Электронные трудовые книжки (ЭТК) – это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки, который ведётся в рамках государственной информационной системы. С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по их внедрению, после чего все работодатели обязаны использовать ЭТК для оформления трудовых отношений. В этой статье подробно рассмотрим, в какой программе ведутся электронные трудовые книжки и как это работает.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это защищённый цифровой документ, содержащий всю информацию о трудовой деятельности работника: приказы о приёме, увольнении, изменениях в трудовом договоре, данные о стаже и трудовых достижениях. Она хранится в единой государственной системе и доступна работнику через портал Госуслуг или другие уполномоченные каналы. Это повышает прозрачность, надёжность и удобство для всех сторон.

Государственная система ведения ЭТК

В России электронные трудовые книжки ведутся в рамках единой государственной информационной системы, которая курируется Министерством труда и социальной защиты (Минтруд) и интегрирована с Пенсионным фондом России (ПФР). Работодатели обязаны передавать кадровые данные в эту систему через специальные программные интерфейсы (API) в установленные законом сроки.

Как указано в официальных источниках, с 1 января 2026 года завершается переходный период по внедрению ЭТК. Это означает, что после этой даты все новые трудовые книжки должны быть электронными, а сведения о трудовой деятельности передаваться исключительно в электронном виде. При этом, согласно письму Минтруда, некоторые учётные документы, такие как книга учета движения трудовых книжек и книга по учёту бланков трудовой книжки, могут вестись на бумажном носителе, но это не относится к основным данным ЭТК, которые хранятся цифровым способом.

Какие программы использовать для ведения ЭТК?

Работодатели могут выбирать различные программные решения для ведения электронных трудовых книжек, главное условие – их соответствие требованиям Минтруда и возможность безопасной передачи данных в государственную систему. Основные категории программ:

• Специализированные HR-платформы: системы управления персоналом (например, HR-менеджеры), которые включают модули для автоматического формирования и отправки данных по ЭТК.
• Бухгалтерские и платёжные программы: такие как «1С:Зарплата и управление персоналом», которые поддерживают интеграцию с государственными сервисами и позволяют вести кадровый учёт в соответствии с законодательством;
• Государственные сервисы и веб-интерфейсы: работодатели могут напрямую взаимодействовать с системой ЭТК через портал Госуслуг для бизнеса или специальные онлайн-платформы, предоставляемые Минтрудом, без установки дополнительного ПО.
• Корпоративные информационные системы: крупные компании часто используют собственные или доработанные ERP-системы (например, SAP, Oracle), которые настроены на обмен данными с ПФР и Минтрудом.

Важно: независимо от выбранной программы, работодатель должен гарантировать защиту персональных данных работников и соблюдение сроков передачи информации. Перед использованием любой системы рекомендуется уточнять её аккредитацию и соответствие приказам Минтруда.

Требования к программному обеспечению

Для того чтобы программа подходила для ведения ЭТК, она должна:

1. Поддерживать форматирование данных в соответствии с федеральными стандартами (например, в форматах XML или JSON, утверждённых Минтрудом).
2. Обеспечивать электронную подпись для подписания кадровых документов.
3. Иметь функцию автоматической отправки сведений в ПФР и другие государственные органы.
4. Предусматривать резервное копирование и восстановление данных на случай сбоев.
5. Давать работникам доступ к их электронным трудовым книжкам через личный кабинет на Госуслугах или внутреннем портале.

Преимущества использования электронных трудовых книжек

Переход на ЭТК через специализированные программы даёт ряд преимуществ:

• Надёжность и безопасность: данные защищены от потери, подделки и несанкционированного доступа.
• Удобство для работников: возможность в любой момент получить выписку или проверить стаж онлайн.
• Сокращение бюрократии: автоматизация снижает административную нагрузку на бухгалтерию и кадровые службы.
• Прозрачность для государства: упрощает расчёт пенсий, пособий и контроль за трудовыми отношениями.
• Экологичность: сокращение использования бумаги и хранения физических документов.

Как начать вести ЭТК: пошаговая инструкция

Для внедрения электронных трудовых книжек работодателю рекомендуется:

1. Оценить текущее ПО: проверить, поддерживает ли используемая бухгалтерская или HR-система интеграцию с государственной системой ЭТК.
2. Выбрать или настроить программу: при необходимости приобрести лицензию на специализированное ПО или доработать существующее.
3. Получить электронную подпись: для подписания и передачи данных.
4. Пройти обучение: ознакомить сотрудников с процессом ведения ЭТК.
5. Начать передачу данных: с 2026 года все кадровые события (приём, увольнение и т.д.) должны отражаться в ЭТК без задержек.

Электронные трудовые книжки в России ведутся через государственную информационную систему, с которой интегрируются различные программные решения – от специализированных HR-платформ до бухгалтерских пакетов вроде «1С». Ключевое требование – соответствие стандартам Минтруда и ПФР. С 1 января 2026 года переходный период завершится, и использование ЭТК станет обязательным для всех работодателей. Это не только упрощает учёт, но и повышает защиту прав работников в цифровую эпоху.

Примечание: информация основана на официальных данных о переходе на электронные трудовые книжки в России. Для конкретных рекомендаций по выбору программного обеспечения следует обращаться к актуальным приказам Минтруда или консультациям с юристами в области трудового права.