• Для внешних совместителей запись в трудовой книжке не ведётся․

Как избежать ошибок при работе с ЭТК

1. Проверяйте наличие и актуальность заявления о согласии на ЭТК․
2. Не забывайте передавать форму СЗВ‑ТД в ПФР в срок․
3. Сохраняйте копии всех документов (заявления, справки, выписки) в электронном и бумажном виде․
4. При необходимости аннулирования записи в бумажной трудовой книжке оформляйте акт аннулирования․
5. Используйте сервисы Контур․Экстерн для автоматизации передачи данных в ПФР․

Пример оформления заявления о приёме с ЭТК

Ниже приведён образец заявления, который можно использовать в качестве шаблона․

Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности (СТД‑Р)

ФИО сотрудника: _______________________________
Дата рождения: _______________________________
Паспортные данные: _______________________________
СНИЛС: _______________________________
Согласие на ведение трудовой книжки в электронном виде: Да
Подпись сотрудника: ______________________

Приём сотрудника с электронной трудовой книжкой требует соблюдения нескольких ключевых шагов: проверка согласия, подача заявления, передача сведений в ПФР, выдача бумажной трудовой книжки (если требуется) и хранение справок․
Следуя приведённой инструкции, вы сможете избежать ошибок и обеспечить корректное ведение кадровой документации в соответствии с законодательством РФ․

Если у вас возникли вопросы по конкретным формам или процедурам, обратитесь к КонсультантПлюс, Гарант․РУ или к специалистам ПФР․