В 2026 году бумажная трудовая книжка полностью заменена электронным вариантом, который храниться в Единой системе Федерального реестра (СФР). Это упрощает процедуру увольнения, позволяет быстро получить справки и гарантирует прозрачность данных о трудовой деятельности. В этой статье мы разберём, как оформляется электронная трудовая книжка, какие формы используются при увольнении, что делать, если запись не внесена, и какие права имеет работник.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это цифровой документ, содержащий всю информацию о трудовой деятельности сотрудника: место работы, должность, квалификация, даты приёма и увольнения, основания и причины увольнения. Все данные хранятся в СФР и доступны работодателю и работнику через личный кабинет на сайте «Госуслуги».
Для работодателя ЭТК – это отчёт, который он передаёт в СФР посредством формы ЕФС‑1 (Единый федеральный сервис). Для сотрудника – это выписка из ЭТК, которую он получает по форме СТД‑Р (если её выдаёт компания) или СТД‑СФР (если работник получает её самостоятельно в Социальном фонде или через «Госуслуги»).
Ключевые сведения, отражаемые в ЭТК
- Должность, специальность, квалификация
- Дата трудоустройства и расторжения договора
- Основания и причины приёма, переводов, увольнений
- Периоды работы у разных работодателей
- Сведения о заработке за последние два года (формы 182н)
Как оформить электронную трудовую книжку?
- Регистрация в СФР – работодатель регистрирует компанию в системе и получает доступ к форме ЕФС‑1.
- Заполнение ЕФС‑1 – в форме указываются все сведения о сотруднике, включая дату приёма, должность, квалификацию и основания увольнения.
- Передача данных в СФР – после заполнения форма отправляется в СФР, где данные сохраняются в едином реестре.
- Получение выписки – работник может запросить выписку из ЭТК через личный кабинет «Госуслуги» (форма СТД‑СФР) или получить её от работодателя (форма СТД‑Р).
Процедура увольнения с учётом ЭТК
При увольнении работника необходимо выполнить несколько шагов, чтобы запись появилась в ЭТК и работник получил все необходимые справки.
Запись об увольнении в ЭТК
- Работодатель заполняет форму ЕФС‑1, указывая дату расторжения и основания (по собственному желанию, по инициативе работодателя, по соглашению сторон и т.д.).
- Если работник увольняется по собственному желанию и указал причину, которая предоставляет ему льготы (например, переезд, обучение), то в записи о расторжении обязательно должна быть отражена данная причина.
Выписка из ЭТК
- После внесения записи работник может запросить выписку в течение 5 дней с момента увольнения.
- Выписка оформляется по форме СТД‑Р (если её выдаёт компания) или по форме СТД‑СФР (если работник получает её самостоятельно).
- В выписке отражаются все периоды работы, должности, основания увольнения и квалификация.
Справка о заработке
- При увольнении работнику обязаны выдать справку о заработке за последние два года (форма 182н), необходимую для расчёта больничного и других выплат.
- Справка может быть получена через МФЦ, ПФР или в личном кабинете «Госуслуги».
Что делать, если работодатель не внес запись об увольнении?
Ситуации, когда запись об увольнении не внесена в ЭТК, встречаются не редко. Вот как действовать:
- Обратиться к работодателю – потребовать внесения записи в течение 10 дней с момента увольнения.
- Подача жалобы в Роструд – если работодатель не реагирует, можно обратиться в региональный отдел Роструда с заявлением о нарушении.
- Внесение записи в СФР вручную – если работодатель ликвидирован или отказался от обязанностей, можно подать заявление в СФР с просьбой о внесении записи вручную. Для этого понадобится копия договора, справка о заработке и подтверждение даты увольнения.
- Использование 1С-Управления бухгалтерией – если компания использует 1С, бухгалтер может внести запись в систему, которая автоматически обновит данные в СФР.
Права работника при увольнении с ЭТК
- Право на получение справки о трудовой деятельности – работник имеет право получить выписку из ЭТК в течение 5 дней после увольнения.
- Право на проверку данных – работник может проверить корректность записей в личном кабинете «Госуслуги» и запросить исправление ошибок.
- Право на компенсацию – если запись об увольнении отсутствует, работник имеет право на компенсацию в соответствии с Трудовым кодексом.
- Право на защиту от дискриминации – основания увольнения по собственному желанию, при наличии льготы, должны быть отражены в записи, иначе работник может потребовать их включения.
Как быстро получить выписку из ЭТК?
Самый удобный способ – через портал «Госуслуги»:
- Войдите в личный кабинет.
- Выберите раздел «Трудовые документы».
- Запросите выписку по форме СТД‑СФР.
- Получите электронный документ в течение 1–2 рабочих дней.
Если работодатель предоставляет выписку, она может быть выдана в бумажном виде и подписана электронной подписью.
Электронная трудовая книжка в 2026 году значительно упрощает процедуру увольнения: данные фиксируются в едином реестре, работник получает выписку и справку о заработке в электронном виде, а работодатели обязаны своевременно передавать сведения в СФР. При возникновении проблем с записью об увольнении работник имеет ряд правовых инструментов для защиты своих интересов. Следуя приведённым рекомендациям, вы сможете быстро и без лишних хлопот завершить трудовые отношения и получить все необходимые документы.
Если у вас возникли вопросы по работе с электронными трудовыми книжками, обратитесь к специалисту по трудовому праву или в региональный отдел Роструда.